Checklist Online: como usar a ferramenta para garantir a padronização de sua rede de franquias

Checklists online têm se firmado como uma das ferramentas mais essenciais para a organização e gestão eficiente de atividades em uma variedade de contextos. Seja na esfera pessoal, profissional ou empresarial, sua utilidade transcende os limites das áreas de atuação, proporcionando uma estrutura sistemática para elencar e priorizar tarefas e itens a serem cumpridos em qualquer processo.

No mundo do franchising, onde a padronização e a consistência são fundamentais para o sucesso e a expansão de uma rede de franquias, o uso de checklists online é não apenas benéfico, mas muitas vezes crucial.

Confira detalhes sobre a metodologia e como a Central do Franqueado pode te ajudar nessa missão!

Neste artigo você lerá sobre:

• O que é o Checklist Online?
• Quais os benefícios dos Checklists para sua rede?
• Como realizar um Checklist Online em sua franquia

O que é o Checklist Online?

O Checklist Online (lista de verificação online, em tradução livre) é uma ferramenta que busca garantir a observação de parâmetros mínimos de qualidade durante a realização dos mais variados tipos de procedimentos. Tudo isso, é claro, em um ambiente digital que facilite e promova o sucesso da metodologia.

Dessa forma, seu principal objetivo é assegurar que todas as etapas de uma operação sejam cumpridas de acordo com o programado. Assim, o Checklist Online se tornou um dos mais conhecidos instrumentos até mesmo do dia a dia das pessoas. 

Pois, por conta da popularização e efetividade, acabou extrapolando o mundo dos negócios, sendo utilizada com êxito até mesmo em listas de mercado, por exemplo.

Para o renomado Atul Gawande, autor do livro “Checklist – Como Fazer As Coisas Benfeitas”, o uso de checagens simples é o segredo para evitar desastres em qualquer âmbito. 

No franchising, sabemos que a padronização é um pilar essencial para o triunfo e expansão da rede. Afinal, o conceito de franquia nada mais é do que replicar metodologias e processos de sucesso comprovados. 

Por isso, é necessário averiguar o quão bem-feita está sendo a implantação de novas unidades, formatação, campanhas, etc. E o Checklist Online pode ser a ferramenta perfeita para isso e muito mais!

Diferentemente do checklist tradicional, no papel e sem a possibilidade de otimizações, sua versão online busca otimizar o rendimento dessa antiga ferramenta. Ao usar uma plataforma que permita a criação e replicação das listas, você além de armazenar o histórico de dados, consegue preencher e acessar os materiais a qualquer momento e lugar.

Como padronizar uma franquia?

Padronizar uma franquia é um processo fundamental para garantir a consistência e qualidade dos produtos ou serviços oferecidos por todas as unidades. Para iniciar esse processo, é necessário documentar detalhadamente todos os aspectos operacionais, desde o layout e design das lojas até os procedimentos operacionais padrão (POP) para cada atividade.

Isso inclui manuais de treinamento, instruções de atendimento ao cliente, controles de qualidade, políticas de marketing e outros elementos cruciais. A comunicação efetiva com os franqueados, fornecendo orientação e suporte constante, também desempenha um papel essencial no estabelecimento da padronização em toda a rede de franquias.

Viu o quão legal essa ferramenta é? Então, antes de aprender de fato a construir um ótimo checklist para sua franquia, vamos conhecer mais alguns dos benefícios de confiar em Checklists Online!

Quais os benefícios dos Checklists para sua rede?

Como podemos perceber, o Checklist Online é um recurso extremamente flexível. Especificamente no cenário de franquias, seu uso é essencial para garantir a organização e otimização de processos diários que existem em uma rede. Vamos conhecer mais dos benefícios de adotar a ferramenta em sua franquia!

Busca a padronização

É dever do gestor da rede prezar pela padronização do modelo de franquia. Mas, para garantir que seus franqueados estão agindo de acordo com as normas da empresa, é necessário estabelecer itens a serem cumpridos.

Com checklists, você estará especificando quais itens devem ser cumpridos para cada tarefa ou atividade realizada na rede. Deste modo, todas as unidades terão um modelo para seguir, seguindo os procedimentos padrão da rede.

Você terá uma manutenção da qualidade

Utilizando as folhas de verificação, sua rede estará promovendo boas práticas para manter os procedimentos operacionais padrão da rede. Portanto, o checklist se consolida como uma das melhores ferramentas para manter a qualidade de uma rede de franquias.

Facilita consultorias de campo

A consultoria de campo é uma espécie de inspeção periódica realizada pela rede em suas unidades. Esse trabalho é realizado pelo consultor de campo, profissional responsável por identificar as principais necessidades dos franqueados, propondo ações corretivas.

Ao usar checklists online nesse processo, você registra digitalmente essas consultorias e permite uma visualização completa por parte do franqueador. Além, é claro, de orientar a visita e os passos previamente definidos em conjunto ao líder da franquia.

Reduz as falhas

Como todos os passos para realizar uma tarefa estão listados, portanto, a chance de haver falhas é mais baixa. Vamos ver um exemplo?

Pense num Checklist Online do passo a passo para inaugurar uma nova unidade. Quando uma rede adentra este processo, com todos os processos listados, isso influenciará positivamente na manutenção do padrão e não fugirá do objetivo.

Também reduz o custo!

O checklist torna os processos mais exatos, evitando desperdício de tempo e principalmente de investimentos em tarefas não essenciais. Assim, você consegue alocar seus recursos em processos que realmente trarão retorno à marca. 

Além disso, em conjunto com a redução de falhas, os custosos retrabalhos que sempre tentamos evitar também acontecerão com menos frequência. Ótimo, não?

Ele é multiuso!

Como vimos anteriormente, a flexibilidade do Checklist Online é um dos pilares que o torna tão especial. Ele pode ser utilizado tanto em procedimentos gerenciais quanto nas tarefas cotidianas. Confira alguns exemplos de sua utilidade em redes de franquia:

• Checar se todos os procedimentos de gestão estão alinhados aos manuais da rede;
• Avaliar as competências dos colaboradores que irão atuar na unidade de operação;
• Conferir se os treinamentos transmitem as informações necessárias;
• Verificar se todas as matérias-primas foram entregues às unidades pelos fornecedores;
• Assegurar o padrão de qualidade do produto e do serviço prestado diretamente ao cliente.

Como elaborar um checklist passo a passo?

1. Defina o que você quer avaliar

Apesar de parecer simples e fácil, é comum a ocorrência de erros na elaboração do checklist. Para que isso não ocorra, é importante que o responsável defina, seja a implantação de uma nova unidade ou averiguar uma campanha de marketing local, o quanto antes. Porque essa é a única forma possível dar seguimento a criação.

2. Faça um brainstorm de itens

Este é o momento de definir quais itens precisam ser checados. Se reúna com os especialistas em cada setor de sua franquia para um brainstorm onde será estabelecido com exatidão o que realmente é fundamental a ser cumprido em cada checklist. 

Também garanta a clareza em cada um dos itens. Se o seu checklist for ambíguo, você não saberá se o processo de verificação foi feito da maneira correta e esperada pelo franqueador.

3. Organize-os se necessário

Se o seu checklist for muito longo, pode ser necessário criar subdivisões para descomplicar o andamento do processo. Ao organizar os itens em um formato de grupos, será mais fácil navegar por setores específicos durante a checagem. 

4. Delegue a tarefa aos responsáveis

Tenha bem definido quem serão os encarregados pelo uso do checklist, sejam franqueados ou consultores. Após a definição dos responsáveis, capacite com excelência no uso dessa ferramenta, demonstrando sua utilização e importância. 

5. Não pule itens!

O propósito do checklist é justamente criar uma lista de necessidades essenciais e orientar o cumprimento de alguma tarefa. Então, você pode imaginar o tamanho do erro de pular itens ou categorias.

6. Realize testagens

Antes de colocar os checklists para rodar, peça para os colaboradores utilizarem a ferramenta por algum tempo. Dessa forma, será mais fácil avaliar se o instrumento está adequado às necessidades ou se será preciso alterar alguma coisa imediatamente.

Porém, os principais retornos só acontecerão no dia a dia. Por isso, se atente ao próximo e último passo! 

7. Mudanças são bem-vindas!

Ao receber qualquer tipo de feedback, analise sua validade e possibilidades. Com isso em mente, você pode realizar ajustes na sua metodologia de checklists online, possibilitando que futuros atendimentos não enfrentem dificuldades relatadas anteriormente.

Sendo assim, dê voz aos seus franqueados e consultores. São eles que fazem uso dos checklists diariamente e podem trazer as melhores sugestões de melhorias.

Como aplicar o checklist?

Como gestor, é fundamental que você organize ao máximo a administração da sua rede. Nós, da Central do Franqueado, sabemos muito bem que essa não é uma tarefa fácil. Por isso, na nossa plataforma de gestão, desenvolvemos um módulo voltado especialmente para o controle de qualidade das unidades. 

Nele, é possível realizar checklists online e analisá-los de forma fácil e prática. Também oferecemos a possibilidade de criação de formulários personalizados, os quais podem abranger as questões mais específicas da sua empresa.

A nossa solução para padronização de franquias conta com essas funcionalidades incríveis que farão você manter o padrão de qualidade de sua rede de franquias. Dessa forma, você poderá oferecer o melhor do seu produto ou serviço em todas as unidades de atuação.

Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma intuitiva e inovadora, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias.