Você sabe que é Kanban? O método apresenta um sistema de controle e gestão do fluxo de produção para projetos baseado em cartões coloridos, os chamados post-its. Assim, sua utilização também recebe o nome de gestão visual, em razão do uso de cores e outros recursos do tipo.

Claro que, atualmente, o modelo não está preso ao uso de post-its reais e conta com ferramentas digitais para a sua aplicação. Assim, visando te ensinar tudo sobre o conceito, sua utilização no franchising e mais, a Central do Franqueado preparou este conteúdo completo sobre o tema para você. Não perca!  

Neste conteúdo você lerá sobre:

• O que é Kanban?
• Como utilizar o Kanban?
• As vantagens do Kanban no franchising
• Conclusão

O que é Kanban?

Como adiantamos, o Kanban é uma metodologia de gestão visual baseada em “cards”, mas como chegamos até aqui? A palavra de origem japonesa pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”, e assim representa um sistema que tem como objetivo o aumento da eficiência de produção em uma empresa — mostrando-se quase indispensável nos dias de hoje, independente do plano de negócio.

Desenvolvido pela Toyota na década de 40, a metodologia só foi colocada em prática em 1953, tendo a simplicidade como um dos benefícios que definem o método. Essa qualidade fez do Kanban uma das soluções mais utilizadas em empresas de todos os segmentos.

O método se fundamenta no conceito toyotista de “produção puxada”, em que a produção de um novo produto só é iniciada quando um item no estoque é vendido, muito diferente do modelo fordista (em que a base é a chamada produção continuada). Assim, eram instalados murais na linha de produção das fábricas e utilizados cartões de várias cores e tamanhos que definiam as ações a serem iniciadas, as que estavam em processo e as já concluídas.

No Brasil, por sua vez, o Kanban é utilizado há várias décadas, não apenas na indústria, mas em qualquer empreendimento que visa alcançar a excelência na organização de suas atividades e na consequente busca de suas metas e objetivos. Mas as coisas não param por aqui, não é mesmo? Se você ainda não sabe como utilizar essa técnica e deseja aprender um pouco mais sobre ela, prossiga com a leitura!

Como utilizar o Kanban?

Agora que você já conhece o conceito e sua história, vamos analisar sua aplicação prática. Como, afinal, utilizar o Kanban no seu negócio? Primeiro, precisamos segmentar o processo. Geralmente, definimos as fases como to do, doing e done — ou, em português, para fazer, fazendo e feito. 

Assim, com um quadro segmentado dessa forma, usamos os post-its ou cartões para organizar onde cada atividade está localizada no fluxo de trabalho. Isto é, todas as atividades em desenvolvimento devem ser anexadas em suas respectivas seções. Além disso, é fundamental que cada card conte com uma descrição resumida da tarefa a ser executada, o horário de início, o prazo final e o colaborador responsável.

Desse modo, baseando-se principalmente em referências visuais, os cartões coloridos são fixados em lugares comuns das empresas que adotam a metodologia, como murais. Contudo, como já adiantamos, existem plataformas online exclusivas para a aplicação do Kanban.

Com facilidade de visualização e interpretação, o Kanban faz com que a comunicação entre colaboradores seja muito mais assertiva, possibilitando que todos saibam exatamente as tarefas que precisam ser feitas e as que já foram realizadas.

As vantagens do Kanban no franchising

Ainda não está satisfeito com as possibilidades da metodologia e como ela pode contribuir com o aumento da eficiência em uma rede de franquias? Então continue lendo e confira as principais vantagens do Kanban no franchising. 

Aumento da produtividade

O sistema implica na produção contínua — passar os cartões do início ao fim do quadro, voltar ao início e recomeçar o processo. Assim, ele impede a existência de uma equipe de trabalho ociosa, que é um problema comum a ser enfrentado por gestores e empreendedores. Além de representar prejuízos financeiros, a improdutividade acaba afetando a motivação e o engajamento dos colaboradores.

A partir da utilização do método, desenvolve-se uma cultura de produtividade. Como os integrantes estão sempre de olho no quadro de tarefas e nas ações a serem desenvolvidas, acabam trabalhando para que no fim da semana, do mês ou qualquer que seja a janela temporal utilizada em seu setor, suas demandas tenham sido devidamente cumpridas e registradas no mural.

Maior velocidade no processo produtivo

Quase que como uma consequência do ponto anterior, temos redução do tempo necessário para finalizar uma tarefa. Deixando disponível para todos os colaboradores suas responsabilidades e os prazos, eles produzem de forma mais inteligente e ágil, o que se converte em velocidade.

Geralmente, mantendo olhos no quadro conseguimos perceber quais tarefas são concluídas dentro de um tempo razoável — sendo que boa parte delas é finalizada antes mesmo do prazo final. Com isso, a divisão em três fases de produção evita que a sequência das ações seja alterada e, consequentemente, diminui falhas na produção e queda na qualidade do produto final.

Simplicidade na aplicação  

Dentre todas as possibilidades, o Kanban é a metodologia de gestão visual de mais fácil aplicação — sem perder qualidade, evidentemente. Como foi visto, o material e a metodologia aplicada nessa técnica não representam obstáculos para empresa nenhuma. Com um baixo investimento, é possível implementá-la sem dificuldades e, assim, fazer um bom uso de todos os recursos apresentados.

Utilizando referências visuais claras, a burocracia do processo produtivo é diminuída e, nos melhores casos, eliminada. Em suma, uma vez que as demandas são identificadas, sem a necessidade de analisar relatórios, ofícios e memorandos, tudo funciona no limite de suas potencialidades. 

Conclusão

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• Controlar e mapear seus processos;
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