Milestones: como definir os marcos do projeto de expansão de sua rede de franquias

Milestones são pontos de referência durante o andamento de um projeto. No Franchising, eles contribuem principalmente durante o processo de expansão da rede, fortalecendo a organização e gestão de tarefas. Neste conteúdo, você vai descobrir como definir esses marcos nos projetos de sua rede, além da importância que eles podem ter para a franquia. Confira!

Neste artigo você lerá sobre:

• O que são milestones?
• Qual a importância de definir esses cronogramas de marcos do projeto?
• Como demarcar milestones com excelência?

O que são milestones?

Saber gerir os projetos de uma rede de franquias é uma das principais responsabilidades de um bom franqueador. Afinal, quando falamos do franchising, tudo remete a projetos, seja com novas unidades, expansões ou otimizações gerais nos processos de uma rede. Mas como ter controle do andamento desses projetos? Demarcando milestones (ou Cronograma de Marcos, em tradução livre)!

Os marcos de um projeto são essenciais para a continuidade de qualquer projeto. Ele trabalha para a organização e priorização de tarefas, criando um ritmo de trabalho contínuo e recompensador. Afinal, sua equipe estará atingindo metas o tempo todo, gerando satisfação e motivação para continuar a desenvolver o trabalho com excelência.

Para exemplificar os milestones de um projeto, considere a inauguração de uma nova unidade de sua rede de franquias. Você pode ter um projeto que simplesmente trata como “Expansão com a Unidade X”. Porém, essa é uma visão muito aberta. 

Se você dividir esse projeto em pequenos marcos, como Circula de Oferta de Franquia, taxas, consultorias, capacitações e vistorias, surgem milestones que definem metas mais concretas e alcançáveis para os envolvidos no processo de expansão. 

Além disso, os marcos não precisam necessariamente tratar das etapas do projeto, mas também outras questões, como quantos por cento do orçamento estipulado já foram gasto durante a execução.

Milestones e suas categorias

Agora que você entendeu o que são os milestones, é importante saber que eles apresentam algumas variações. Cabe a você, franqueador, escolher a melhor maneira para aplicar os milestones na sua rede. Os marcos costumam ser categorizados em três, veja a seguir: 

• marcos executivos: são usados com o intuito de apresentar propostas de projeto à direção da empresa. 
• marcos financeiros: são usados para identificar as situações em que o setor financeiro deve intervir nos investimentos
• marcos-chave: são aqueles que apontam as fases do projeto, por exemplo, “implantação da nova unidade”, “treinamento de franqueados concluído”

Qual a importância de definir esses cronogramas de marcos do projeto em franquias?

Aplicar os milestones na sua rede é uma alternativa para otimizar a gestão de projetos e aumentar a produtividade dos seus colaboradores. Continue lendo para conferir a importância dos milestones em uma rede de franquias!

Controle sobre o projeto

Em grandes equipes, como geralmente acontece no mundo do franchising, podem existir diversos gestores e reuniões periódicas para avaliar o progresso dos mais diversos projetos. Assim, os milestones aparecem como ótimos formas de monitoramento durante o processo, já que indicam pontos de referência que possibilitam um grande controle e segurança aos gestores.

Nesse sentido, o cumprimento dos prazos também é favorecido pelos milestones. Afinal, as pequenas tarefas são mais fáceis de controlar e de executar. Para os seus colaboradores, fica mais fácil se organizar quando as demandas estão dispostas em pequenas atividades do que apenas uma tarefa complexa que depende de várias ações.

Maior visão as partes envolvidas

Quando falamos de franquias, geralmente temos dois principais lados envolvidos em projetos da rede: o franqueador e o franqueado. Por isso, para se ter uma boa comunicação interna, definir marcos é essencial. 

Assim, todos os integrantes do processo de expansão terão uma visão clara do andamento de todas as etapas do projeto, facilitando a identificação de gargalos, gestão de prazos e capital humano, além de um possível investimento de mais recursos.

Gera engajamento

Quando temos um grande projeto, geralmente existe uma hesitação maior para começar e desenvolver essa missão. Porém, se você dividir esse trabalho em pequenos marcos, a cada milestone atingido, você e sua equipe terão motivação extra para buscar o próximo marco pré-estabelecido. Engajar é importante, pois desperta uma sensação de dever cumprido e recompensa a cada um dos colaboradores.

Melhora na comunicação

Ainda complementando o benefício anterior, quando manter um projeto organizado definindo milestones, toda a empresa terá uma orientação de acordo com o andamento atual do processo para seguir. 

Dessa forma, ao alinhar as metodologias e processos da equipe, acontecerá uma melhora notável na cooperação e muito menos ruídos na comunicação interna da franquia.

Satisfação dos franqueados

Em uma rede de franquia, é dever do franqueador buscar a todo instante a satisfação dos seus franqueados. Se eles precisam de algo que depende de você, no tempo certo e da forma desejada, a entrega da maneira esperada acarreta satisfação por parte do cliente. 

Por isso, mostre progresso (de qualidade) aos seus franqueados criando um cronograma de marcos nesse tipo de processos. Dessa maneira, eles ficarão sabendo do andamento de cada projeto e a cada milestones atingido, terão maior motivação para continuar evoluindo dentro do sistema de franchising.

Evita mudanças inesperadas

Quantas vezes você já teve que mudar o cronograma de um projeto por conta de surpresas indesejadas? Mantendo um progresso claro e bem definido com milestones, você terá um controle preciso do andamento. Isso acaba por diminuir a chance desse tipo de problema, que geralmente acaba custando até 20 vezes mais do que o planejamento inicial.

Como demarcar milestones com excelência?

Para demarcar milestones em um projeto, é bem simples! Você só precisa listar as demandas e estabelecer metas e prazos para o cumprimento dela. Então, vamos ver um passo a passo de como esse processo acontece.

1. Levante todas as demandas e as descreva

Para poder separar um projeto completo em pequenos marcos que sua equipe deve correr atrás, é necessário conhecer cada etapa desse projeto. Para isso, realize uma reunião com os principais colaboradores de sua franquia e os investidores que compraram sua franquia.

Nela, vocês alinharão todos os passos que compõem a inauguração de novas unidades em sua rede. Não deixe nada passar, pois qualquer alteração futura terá impacto nos prazos estabelecidos no próximo passo. Além disso, descreva muito bem cada uma das ações. Assim, quem não está tão familiarizado com o assunto saberá o que fazer caso receba a responsabilidade.

2. Crie um cronograma

É aqui que você vai datar quando esses marcos devem ser cumpridos. Para que as Milestones tenham os efeitos desejados, ou seja, a organização e sensação de progresso, é necessário trabalhar essas datas de forma bem planejada, buscando a agilidade, mas respeitando uma rotina de trabalho saudável para os colaboradores.

3. Delegue as atividades 

Agora é hora de atribuir as equipes responsáveis por cada um dos projetos onde os milestones foram implementados. Como o sucesso do programa está diretamente relacionado à entrega dos profissionais envolvidos, são necessários programas de treinamento para o esclarecimento da dinâmica do projeto e sua relevância para a rede.

Assim, também cabe a você motivar os times a completarem as fases de entrega com dedicação e senso de urgência, trazendo os resultados esperados.

4. Acompanhe o andamento e faça mudanças necessárias

Bom, você inseriu os milestones em seus projetos, agora é necessário aguardar os resultados. Eles não virão em horas ou dias, mas sim a longo prazo conforme os projetos irão andando. No início, você deve se preocupar se as novas culturas da empresa estão sendo bem recebidas pela rede e se novas unidades estão sendo implementadas da maneira esperada.

A Central do Franqueado pode te ajudar!

Nós, da Central do Franqueado, acreditamos na importância de saber gerir todos os projetos de uma rede de franquias. Para te ajudar, apresentamos o módulo ‘Projetos’ de nosso sistema para franquias. 

Com ele, a gerência de seus planos de expansão não sairá mais de seu controle. Seus franqueados poderão acompanhar o passo a passo do que acontecerá até a inauguração da unidade. Internamente, os colaboradores da sua rede terão mais controle e organização para executar os processos designados. 

Economize tempo e dinheiro organizando seus projetos de forma otimizada! Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias.