Melhorias de processos (BPI): 3 dicas para a sua rede de franquias

A saúde dos processos afeta diretamente o desempenho da sua empresa, justamente por isso as organizações estão sempre buscando o aperfeiçoamento do seu trabalho. Com isso a Melhoria de Processos (BPI) tem sido estudado com maior frequência dia após dia por analistas gerente de processos.

Neste artigo iremos te explicar o que são essas melhorias, e os benefícios que elas trazem para franquias e ainda 3 dicas imperdíveis para você aplicar.

Neste artigo você vai ver:

• O que é Melhoria de Processos (BPI)?
• A relação entre o BPI e Franquias
• Quais os benefícios da Melhoria de Processos (BPI)?
• 3 dicas para aplicar a melhoria de processos na sua rede de franquias

O que é Melhoria de Processos (BPI)?

Conhecida como Business Process Improvement, se trata de um reparo incremental do processo de uma organização. Tem como objetivo principal garantir que os processos atendam as expectativas da empresa e do cliente. 

Essa melhoria de processos envolve análise do processo atual para assim conseguir compreender como ele pode ser melhorado ou alterado. Assim, trazendo mais resultados para a empresa e aumentando a produtividade. Esse processo utiliza uma abordagem disciplinada, onde existem várias formas de fazer a melhoria desse processo. Dependendo da estratégia que foi escolhida para ser aplicada, o processo pode exigir ferramentas diferentes. Vale ressaltar que, a Melhoria de Processo não é uma automação, elas podem coexistir, mas uma não depende da outra. 

A relação entre o BPI e Franquias

Agora que sabemos o que é o BPI, podemos falar sobre a sua relação com as franquias e como ela pode ser usada para melhorar as competências no franchising. Sabemos que ter várias franquias é trabalhoso, administrá-las, acompanhar o andamento de cada uma, saber como estão os gastos e os lucros, se está tendo ou não clientes. Mas também é preciso acompanhar cada parte do processo, se esse processo está dando certo e trazendo resultados ou alguma parte do processo está ocorrendo uma divergência.

É aqui que o BPI entra, normalmente quem vai aplicar o BPI é um analista ou um gerente, mas ele é responsável por identificar onde estão as lacunas de um processo e trazer soluções para melhorar ou se necessário alterar processos. Para que os resultados sejam alcançados, não só em franquias, mas em qualquer negócio é necessário analisar cada detalhe, saber onde está o erro e criar possibilidades e opções de como mudar aquela parte do processo.

É necessário que analise um processo de cada vez, crie uma pontuação para cada um, que vai do pouco crítico para o muito crítico. Assim, você saberá quais você precisa analisar primeiro e então passar para os outros. Pode parecer que não, mas trará grandes resultados para os negócios, ainda mais para quem tem franquias espalhadas por várias cidades ou estados, ajudará a encontrar os erros e trazer melhores resultados para a rede de franquia como um todo.

Quais os benefícios da Melhoria de Processos (BPI)?

Você aprendeu o que é a Melhoria de Processos (BPI) e a sua relação com o franchising. Mas você conhece os seus benefícios? Veja a seguir!

Reduz os custos 

Leve em consideração que um processo ou trabalho que possua várias brechas e falhas utiliza de recursos desnecessários que poderiam ser investidos de forma mais vantajosa. Ao realizar a melhoria dos processos você resolve esse problema, possibilita que o recurso financeiro seja utilizado em áreas com maior prioridade e ainda consegue diminuir os seus gastos aumentando sua margem de lucro.

Através do BPI você consegue com maior facilidade construir uma visão sobre todos os processos  que geram impacto na sua venda. Por exemplo, você tem uma rede de clínicas odontológicas, e o gasto com materiais para aparelho ortodôntico está muito alto, assim você está gastando mais do que tendo lucro. O BPI irá trazer uma visão clara sobre esse fluxo e ainda você poderá considerar novos fornecedores e até se possível melhorar os materiais que são usados.

Otimiza o seu tempo 

Muitas vezes um processo está gastando mais tempo que o devido, com isso, acaba perdendo vendas por causa do tempo.

Otimizar o tempo é muito importante em qualquer negócio, nenhum cliente gosta de ficar esperando seja o que for. O tempo dos procedimentos como tratamento de canal, implante dentário ou restauração de dente está durando 1 hora e com isso são poucos pacientes por dia. 

O BPI vai te mostrar o porquê desse tempo e se é possível otimizar esse tempo, depois dessa análise o tempo de duração do procedimento passou a ser de 40 minutos, com isso liberando espaço para mais pacientes por dia.

Aumenta os seus resultados

Através dos BPI você consegue um aumento de resultado, isso porque o seu tempo será otimizado assim como as estratégias do seu negócio também. Continuando no exemplo de franquias odontológicas, o tempo para um procedimento de clareamento dental era de 1 hora e depois de analisar o processo e otimizar esse tempo ele passa a durar 40 minutos. Por causa dessa otimização de tempo você consegue encaixar mais clientes para esse procedimento automaticamente aumentando os resultados.

Não só na otimização de tempo, o aumento de resultados pode ser também pela redução de custos ou o melhor investimento do seu dinheiro. Depois que analisou toda a parte de processos e conseguiu identificar onde estava as regalias de gastos, você pode investir mais em materiais de qualidade para um aparelho transparente,por exemplo.

E quando você oferece produtos ou serviços de qualidade você atrai mais clientes, pois é isso que as pessoas estão procurando. Colocando em prática todas essas dicas e trabalhando diariamente com uma construção de estratégias para solucionar problemas futuros, com certeza o seu negócio irá trazer resultados muito mais positivos. As estratégias BPI são extremamente ricas, e podem ser adaptadas de acordo com o seu negócio tendo como ponto principal o sucesso do mesmo. 

3 dicas para aplicar a melhoria de processos na sua rede de franquias

Agora que você entendeu o que é a melhoria de processos, que tal conferir 3 dicas para aplicar na sua rede de franquias? Continue lendo! 

1. Identifique os procedimentos 

Primeiramente, é importante fazer um mapeamento de todos os processos. Assim, fica fácil saber quais estão demorando mais para serem concluídos ou até mesmo parados. A partir daí, é possível investir em padronizar os procedimentos para que todos funcionem em harmonia. Você pode se perguntar: para que serve esse processo? No que ele agrega valor ao produto ou serviço? A partir destas reflexões, você vai perceber que muitos procedimentos são até mesmo desnecessários e podem ser eliminados.

 2. Priorize! 

Identificou os processos? Agora vamos focar no que é mais importante! Criar um sistema de categorização de processos, do mais crítico ao menos crítico, conforme a ordem de importância, você saberá por onde deve começar. Vamos supor que a padronização na sua rede de franquias seja um problema. Então, este procedimento será o mais crítico e será o primeiro a ser trabalhado em busca de uma solução.

3. Melhore os processos 

Limites do processo, qual equipe fará parte do trabalho de melhoria e qual o alvo do processo são exemplos do que você deve fazer nesta etapa. A gestão dos processos, normalmente, vai identificar quem é o responsável pelo processo e então começar o trabalho de melhoria. Além disso, há a entrada e a saída do processo, por exemplo, o início e o fim da montagem de um produto. Um procedimento como este pode ser dividido entre pré-montagem, pós-montagem, etc, visando sempre a melhoria.

Em uma rede de franquias, cada unidade franqueada vai apresentar uma árvore de processos. É importante que todos estes procedimentos estejam esquematizados e padronizados para alcançar a excelência no franchising. 

Com um sistema para franquias, também é possível otimizar os processos da sua rede e integrar toda sua comunicação. Além da análise de BPI, você consegue melhorar os processos da sua rede por meio de um software que auxilia na gestão da sua franquia, tornando sua operação mais simplificada. 

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