Como usar a folha de verificação para administrar a sua franquia?

Você sabia que a folha de verificação é a sua principal aliada na hora de padronizar a sua franquia? Aprenda neste artigo a importância de usar a simplicidade da folha de verificação a favor do seu empreendimento.

Neste artigo você vai ver:

• A importância da folha de verificação em uma rede de franquias
• Quais as vantagens de usar folhas de verificação em uma rede de franquias?
• Como implementar folhas de verificação na sua rede de franquias?
  • Aponte o que precisa ser avaliado
  • Estipule a frequência de uso
  • Defina os responsáveis
  • Central do Franqueado

A importância da folha de verificação em uma rede de franquias

A padronização e a qualidade são as duas principais características das redes de franquia. No entanto, é comum encontrar dificuldades para manter a padronização e a qualidade dos procedimentos. Para solucionar esse problema existe a folha de verificação. A folha de verificação também é conhecida como lista de verificação, checklist ou lista de reconhecimento de defeitos.

Em uma rede de franquias, a folha de verificação é indispensável para auxiliar nos processos de padronização. Em segmentos que exigem rígido controle de qualidade, por exemplo, a folha de verificação deixa de ser uma alternativa para se tornar um pré-requisito. Mas não pense que a folha de verificação está restrita ao ambiente corporativo. 

Afinal, ela é recomendada para garantir que determinada atividade aconteça como o planejado. Você já fez uma lista de compras antes de ir ao supermercado para ter certeza de não esquecer nada? Então, aí está a folha de verificação no uso diário. Vale lembrar que a simplicidade e a acessibilidade da folha de verificação é o que a transforma em uma ferramenta tão importante para redes de franquia.

Além disso, qualquer um dentro do ambiente organizacional é capaz de desenvolver uma folha de verificação. Nesse sentido,  cada colaborador pode desenvolver a sua folha de verificação conforme a sua rotina.

Imagine controlar uma rede de franquias com centenas de unidades pelo país sem ter o controle da padronização e da qualidade? É praticamente impossível um franqueador visitar todas as unidades da sua franquia para verificar se as exigências estão sendo cumpridas. Por isso, aliar a tecnologia às folhas de verificação é indispensável para um franqueador. Confira a seguir!

Quais as vantagens de usar folhas de verificação em uma rede de franquias?

Se você entrou recentemente no mercado de franquias ou está interessado em investir nesse modelo de negócios, provavelmente ouviu ou leu que franquia é sinônimo de padronização. Nesse sentido, uma rede de franquias de sucesso é aquela em que todas as unidades obedecem os mesmos padrões de qualidade. 

As folhas de verificação são conhecidas por otimizar e organizar os procedimentos da sua rede de franquia.. Por isso, folhas de verificação proporcionam muitas vantagens à sua rede de franquias. Confira a seguir uma lista de benefícios que o uso deste instrumento proporciona às unidades da sua rede:

• Proporciona a identificação das causas de um determinado problema e com qual recorrência eles se apresentam. Por isso, vale lembrar que o uso  das folhas de verificação cabe aos mais diferentes segmentos e setores dentro da sua rede.
• Possibilita estruturar e apresentar os dados de maneira estruturada e visualmente organizada. Dessa maneira, a quantidade de recursos investidos para coleta de dados é menor. Afinal, o tempo e o dinheiro consumidos para essas atividades deve ser usado com sabedoria. Por isso, as folhas de verificação aumentam o custo benefício dos procedimentos da sua franquia.
• Padroniza os procedimentos da sua rede de franquias. Mas de que maneira as folhas de verificação influenciam para padronizar os procedimentos? É simples: por meio das listas de verificação todas as unidades da sua rede de franquia terão à disposição um modelo para se basear. 
• Diminui a probabilidade de falhas nos procedimentos da sua rede de franquias. Devido ao passo a passo listado, é mais difícil descumprir as atividades ou se perder durante a execução. Dessa maneira, as folhas de verificação influenciam positivamente no desempenho da sua rede.
• Aumenta a eficiência dos colaboradores: aumentar a precisão e o acerto nas atividades é uma das vantagens do uso das folhas de verificação, principalmente quando os colaboradores se acostumam com o preenchimento e a revisão diária das atividades.

Como criar folhas de verificação para sua rede de franquias? 

As folhas de verificação são instrumentos indispensáveis para uma rede de franquias. Mas antes de aplicar na sua rede, vale lembrar que é fundamental que as folhas de verificação apresentem uma linguagem direta e simplificada para facilitar a identificação de erros. Confira abaixo o passo a passo para implementar folhas de verificação na sua rede:

1. Aponte o que precisa ser avaliado 

A elaboração de uma folha de verificação não está livre de erros. Por isso, é importante que o responsável pela criação da lista de verificação estabeleça as metas e objetivos que devem ser alcançadas por meio da ferramenta. Dessa maneira, a probabilidade da folha de verificação resultar em benefícios a organização é maior, afinal, se sabe onde quer chegar.

2. Estipule a frequência de uso

Após definir as metas e objetivos, é importante que uma periodicidade compatível com as metas e objetivos seja estipulada. Cabe a você escolher o melhor momento para usar as folhas de verificação. Por exemplo, ao fim do expediente a folha de verificação pode servir para certificar que todas as atividades determinadas no cronograma diário tenham sido executadas.

Durante a implantação de uma nova unidade da sua rede, a folha de verificação pode agilizar os procedimentos de padronização das atividades. Afinal, fica mais fácil para os colaboradores conferirem o que precisa ser feito se existe um material para consulta sempre que surgirem dúvidas.

3. Defina os responsáveis

Esclarecer quem serão os encarregados pelo uso da folha de verificação é importante porque facilita o preenchimento da lista. Principalmente porque alguns colaboradores costumam não acreditar na efetividade do instrumento no primeiro contato.

No entanto, esse problema deve ser contornado por meio de treinamentos aos colaboradores e franqueados da sua rede, visando sempre educar sobre o uso das folhas de verificação da maneira mais adequada possível.

4. Central do Franqueado 

Agora você deve estar pensando, então meus colaboradores vão andar pelo ambiente de trabalho com um pedaço de papel verificando se tudo está de acordo com o planejado? É aí que você se engana. 

Atualmente, em razão da era digital, os softwares passaram a fazer parte do cotidiano das franquias e a necessidade de documentos físicos diminuiu. Portanto, as folhas de verificação estão disponíveis em plataformas on-line e acessíveis de qualquer lugar do mundo. Principalmente no mercado de franquias em que as unidades franqueadas estão distantes uma da outra, a facilidade de consulta às folhas de verificação é fundamental, certo?

No entanto, muitos franqueadores têm dificuldade de encontrar as alternativas ideais para resolver os seus problemas de padronização. 

Por isso, a Central do Franqueado, especialista em franchising, desenvolveu exclusivamente para você, empreendedor do mercado de franquias, uma plataforma moderna e interativa para você revolucionar a gestão da sua rede. 

O Módulo Checklist é uma das modalidades do sistema para franquia da Central do Franqueado e vai ajudar a padronizar a sua rede e manter o controle de qualidade nas suas unidades. Além disso, ele disponibiliza folhas de verificação online e acessíveis para toda a sua rede.A Central do Franqueado é especialista no mercado de franquias e mais de 300 redes de franquia se modernizaram por meio do sistema.  

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