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Padronização

Auditoria interna: saiba sua importância e como fazê-la em sua franquia

8 min de leituraCarlos Griebler

Realizar uma auditoria interna no franchising significa um mecanismo de avaliação dos processos que garantem a manutenção e padronização da qualidade dos produtos por toda a rede. Saiba tudo sobre o assunto e como fazer em sua rede de franquias.

Neste artigo você lerá sobre:

O que é uma auditoria interna?

A padronização e o controle de qualidade são dois pontos fundamentais no franchising. Afinal, uma rede de franquias se baseia nesses princípios para garantir um produto de mesma excelência independentemente da unidade. Para garantir isso, existe a auditoria interna.

Semelhante à consultoria de campo, onde uma equipe é delegada pela franqueadora para inspeções periódicas em suas unidades, a auditoria interna também busca desenvolver e propor melhorias em processos já estabelecidos, até mesmo de sucesso, identificando quaisquer gargalos e possíveis atualizações que podem se estender por toda a rede.

Ou seja, elas servem para assegurar que todas as regras da empresa estão sendo devidamente seguidas pelos franqueados da marca em suas respectivas unidades. Dessa forma, se você deseja aperfeiçoar processos internos da sua rede ou encontrar a raiz de um problema que está te dando dor de cabeça, auditorias internas podem ser sua solução.

Normalmente, auditorias internas são feitas por alguém que efetivamente trabalha na empresa e lida diretamente com a presidência ou a diretoria da franquia, uma pessoa de confiança. Além disso, podemos dividir a auditoria interna em mais três tipos de auditoria, confira!

Auditoria operacional

A auditoria operacional existe para analisar o funcionamento da empresa em seu cotidiano, sempre em busca de soluções para os problemas de otimização, eficiência e utilização de recursos. Questões como gestão de estoque, problemas com fornecedores e prevenção de perdas devem ser levadas em conta.

Auditoria contábil 

A auditoria contábil tem como foco um dos principais fatores que levam negócios à falência: as finanças. Quando se quer fazer uma auditoria que tenha como prioridade o patrimônio da empresa, a disposição de recursos financeiros, essa é a auditoria certa.

Auditoria de qualidade

A auditoria de qualidade estabelece-se em seu nome. Ela visa avaliar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa, incluindo a parte de vigilância sanitária, normas de padronização e até o ISO 9001.

Continue lendo esse artigo para saber tudo sobre a importância de realizar esse tipo de auditoria regularmente e, finalmente, como estabelecer o processo da melhor forma em sua franquia.

Qual a importância de fazer auditorias em franquias?

Vimos que a padronização e o controle de qualidade são os dois pontos principais que uma auditoria interna busca garantir. Mas, o que o mais acompanha o conceito? Assim como muitas outras estratégias de otimização, adotar auditorias internas inclui uma série de benefícios como:

Facilita a tomada de decisão

A tomada de decisões importantes pode causar uma grande repercussão por toda uma rede de franquias. Por isso, o uso de auditorias internas traz o necessário para desenvolver mudanças da melhor forma possível. Ao acompanhar os processos diários da rede, você garante uma tomada de decisão com embasamento e estruturada para buscar melhorias.

Satisfação do cliente

O cliente que consumirá os serviços da sua franquia espera consumir o mesmo produto em qualquer local em que esteja, tornando a busca por padronização e qualidade ainda maior. Isso intensifica a necessidade de realizar vistorias para garantir que isso ocorra.

Identificar e corrigir gargalos

Identificar e corrigir erros e gargalos nos processos atuais de uma franquia é uma necessidade constante, além de contribuir de forma substancial para a expansão da rede. A oportunidade de ingressar em uma franquia com uma gestão eficiente e barata acaba atraindo mais investidores e potenciais franqueados do que qualquer ação de marketing.

Além disso, quando é possível identificar um problema antes da “bomba estourar”, você evita surpresas custosas. Isso se torna ainda mais importante quando vemos que o retrabalho e mudanças inesperadas podem acabar custando até 20 vezes mais do que o planejamento inicial.

Comunicação que gera insights

Com auditorias internas, é fundamental que se crie uma comunicação muito clara e honesta com seus franqueados e até mesmo entre os franqueados durante esse momento. 

Pois, quando se identifica um problema em uma franquia, é comum que muitas das unidades também sofram com ele, por isso também é fundamental o ponto de vista dos franqueados, pois são eles que lidam com os processos diariamente.

É bastante flexível

Se você quer um resultado específico e não apenas algum tipo de melhoria ou correção de problemas, auditorias internas também podem te ajudar. Por exemplo, você quer descobrir por que não existem interessados em expandir sua franquia na região X. 

Uma auditoria, principalmente no setor de marketing da rede, pode trazer a resposta para essa questão, identificando problemas de divulgação ou erros simples que podem estar prejudicando a expansão da sua franquia.

Alto nível de confiança

Uma rede de franquias tem como base uma clara e boa relação entre a franqueadora e seus franqueados. Por isso, realizar auditorias internas, além de regular a qualidade da rede, também demonstra que a franqueadora está preocupada com o sucesso do franqueado.

As auditorias serão vistas como uma política interna, mostrando que sua rede está investindo em excelência na operação da rede e gestão de relacionamentos, resultando em satisfação do franqueado e fortalecimento da marca. 

Como fazer auditorias internas em franquias?

Antes de iniciar os processos que demandam uma auditoria em uma franquia é necessário planejamento. Bons profissionais familiarizados com os processos da rede, logística para atuação, recursos para realizar a avaliação e, é claro, encontrar tempo para garantir que tudo foi realizado nos mínimos detalhes. Confira! 

Monte um plano de ação

Como citado, é essencial que todo o processo de auditoria interna seja planejado detalhadamente para evitar surpresas e garantir proveito máximo do projeto. Com um plano de ação, a rede delineia um caminho de sucesso para processos a serem executados, engaja e capacita os colaboradores envolvidos, estabelece prazos para cada processo e muito mais.

Defina os objetivos

A primeira coisa a ser feita para elaborar um plano de ação é traçar uma meta a ser alcançada. Então, você como franqueador, com auxílios de envolvidos nos processos, precisa identificar um problema e colocá-lo como objetivo a ser melhorado. 

Por exemplo, se o problema são perdas no estoque, a meta para melhorar será, obviamente, prevenir isso de acontecer. Ao estabelecer metas e objetivos, o plano de ação deverá ser estruturado com atividades que melhorem este cenário. 

Mapeamento dos processos

Depois, é fundamental conhecer e mapear todos os processos que fazem parte do cotidiano de uma franquia, desde o contato com fornecedores até o treinamento de balconistas das unidades. Cada um desses processos é fundamental para o sucesso da rede e problemas sérios podem se esconder nas ações mais simples

Esse mapeamento servirá como ferramenta para analisar de modo visual e prático quais serão os procedimentos em cada momento que deverão ser executados.

Se dedique a auditoria

Mesmo que você, no papel de franqueador, não visite cada uma das unidades para avaliar e auditar o que está acontecendo, é essencial que você dedique tempo para estar por dentro. Isso serve tanto para sugestões quanto para ações mais importantes que exijam a presença do franqueador.

Tenha alguém de confiança para marcar datas para que a auditoria seja realizada, comandar a equipe e garantir que tudo chegue até a você.

Analise os resultados

Nesta etapa é onde terá o veredito da auditoria. É neste momento que você, em conjunto com os auditores, visualizam o resultado e propõem soluções adequadas. Nesse momento, vimos que podemos incluir a opinião e sugestões de franqueados para garantir que todos saiam satisfeitos e a rede com um processo ainda melhor.

Utilize de ferramentas para a realização de auditorias

Existem diversos recursos disponíveis para os profissionais de sua rede utilizarem na aplicação de auditorias que irão facilitar o trabalho. Dessa forma, para não correr o risco de esquecer algum ponto importante, o ideal é elaborar checklists

As folhas de verificação são práticas e ajudam a otimizar os processos da auditoria, resumindo as etapas e exigindo apenas a verificação do cumprimento dos procedimentos. 

Atualmente, checklists online são uma das principais formas de elencar e priorizar atividades e itens a serem cumpridos em qualquer processo e, no Franchising, ele está sendo cada vez mais usado durante auditorias e consultorias de campo para garantir a manutenção e padronização de sua franquia.

Diferentemente do checklist tradicional, sua versão online busca otimizar o rendimento dessa antiga ferramenta. Ao usar uma plataforma que permita a criação e replicação das listas, você além de armazenar o histórico de dados, consegue preencher e acessar os materiais a qualquer momento e lugar.

Como a Central do Franqueado pode te ajudar!

A Central do Franqueado entendeu essa necessidade e, por isso, desenvolvemos um módulo voltado especialmente para o controle de qualidade das unidades na nossa plataforma de gestão de franquias.

Com ela, é possível realizar checklists online e analisá-los de forma fácil e prática. Também oferecemos a possibilidade de criação de formulários personalizados, os quais podem abranger as questões mais específicas da sua empresa.

A solução de padronização do nosso sistema para franquias, especialmente o Módulo ‘Qualidade’ conta com essas funcionalidades incríveis que farão você manter o padrão de qualidade de sua rede de franquias. Dessa forma, você poderá oferecer o melhor do seu produto ou serviço em todas as unidades de atuação.

Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma intuitiva e inovadora, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. 

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Carlos Griebler

Redator em Central do Franqueado