O que é metodologia 5s? Saiba como utilizar em sua franquia e melhore o desempenho da sua rede

Você sabe o que é o 5S? Conheça o método e o que cada um de seus itens representa, além de também conferir as 4 etapas para implantação do programa na sua rede de franquias. 

Neste artigo você lerá sobre:

• O que é e qual o objetivo do 5S?
• Os sensos do 5S
• 4 passos para implementar o 5S na sua rede 
• Considerações finais

O que é e qual o objetivo do 5S?  

O 5S é uma metodologia de gestão de qualidade criada no Japão que tem como finalidade aperfeiçoar o planejamento operacional de um negócio, embora também possa ser implementada em outros âmbitos da vida. O programa geralmente é implementado como um planejamento estratégico visando estabelecer um processo contínuo de melhoria e evolução. 

A metodologia 5S tem sido desenvolvida em ambiente empresarial de forma eficaz e participativa através de fundamentos de fácil compreensão e capacidade de apresentar resultados expressivos. Isso responde a questão daqueles que se perguntam: “por que cada vez mais empresas investem na aplicação dos 5S?” A resposta é simples: porque é uma ferramenta fundamentada em ideias simples que podem trazer grandes benefícios para as empresas.

O conceito de 5S possui como base as cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome do programa. As palavras são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que migradas para o Português foram traduzidas como “sensos”, visando manter a letra inicial para não descaracterizar a nomenclatura do programa.

Quer saber mais sobre a metodologia e como implementá-la no sistema de gestão da sua rede de franquias? Então leia até o fim!

Os sensos do 5S

Agora vamos conhecer as particularidades de cada um dos conceitos utilizados pela metodologia 5S. São eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina. Veja separadamente sobre cada um:

Seiri – Senso de utilização 

Significa utilizar materiais, ferramentas, equipamentos e dados com equilíbrio e bom senso. Esse é um passo essencial para otimizar diversas operações do dia a dia em um ambiente profissional. Os resultados da aplicação do Senso de Utilização são imediatamente evidenciados:

• Ganho de espaço;
• Facilidade de limpeza e manutenção;
• Melhor controle dos estoques;
• Redução de custos;
• Preparação do ambiente para a aplicação dos demais conceitos do 5S.

Pergunta norteadora: na sua empresa, onde e como é realizado o descarte ou realocação de tudo aquilo considerado dispensável para realização das atividades?

Seiton – Senso de organização 

O senso de organização pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente. Para isto devem-se fixar padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes etc. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico. 

Podemos identificar como resultados do senso de organização:

• Economia de tempo;
• Facilidade na locação de ferramentas;
• Redução de pontos inseguros.

Pergunta norteadora: no seu ambiente de trabalho, onde e como é realizado a organização e exposição de tudo que é indispensável para o funcionamento das operações diárias? 

Seiso – Senso de Limpeza

Este senso define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos desnecessários em determinado ambiente. Trata-se de manter a limpeza do piso, armários, gavetas, estantes etc.

O senso de limpeza pode ir além do aspecto físico, abrangendo também o relacionamento pessoal onde se preserva um ambiente de trabalho e impera a transparência, a honestidade e o respeito. A aplicação do senso de limpeza traz como resultado:

• Ambiente saudável e agradável;
• Redução dos riscos de acidente;
• Melhor conservação de ferramentas equipamentos;
• Melhoria no relacionamento interpessoal.

Pergunta norteadora: na sua empresa, com que frequência e afinco é feita a limpeza do ambiente de trabalho e adjacências? 

Seiketsu – Senso de Padronização e Saúde

O senso de padronização é traduzido na fixação de padrões de cores, formas, iluminação, localização, placas, entre outros. Como abrange também o conceito de saúde, é importante que sejam verificados o estado dos banheiros, refeitórios, salas de trabalho.

Tratando-se do franchising, vale comentar que uma ótima solução para a padronização do seu negócio é realizar uma inspeção de franquias.

Este senso tem como principal finalidade manter os 3 primeiros S’ (seleção, ordenação e limpeza) de forma que eles não se percam. Podem-se evidenciar como principais resultados da aplicação deste conceito:

• Facilidade de localização e identificação de ferramentas;
• Equilíbrio físico e mental;
• Melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios etc.);
• Melhoria na condição de segurança.

Pergunta norteadora: existe, na sua empresa, uma unidade infraestrutural bem definida? 

Shitsuke – Senso de disciplina e Autodisciplina 

A última etapa do programa 5S é definida pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com as etapas anteriores. Este senso é composto pelos padrões éticos e morais de cada indivíduo. 

Esta etapa estará sendo de fato executada quando os indivíduos passam a fazer o que precisa ser feito mesmo quando não há a vigilância geralmente feita pela chefia ou quando estendem estes conceitos para a vida pessoal demonstrando seu total envolvimento. Diante de um ambiente autodisciplinado acerca dos princípios 5S é possível que se tenha:

• Maior produtividade;
• Maior segurança no trabalho;
• Melhoria nas relações humanas;
• Valorização do ser humano;
• Cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos.

Pergunta norteadora: no seu negócio, todos os profissionais carregam os valores defendidos pela empresa? 

A convivência com os cinco sensos apresentados leva os indivíduos a compreenderem melhor o seu papel dentro de uma organização e os torna parte da pirâmide dos resultados alcançados. Por isso, os programas de qualidade têm auxiliado as empresas no processo de melhoria contínua dos produtos ou serviços, principalmente através da mudança cultural.

4 passos para implementar o 5s na sua rede

Os mais diferentes tipos de negócios podem implementar o 5S para otimizar o dia a dia da empresa e tornar os processos mais eficientes.

Faça um levantamento dos processos atuais 

Uma vez que o 5S se preocupa com a organização e otimização de processos e setores é importante entender o funcionamento cotidiano de cada área da empresa. É necessário identificar onde há um gargalo que atrasa a produtividade e excelência de cada prática empresarial. 

Por exemplo, considere a organização de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Como ela ocorre? Existe um padrão?

Uma das maneiras de medir isso é analisar o tempo de demora para encontrar um documento. Todos os colaboradores da empresa conseguem achar os documentos quando necessário?

A organização das mesas e gavetas também deve sofrer uma auditoria para garantir que haja organização e ordem.

Treinamento de equipe

Para implantar o 5S é preciso fornecer treinamento para uso de ferramentas de qualidade não apenas para os gestores, mas para todos os funcionários.

O 5S é uma metodologia aplicada em grupo e isso quer dizer que ela demanda a participação de todos os funcionários da empresa. Cada um deve se responsabilizar por organizar — e manter organizado — o seu setor e os demais.

Cumprir processos de organização, entretanto, nem sempre é divertido. Por isso, sua equipe deve receber treinamentos que a conscientizem sobre o que é 5S e o quais os benefícios de participar ativamente dessa “nova política” adotada pela sua empresa.

Organize o ambiente 

Com todos envolvidos e bem treinados é hora de colocar a mão na massa e organizar toda a empresa.

Comece retirando tudo o que está nas gavetas, armários e mesas. Assim como você precisa esvaziar o guarda-roupa da sua casa para arrumá-lo, você precisará fazer o mesmo dentro da sua empresa.

Reorganize a empresa pensando em colocar as coisas no lugar mais eficiente possível e divida os objetos de acordo com o local onde e por quem é utilizado. Por exemplo, se uma ferramenta é utilizada por dois setores diferentes, o ideal é que esteja a uma mesma distância de ambos. 

Adote o uso de etiquetas para saber o que há dentro de cada gaveta e caixa. Assim todo mundo sabe o que tem dentro de cada local de armazenamento, sem precisar abri-lo. Além disso, fica mais fácil lembrar onde guardar depois de usar. Se possível opte por caixas transparentes.

Oficialize a organização estabelecida no 5S

Após a primeira fase de organização, é hora de criar padrões para organizar a estrutura da empresa visando que funcionários antigos e novos saibam a quem recorrer em cada situação. Visando a construção de um modelo operacional e, principalmente, gerenciador de tarefas, pense nos seguintes recursos:

• Ornogramas;
• Fluxogramas;
• Manual de procedimentos;
• diagramas;
• Cronogramas de atividades;

Considerações finais  

Manutenção e monitoramento são termos que não podem ficar de fora do vocabulário de um gestor de qualidade e da diretoria da empresa. Se você realmente aspira à vantagem competitiva para sua franquia, é necessário, para além de estabelecer uma metodologia de sucesso, manter todos os processos. 

Você não vai querer jogar por água abaixo todo o trabalho realizado até o momento, correto? Por isso garanta que a organização criada esteja sendo cumprida e principalmente verifique se ela está contribuindo para maior produtividade da sua franquia e menor perda de tempo.

Auditorias periódicas são boas estratégias, mas fique de olho todos os dias nos detalhes. Dessa forma, você garante que os procedimentos estão sendo realizados da maneira correta e que todos estão seguindo os planos definidos.