Organograma empresarial: saiba o que é e como fazê-lo em sua rede de franquias

Por conta de como se dá a estrutura interna de uma rede de franquias — que engloba franqueador, franqueados e colaboradores — a forma como ela se organiza internamente a nível de cargos e departamentos acaba, muitas vezes, ficando confusa. Por isso, a fim de criar uma representação visual da estrutura organizacional e facilitar esse entendimento, o organograma empresarial foi criado.

Quando bem desenvolvido, o documento é fundamental para identificar os empregados, as funções que desenvolvem e em qual equipe estão alocados. Com a tecnologia que temos à nossa disposição, podemos pensar em fazer um organograma com o uso de ferramentas mais modernas, priorizando o acesso fácil, a atualização rápida e o aproveitamento desse recurso para uma percepção clara do quadro de funcionários.

Para te ajudar a entender melhor o que é um organograma, suas aplicações no meio empresarial e como montá-lo em sua franquia, a Central do Franqueado preparou este guia completo sobre o assunto. 

O que você verá nesse conteúdo:

• O que é um organograma?
• Como funciona o organograma empresarial?
• Qual a importância do organograma empresarial?
• Como montar um organograma para a sua rede?

O que é um organograma?

Organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica de uma empresa. Isto é, do desenho organizacional que revela a estrutura organizacional. Para isso, o organograma detalha a configuração global dos cargos e da relação entre as funções, autoridade e subordinação no ambiente interno da organização. 

Considerado a melhor representação gráfica do desenho organizacional, o organograma é especialmente útil para pessoas de fora da empresa. Pois ao visualizar o organograma, a pessoa deve ser capaz de identificar qual profissional contatar em cada situação. 

Além disso, funcionários recém-chegados também terão uma maior noção da sua posição e do seu papel no esquema global da empresa, além de deixar claro quem reporta a quem.

Exemplo de organograma empresarial

O organograma empresarial, ao mostrar a estrutura administrativa da empresa, ajuda a simplificar o funcionamento e a fazer com que todos saibam a quem devem se reportar diante de qualquer problema ou prestar contas de suas obrigações.

Assim, essa distribuição deve ser feita desde a gerência ou diretoria até os cargos mais baixos hierarquicamente, definindo quem deve responder a quem em relação aos processos operacionais e administrativos.

Abaixo, você pode conferir um exemplo de organograma empresarial.

Em outro viés, alguns organogramas apresentam o nome do dirigente de cada departamento ou outros dados como número de funcionários subordinado a ele e informações referentes à divisão do trabalho. No entanto, um organograma com apenas o nome dos cargos, como o do exemplo acima, é mais interessante, pois são os cargos que importam dentro de estrutura administrativa.

Ainda, trazer os nomes dos profissionais e mais detalhes pode exigir com que os manuais organizacionais tenham que ser constantemente reeditados em atualizações. 

Quando houver uma equipe, por exemplo, coloca-se o nome da equipe, e não o das pessoas que a compõem. As linhas no organograma de uma empresa separam e mostram os níveis de hierarquia da sua administração, tornando mais fácil entender quem é subordinado a quem nessa estrutura.

Dessa forma. os principais objetivos de um organograma são: 

• Apresentar os diversos órgãos competentes de uma organização;
• Comunicar os vínculos e relações de interdependência entre os vários departamentos;
• Indicar os níveis hierárquicos em que se divide uma determinada empresa.

Como funciona o organograma empresarial?

Com tudo que vimos até aqui, fica claro a importância do organograma de uma empresa dentro de sua organização estratégica, certo? Afinal, ele é importante para definir responsabilidades e limites, tornando clara a cadeia hierárquica geral. Por meio dessa ferramenta, uma empresa, franquia ou sociedade de qualquer porte, promove a visualização de sua organização a todos os seus colaboradores e parceiros.

Assim, o organograma empresarial serve para representar a estrutura dos diferentes tipos de empresa e seu funcionamento hierárquico. Em pequenas e médias empresas ou franquias em fase inicial de expansão, a estrutura interna é bastante enxuta e conhecida por todos. Com isso, pode não haver, na maioria das vezes, a necessidade de se elaborar um organograma gráfico da instituição.

Todavia, em grandes redes de franquia e em empresas de maior porte, no entanto, essa ferramenta é de extrema importância para que todos entendam como a empresa funciona administrativamente.

Mais da importância do organograma empresarial

Você já sabe que o objetivo do organograma é ilustrar, de forma clara, cada departamento da empresa e seus colaboradores em questão, seja com intuito de esclarecer dúvidas de clientes, parceiros e fornecedores. Porém, antes de começarmos a aprender a montá-lo em seu negócio, precisamos falar sobre mais alguns dos pontos positivos que a utilização do organograma empresarial traz.

O primeiro é garantir a agilidade da percepção das áreas de negócios. Isto é, entender quais departamentos podem crescer e para onde os colaboradores podem almejar uma evolução. No entanto, a interpretação de um organograma não deve ser linear quando o tema é desenvolvimento de carreira. 

Afinal, o nível no qual o funcionário chegará depende de seu desempenho. Ou seja, pelo organograma, um funcionário de assistente irá para analista júnior, mas essa interpretação não deve ser limitada.

Resumindo, o organograma empresarial ajuda a reconhecer possíveis problemas, da mesma forma que ajuda a desenvolver melhorias para as áreas que as necessitam. Porém, para que um organograma cumpra seu papel com excelência, é preciso que ele seja claro, porém flexível. 

Além disso, o organograma empresarial permite a todos os colaboradores uma visão do seu papel dentro da empresa. Com isso, eles podem visualizar a importância por trás de seu trabalho, o que trará maiores resultados do ponto de vista da motivação e produtividade dentro do mapeamento organizacional. 

Por fim, outra vantagem do organograma é identificar falhas estruturais na empresa, tais como duplicidade de funções e o consequente custo e desperdício de mão de obra. Dessa forma, é possível enxugar gastos ou redirecionar esforços para atender um setor ou problema específico após a análise.

Como montar um organograma para a sua rede?

Finalmente chegou a hora de montar o organograma para sua rede. Para começar, é importante saber que o modelo apresentado acima não é o único que existe. Quando falamos em organogramas empresariais, as possibilidades são imensas. Abaixo separamos alguns dos principais utilizados atualmente para você conhecer antes de montar o seu. Confira!

Clássico

O organograma clássico é aquele que vimos há pouco. Também conhecido como organograma vertical ou hierárquico, o modelo traz uma visualização onde cargo é representado graficamente de cima para baixo na tabela, conforme a posição na empresa. 

Semelhante a uma pirâmide, o modelo clássico desse organograma coloca o presidente no topo. Abaixo, começam a aparecer diretores comerciais ou técnicos que, por sua vez, são seguidos por suas equipes em uma ideia hierarquizada.

Horizontal

O organograma horizontal está aparecendo de forma cada vez mais comum em empresas modernas. Nele, embora também haja uma hierarquia na empresa, a estruturação é feita para a lateral, e não de cima para baixo. Com isso se transmite que a empresa não acredita tão cegamente na subordinação dos papéis, mas sem perder a ideia de organização. 

Todavia, não é um modelo que faz sentido no mercado de franquias, pois vai de encontro a estruturação própria de hierarquia do franchising.

Circular

Também chamado de radial, o organograma circular traz cada área, cargo e função separados por cores específicas. Quanto maior a posição na empresa, mais próxima essa função fica do centro. Assim, os principais responsáveis ficam no centro e os demais ao redor. Como sua principal característica, o organograma circular valoriza o trabalho em equipe, a união entre as divisões e a proximidade das áreas. 

Agora que já conhecemos os modelos, é hora de seguir o passo a passo para montar um organograma para a sua rede de franquias. Veja a seguir!

1. Faça uma pesquisa 

O primeiro passo é listar todas as equipes, os cargos e as pessoas que exercem cada função. Para isso, você precisa realizar uma pesquisa e conversar com cada funcionário. A sugestão aqui é usar uma ferramenta para pesquisa on-line, enviar para todos os profissionais e pedir o preenchimento dos principais dados.

Lembre-se que você está em uma rede de franquias. Ou seja, talvez seja mais interessante limitar seu organograma nos seus franqueados, deixando a responsabilidade de estruturar cada unidade para os gestores individuais.

2. Identifique as hierarquias

Em segundo lugar, procure identificar quantas e quais são as estruturas de cargos da empresa, definindo os graus de hierarquia entre eles. Esses dados são importantes para saber o tamanho e qual a melhor forma de estruturar o organograma.

3. Selecione a ferramenta mais adequada 

Há diversos programas para a montagem de um organograma. Esse gráfico pode ser feito no Word, no Powerpoint ou no Excel, apresentando níveis diferentes de complexidade.

Uma novidade interessante, por exemplo, é a possibilidade de fazer o organograma pelo Trello. Nele você pode inserir fotos, preferências e hobbies dos funcionários. Nesse caso, o organograma passa a ser um instrumento interessante de socialização.

Além disso, o uso de um aplicativo mais moderno facilitará a atualização do arquivo. O que é inevitável devido à rotatividade normal de funcionários em uma empresa.

4. Valide as informações 

Com o organograma pronto, é hora de conversar com os líderes de cada setor e validar as informações. Os dados sobre os funcionários estão corretos? As hierarquias estão organizadas corretamente? Após essa validação, o organograma pode ser documentado e disponibilizado para acesso.

5. Apresente o organograma para toda a empresa

Depois de estruturado e corrigido, é hora de exibir as informações. O organograma pode ser impresso e afixado no mural de recados, ou disponibilizado em alguma ferramenta de comunicação interna digital, como uma rede social corporativa ou um recurso de intranet.

É importante que esse gráfico seja compartilhado, afinal, trata-se de um recurso que auxilia a todos. Limitar o acesso às informações que ele carrega faz com que a empresa não usufrua de todas as vantagens que o organograma pode proporcionar.

Como a Central do Franqueado pode te ajudar

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