Como utilizar checklists para organizar a logística da sua rede

Existem métodos simples a serem adotados para que gerir uma franquia seja algo fácil e organizado. O uso de checklists, por exemplo, é um clássico da logística no franchising justamente por causa de sua praticidade. Com a sua utilização fica muito mais simples controlar a qualidade de todos os processos da rede.

Para te auxiliar na aplicação e utilização contínua deste método, a Central do Franqueado preparou este artigo completo sobre o assunto. Não perca!

Neste artigo você lerá sobre:

• O que são checklists?
• Como checklists auxiliam em uma rede de franquias
• Onde utilizar checklists?
• Considerações finais

O que são checklists?

Tida por muitos como a ferramenta de gestão da qualidade mais difundida no mundo corporativo, o checklist (ou “lista de verificação”, em tradução livre) é uma técnica desenvolvida para possibilitar a observação de parâmetros mínimos de qualidade durante a realização dos mais variados tipos de procedimentos.

Dessa forma, você terá em mãos uma lista de itens previamente estabelecidos que, ao serem verificados durante a execução do processo, atuam contra potenciais falhas de natureza humana, como a falta de memória ou o déficit de atenção. Seu objetivo é assegurar que todas as etapas da operação sejam cumpridas de acordo com as metas e os objetivos estabelecidos.

A técnica é tão difundida que, devido a sua simplicidade e eficácia, já extrapolou o âmbito dos negócios, sendo utilizada até mesmo para a conferência de tarefas do dia a dia — a lista de supermercado, por exemplo, é um checklist. E o melhor: ele pode ser elaborado por qualquer pessoa e seu custo é praticamente zero.

Entre os principais usos do checklist, o destaque obviamente fica com a otimização de processos, essencial para o bom andamento e manutenção da estrutura organizacional. Assim, utilizando uma folha de verificação, você estará prezando pelo padrão de qualidade e pela padronização de processos em sua rede.

A importância? Saiba que no franchising a padronização é um pilar essencial para o triunfo e expansão da rede. Afinal, o conceito de franquia nada mais é do que replicar metodologias e processos de sucesso comprovados. Dessa forma, o checklist pode ser a ferramenta perfeita para garantir o padrão de qualidade no controle interno da rede.

Como checklists auxiliam a logística de uma rede de franquias

Uma das principais tarefas dos gestores de redes de franquias é encontrar formas para manter a padronização da marca em todas as suas unidades. O controle de qualidade das lojas é o que permite que o franchising seja feito com sucesso. Sem esse cuidado, seria impossível replicar produtos e serviços aos consumidores.

A franquia deve oferecer os mesmos produtos e serviços em todas as suas unidades. Caso contrário, terá problemas para lidar com a insatisfação de seus consumidores. Caso não tome providências, estará inevitavelmente condicionada ao fracasso.

Mas afinal de contas, o que fazer para manter a qualidade nas unidades de uma rede de franquias? O x da questão está no início da formatação da rede. Para começar, é fundamental que, desde o início, a empresa defina meios para padronizar as suas unidades.

Ter uma logística bem estruturada para ser utilizada na gestão das lojas é importante. Isso permite que cada franqueado segure as pontas da sua unidade, representando a marca com a melhor qualidade possível.

Pode parecer assustador pensar na logística de toda uma rede de franquias. Porém, o uso de checklists é uma forma fácil e simples de realizar a padronização de processos no franchising.

Ao criar e disponibilizar checklists, a equipe da franqueadora não apenas prioriza o controle de qualidade. Ela também auxilia os gestores da rede a exercerem seu trabalho.

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Onde utilizar checklists?

Como mencionamos anteriormente, se você é um empreendedor do setor de franchising ou pretende transformar sua empresa em uma rede, já deve ter ouvido falar que franquia é sinônimo de padronização.

Isso significa que, para sua marca obter sucesso, você terá que assegurar que todas as unidades irão obedecer aos mesmos parâmetros de qualidade.

Inevitavelmente, você terá que criar mecanismos de controle e estabelecer auditorias. Desta forma, o checklist para franquias pode se tornar uma ótima ferramenta para a padronização na qualidade do serviço prestado pelos seus franqueados.

Com a conferência, você consegue saber se os funcionários estão seguindo os protocolos de atendimento, se os produtos estão adequados, se o espaço físico da loja — como sua fachada, por exemplo — está de acordo com o know-how etc.

Para Atul Gawande, autor do livro The Checklist Manifesto: How to get things right (“O manifesto do checklist: Como fazer a coisa certa”, em tradução livre), o uso de checagens simples é o segredo para evitar que um engano acabe se tornando um desastre, algo que pode colocar em jogo a reputação da sua rede de franquias.

O uso do checklist para franquias pode trazer muitas vantagens, tais como:

• Eficiência: os funcionários e as equipes se tornam mais rápidos e certeiros nas tarefas depois que se acostumam com o checklist;
• Exatidão: o checklist torna os processos mais exatos, evitando desperdício de tempo e investimentos em tarefas não essenciais;
• Foco: quando um checklist é adotado, o profissional tira preocupações da sua cabeça e consegue se concentrar mais no que é estritamente necessário.

Separamos, resumidamente, os três principais momentos nos quais o uso de checklists pode fazer a diferença no trabalho do franqueado como gestor da loja.

1. Logística: conferir estoque e checar atividade dos fornecedores

Talvez essa seja a utilidade mais concreta das checklists: verificar a disponibilidade ou falta de matéria-prima no estoque das unidades. A partir dessas informações é possível contatar os fornecedores homologados da rede. Esse cuidado deve ser feito repetidas vezes pelo franqueado.

Além do contato com os fornecedores, ele também pode utilizar os checklists para avaliar a entrega dos produtos. Eles vieram no tempo prometido, na quantidade certa e dentro das especificações definidas?

A coleta desses dados é extremamente útil para o franqueador. A partir deles, o gestor pode conferir se os fornecedores contratados estão cobrindo as demandas da empresa.

2. Auxiliar e avaliar o desempenho dos funcionários

Além da logística, os checklists também podem auxiliar na otimização do rendimento dos funcionários. Ele pode ser usado para conferir a praticidade e a segurança das máquinas, a eficiência de quem está produzindo ou atendendo os clientes, a gestão de tempo dos setores etc.

Vale lembrar que essa análise não é feita apenas pelo franqueado. Os consultores de campo, em auditorias realizadas periodicamente, visitam as unidades de franquia para passar a análise das lojas diretamente ao franqueador.

3. Organizar aspectos administrativos — custos de funcionamento e manutenção

O trabalho administrativo do franqueado também pode ser beneficiado pelas checklists, uma vez que pode facilitar — e muito — a gestão de custos de uma rede. Elas podem servir para que o próprio operador tenha noção a respeito do lucro de sua loja e do retorno que está recebendo.

Além disso, checklists de documentos obrigatórios a respeito da instalação e funcionamento da loja também são úteis. Eles servem para que o franqueado tenha certeza de que está legalmente em vigor com sua unidade.

Seguindo essa lógica, franqueadores de quaisquer redes de franquias podem fazer uso da ferramenta. Elas contribuem com o aprimoramento da logística da rede em todos os âmbitos. Se necessário, podem contar com a ajuda de consultorias em formatação de franquias, especializadas na estruturação em franchising.

Considerações finais

Como gestor, é fundamental que você organize ao máximo a administração da sua rede e a Central do Franqueado sabe muito bem que essa não é uma tarefa fácil. Por isso, em nosso sistema para franquias, mais especificamente dentro da solução de padronização, desenvolvemos um módulo voltado especialmente para o controle de qualidade das unidades.

Nele, é possível realizar checklists online e analisá-los de forma fácil e prática. Também oferecemos a possibilidade de criação de formulários personalizados, os quais podem abranger as questões mais específicas da sua empresa.

O módulo Checklist auxilia você a manter o padrão de qualidade de sua rede de franquias em todo lugar. Desta forma, você poderá oferecer o melhor do seu produto ou serviço em todas as unidades de atuação.

Afinal, a ferramenta pode ser acessada a qualquer hora e de qualquer lugar. Caso você ainda não tenha adotado a prática dos checklists, não perca mais tempo!

Ficou interessado? Bata um papo conosco e teremos o prazer de apresentar nossa plataforma intuitiva e inovadora, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias.

Gostou do conteúdo? Então continue explorando nosso blog e descubra tudo sobre vantagem competitiva no franchising! Boa leitura!