Como realizar a otimização de processos da sua franquia em 7 passos

A falta de otimização de processos longos e custos podem afastar potenciais franqueados da sua rede de franquias. Por isso, é necessário otimizar todo e qualquer procedimento de forma fundamentada e buscando a maior eficiência possível. Para isso, preparamos um conteúdo com dicas e 7 passos para realizar essa implementação em sua franquia!

Neste artigo você lerá sobre:

• O que significa otimizar processos?
• Qual a importância de otimizar processos?
• 7 passos para a otimização de processos

O que significa otimizar processo?

Você provavelmente sabe que gerenciar uma franquia ou qualquer tipo de negócio não é uma tarefa fácil. São dezenas de processos fundamentais que precisamos estar atentos no dia a dia, como o suporte ao franqueado, marketing, vendas etc.

Além disso, ao contrário do que muitos pensam, otimizar um processo não significa necessariamente digitalizá-los. O simples ato de identificar oportunidades de melhorias e trazer essas ideias de forma eficiente para sua franquia já pode ser considerado uma otimização.

Porém, atualmente se tornou quase impossível não se utilizar de ferramentas digitais para facilitar processos monótonos e/ou custosos. Independentemente do meio, o objetivo é sempre o mesmo: atingir o resultado estabelecido pela empresa, de forma menos custosa e mais eficaz.

Sim, é uma meta audaciosa, mas que com toda certeza vale a pena! Agora, vamos dar uma olhada nos principais benefícios da otimização de processos em sua franquia.

Qual a importância de otimizar processos?

Como em qualquer negócio, são dois os fatores que influenciam a continuidade da empresa: o lucro e os clientes. Por isso, a otimização de processos é tão importante. Ela é uma via de mão dupla, pois, além do franqueador economizar tempo e dinheiro, o franqueado ou cliente final terá uma maior agilidade e um serviço definitivamente mais intuitivo.

A possibilidade de identificar erros e gargalos nos processos atuais de uma franquia também pode contribuir de forma substancial para a expansão da rede. A oportunidade de ingressar em uma franquia com uma gestão eficiente e barata acaba atraindo mais investidores e potenciais franqueados do que qualquer campanha de marketing.

Além disso, no mercado competitivo que vivemos hoje, não podemos ficar atrás da concorrência. Muitos dos processos, antes considerados diferenciais, se tornaram necessidades a tal ponto que sua ausência pode comprometer a continuidade da empresa. 

Entre eles, podemos destacar os atendimentos humanizados e personalizados. As duas estratégias se utilizam da otimização de processos através do recolhimento de dados para agilizar e satisfazer o cliente da melhor forma possível durante a jornada de compra.

7 passos para a otimização de processos

1. Estude seus processos

Quais são os processos atuais que ocorrem em sua rede franquias? Essa é a pergunta que você deve se fazer nesse primeiro passo. Não são apenas um ou dois que você deve se atentar, mas sim todos. Cada mínimo aspecto da sua gestão é um diferencial na hora de avaliar o sucesso do negócio.

Se você tem uma rede de franquias, deve saber da quantidade de processos que vivenciamos no dia a dia. Pois, além de lidar com o cliente final, temos o outro tipo de cliente que precisa o mesmo tanto de sua atenção, o franqueado.

Por isso, organize seus processos em um banco de dados bem detalhado com seus custos e durações atuais. Assim, você terá um panorama extremamente minucioso do que pode melhorar nos próximos passos.

2. Analise suas falhas e possíveis melhorias

Com o cenário mapeado, podemos adentrar o mundo da otimização com uma visão mais clara das possibilidades. Porém, antes de partir para a otimização de qualquer coisa, temos que eliminar as falhas e gargalos que impedem qualquer tipo de melhoria.

Agora também é hora de analisar quais os processos que podem ser otimizados a curto prazo e de forma fácil. Corrigir rapidamente esses problemas que afetam a produtividade geral da franquia vai nortear seus próximos passos, que devido a sua complexidade, devem ser pensados com cuidado.

O fundamental nesse passo, além de identificar o problema e seus impactos, é conseguir apontar qual é a sua raiz do problema e agir rapidamente para cortá-la. Assim, os futuros esforços aplicados serão muito mais eficazes, pois nada impedirá um bom desempenho da otimização.

3. Considere as ferramentas

Felizmente, atualmente existem ferramentas que a simples adoção já configura uma otimização clara nos processos diários de uma equipe. Vamos conhecer alguns dos instrumentos mais usados atualmente?

• CRM: amplamente difundido no mundo dos negócios, o CRM é um método para gerenciar o relacionamento que uma empresa tem com seu público de interesse. Redes de franquias podem usar a ferramenta para prospectar e atrair tanto potenciais clientes, quanto interessados em se tornarem franqueados.
• ERP: a sigla ERP é utilizada para designar o Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial. O ERP é um sistema de gestão desenvolvido para integrar dados e informações das organizações em uma única plataforma.   
• Slack: uma ferramenta de chat para empresas que necessitam contato constante no dia a dia. É possível criar conversas em grupo, essenciais para comunicação entre pessoas envolvidas em um projeto. O programa também facilita o backup de arquivos importantes, como uma “planilha de despesas” em fácil acesso sem precisar trocar de página.
• Meet: talvez a que mais se popularizou durante a pandemia, o Google Meet possibilita chamadas de vídeos gratuitas para até 100 pessoas. Nesses tempos de quarentena que vivemos, ele tem ajudado muitas empresas dos mais diversos ramos. 

No cenário específico de franchising, considere um sistema para franquias. Assim, você pode evitar desperdício de recursos com métodos ineficientes de gestão e centralizar a operação da sua rede para manter seus franqueados engajados.

Ainda, é impossível listar todas as outras ferramentas que também tem feito parte do cotidiano das empresas nesses últimos anos, cabe a você e seu time analisar as que mais podem agregar nos processos diários do seu negócio. 

4. Capacite seu time

Todavia, de nada adiantam essas ferramentas incríveis se seu time não está pronto para recebê-las. Mesmo que lidar com esses ambientes digitais seja uma menor preocupação do que antigamente, a capacitação ainda tem sido fundamental para manter seus profissionais atualizados. 

Assim, se essas ferramentas não forem manuseadas com a devida capacitação, a otimização pode ser prejudicada em níveis até mesmo piores do que antes da sua implementação.

5. Implemente as otimizações

Agora que você sabe onde pode melhorar, conhece algumas ferramentas e estudou a fundo as falhas do seu negócio, comece a implementar as novidades. Esse processo pode ser trabalhoso a princípio, mas com certeza valerá a pena quando o ver em pleno funcionamento.

Comece pelos pontos mais críticos e que podem resultar na melhoria do processo rapidamente. Porém, o ideal é fazer essas mudanças gradualmente, assim o impacto em seus funcionários e até mesmo clientes/franqueados será menor e menos assustador.

6. Espere o feedback

Esperar e esperar. Boa parte desse passo envolve dar tempo às otimizações de forma que elas possam ser testadas com carinho e provida resultados analisáveis. Assim que você considerar que um tempo considerável já passou, é hora de estudar a resposta de seus franqueados e clientes.

Uma das formas para fazer isso é através de pesquisas de satisfação. Com simples perguntas, você pode sintetizar toda a resposta que precisa para averiguar possíveis mudanças nos processos que você otimizou.

7. Faça as mudanças necessárias

Agora, ajuste o que não está funcionando o quanto antes. Assim, o ritmo da empresa não será prejudicado. Da mesma forma que a implementação, a correção deve ser feita de maneira gradual, mas com o foco certo. O importante é não quebrar o sistema atual e os problemas se tornarem uma bola de neve.

Além disso, não podemos parar por aí. Sempre é possível otimizar ainda mais os processos de uma empresa. Continue estudando e analisando possibilidades mesmo após as últimas implementações. Assim, os resultados da rede serão cada vez mais satisfatórios, para todos os envolvidos.

Nós, da Central do Franqueado, sabemos da importância de otimizar processos em uma rede de franquias. Pensando nisso, nossa plataforma conta funcionalidades que podem transformar o dia a dia da sua franquia!

Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. Esperamos você!

Leia nosso artigo sobre a Matriz Ansoff e conheça mais uma ferramenta de planejamento estratégico para sua rede.