Matriz de Eisenhower: saiba o que é e como utilizar em sua franquia

Você já ouviu falar na Matriz de Eisenhower? Surgida a partir de uma citação do 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, a metodologia busca auxiliar na priorizarização de tarefas e orientar os processos de tomada de decisão nas organizações. Isto é, uma forma de categorizar as atividades que precisam ser feitas de acordo com dois critérios básicos: urgência e importância.

No franchising, o cotidiano da operação de unidades de franquias é um trabalho repleto de tarefas. Por isso, uma forma de evitar a exaustão e a sensação de que a pilha de responsabilidades só cresceu ao longo do dia, organização é essencial. É aí que entra a Matriz de Eisenhower que, com o auxílio de um gráfico, o ajuda a classificar e definir a prioridade de determinados processos em sua rede de franquias. 

Visando te ensinar tudo sobre a metodologia e, mais importante, sua aplicação no ramo das franquias, a Central do Franqueado preparou este artigo completo sobre o tema. Não perca! 

Confira neste texto:

• O que é Matriz de Eisenhower?
• Por que a Matriz de Eisenhower pode ser importante no franchising?
• Como utilizar a Matriz de Eisenhower em sua franquia?

O que é Matriz de Eisenhower?

Como vimos, a Matriz de Eisenhower (também chamada de Princípio da Decisão de Eisenhower) é uma ferramenta de gerenciamento de tempo. Ela recebe esse nome em homenagem a Dwight D. Eisenhower, pois é uma citação do ex-presidente americano que dá origem a metodologia. 

A frase, muito popular, indica o que esperar da Matriz de Eisenhower: “Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.” Quem de fato a criou, no entanto, foi Stephen Covey, em seu livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”. 

Utilizando o Princípio da Decisão de Eisenhower, as tarefas são divididas em quatro quadrantes, utilizando-se os critérios importantes/sem importância e urgentes/não urgentes. O primeiro quadrante é para tarefas urgentes e importantes, o segundo quadrante é para tarefas não urgentes mas importantes, o terceiro quadrante é para tarefas urgentes mas não importantes e o quarto quadrante é para tarefas não urgentes e não importantes.

No gráfico abaixo, você pode entender melhor — e de forma visual — como a matriz funciona:

Por que a Matriz de Eisenhower pode ser importante no franchising?

Em seu próprio conceito, podemos começar a entender a importância que a matriz pode ter numa rede de franquias. Afinal, a matriz de Eisenhower é uma ferramenta útil para ajudar as pessoas a se concentrarem nas tarefas mais importantes e evitar distrações inúteis. Ou seja, em uma rotina conturbada como a de um franqueador, quaisquer formas de otimizar as tarefas do dia a dia são muito bem-vindas.

Em um cenário onde as atividades da rotina de trabalho de um franqueador podem ser muitas vezes repetitivas e tomar um tempo que muitos não têm, cabe ao franqueador a possibilidade de terceirizar algumas dessas atividades com profissionais específicos, como o gerente de expansão ou uma equipe própria para o marketing e consultorias de campo. Assim, o franqueador pode se envolver a fundo em atividades que realmente exigem dele, como a própria gestão da rede. 

Para entender quais atividades são possíveis de serem delegadas e quais precisam de atenção direta do responsável pela rede de franquias, conhecer essa matriz é a melhor forma para começar a organizar suas rotinas diárias e melhorar sua produtividade.

Com isso, a Matriz de Eisenhower se solidifica como uma ferramenta para priorizar as tarefas que são urgentes e importantes. A partir dessa “triagem” das suas responsabilidades, você evitar perder tempo com as tarefas que possuem menos importância ou são menos urgentes do que outras de alta relevância para sua franquia.

Ainda, outros benefícios de utilizar a Matriz de Eisenhower incluem:

• Melhoria nos índices de produtividade;
• Maior organização e clareza das atividades;
• Resolução de eventuais problemas;
• Maior agilidade na execução de tarefas;
• Favorecimento da razão em detrimento da emoção;
• Tomadas de decisão mais assertivas.

Como utilizar a Matriz de Eisenhower em sua franquia?

O primeiro passo para começar a utilizar a Matriz de Eisenhower em sua franquia é entender a diferença entre as tarefas importantes e as urgentes. 

De forma simples, tarefas importantes são aquelas tarefas relacionadas aos objetivos e metas da sua franquia, como relatórios mensais ou uma melhoria a ser desenvolvida. Enquanto isso, as urgentes são aquelas que possuem prazo. Isto é, uma data marcada onde a tarefa deve aconteceraté uma certa data ou não acontece mais (ou, pelo menos, em sua forma ideal), como o pagamento de uma conta ou inscrição para um evento.

Depois disso, basta lembrar dos quadrantes que trouxemos logo acima. Ou seja, Para utilizá-la, basta dividir suas tarefas nas quatro categorias indicadas pelo gráfico da matriz:

• Tarefas importantes e urgentes: estas são tarefas que precisam ser feitas imediatamente e têm um impacto significativo em suas metas e objetivos. Faça agora!
• Tarefas importantes, mas não urgentes: estas são tarefas que ajudam a alcançar seus objetivos a longo prazo, mas que podem esperar um pouco antes de serem realizadas. Agende.
• Tarefas urgentes, mas não importantes: estas são tarefas que precisam ser feitas imediatamente, mas que não têm um impacto significativo em suas metas e objetivos. Delegue.
• Tarefas não importantes e não urgentes: Elimine!

Depois de classificar suas tarefas em uma dessas categorias, você pode começar a trabalhar nas tarefas mais importantes e urgentes primeiro, e depois passar para as outras categorias. Isso ajuda a garantir que você esteja sempre trabalhando nas tarefas mais importantes e que não deixe nada importante passar despercebido.

Use a tecnologia

Outro conselho para as redes que gostariam de automatizar essa rotina de trabalho é a utilização de um sistema para franquias. Por exemplo, o treinamento é um trabalho custoso e, principalmente, demorado se feito manualmente. Porém, a disponibilização de manuais e documentos para toda a rede de franqueados pode ser feita por meio da plataforma da Central do Franqueado, onde os franqueados acessam todos os arquivos e treinamentos de forma digital. 

A prestação de suporte também pode ser executada de forma remota, com uma Central de Atendimento ao Franqueado especializada em suporte ao franqueado. Ou realizar pedidos aos fornecedores homologados e o franqueador gerencia todo o processo. Assim, evita-se que haja atraso nos pagamentos ou erro nos pedidos. São muitas as possibilidades encontradas na tecnologia e um franqueador que valoriza sua rotina de trabalho não vai querer ficar de fora dessa!

Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. Esperamos você! 

Leia nosso artigo sobre o Franchisee Success e conheça uma metodologia que vai influenciar diretamente no sucesso da sua rede.