Como usar o Excel para organizar os processos de sua franquia

A gestão eficaz é a espinha dorsal de qualquer franquia bem-sucedida. À medida que as franquias crescem, a complexidade dos processos também aumenta. Uma maneira eficiente de enfrentar esse desafio é utilizar ferramentas poderosas de organização e análise de dados, como o Microsoft Excel. Este software amplamente utilizado oferece uma variedade de recursos que podem ser adaptados para atender às necessidades específicas de uma franquia.

Neste artigo, exploraremos como o Excel pode ser empregado como uma ferramenta fundamental para organizar e otimizar os processos de uma franquia. Desde o rastreamento de vendas e inventário até o gerenciamento de funcionários e análise de desempenho, o Excel oferece uma gama versátil de funcionalidades que podem impulsionar a eficiência e a produtividade em todos os aspectos operacionais de uma franquia.

Você lerá neste artigo:

• O que é o Excel?
• O que o Excel pode trazer à sua franquia?
• Como usar o Excel para organizar os processos de sua franquia

O que é o Excel?

No mundo tecnológico que vivemos atualmente, muitas ferramentas já se tornaram parte do cotidiano de muitas empresas. Esses instrumentos facilitam processos, otimizam o tempo gasto e vieram para transformar para sempre a gestão de uma franquia. Entre os mais comuns, o Microsoft Excel.

O Microsoft Excel é um editor de planilhas desenvolvido pela gigante Microsoft. Atualmente, ele é suportado em grande parte dos sistemas modernos, como Windows, macOS, Android e iOS. Entre suas principais funcionalidades, temos cálculos matemáticos avançados, gráficos e tabelas dinâmicas. 

Além disso, o Excel faz parte de um conjunto de aplicações e serviços da Microsoft, o Office 365. Por se tratar de um programa pago, seu sucesso é realmente impressionante. Pois, apesar do custo para aquisição do pacote completo, ele se sobressai em relação a alternativas gratuitas, como o LibreOffice e Google Sheets.

Por conta dessa importância, neste conteúdo vamos te apresentar a importância e vantagens que essa ferramenta pode trazer a sua rede de franquias. Ainda, te ensinaremos como utilizar o Excel de forma que seu potencial máximo seja alcançado. Confira!

Como o Excel pode ajudar sua franquia?

Como falamos anteriormente, o Excel se tornou algo obrigatório no cotidiano de qualquer empresa. Seja para organizar seu fluxo de caixa, contato de franqueados, cronograma e diários do dia a dia ou até mesmo o controle de estoque da sua franquia, existem uma série de vantagens que contribuem para o uso da ferramenta.

Isto é, o Excel é uma ferramenta extremamente versátil que pode oferecer uma série de benefícios para a gestão e operação de uma franquia. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o Excel pode ajudar a sua franquia a prosperar:

Organização

O Excel possui um limite de 1.048.576 linhas e 16.384 colunas por planilha. Dá para imaginar o quanto de informação é possível guardar em um desses documentos. Por isso, com essa capacidade monstruosa, o Excel é uma ótima forma de organizar qualquer coisa. 

Além disso, as versões mais atuais do software contam com backup automático na nuvem. Assim, você não precisa se preocupar com possíveis arquivos corrompidos, já que basta acessar sua pasta na nuvem para ter acesso a todas as suas planilhas, a qualquer horário e lugar.

Automatização

Se sua meta é usar o Excel para a área contábil de sua franquia, você terá uma grande ajuda da ferramenta. Com a aplicação, você consegue utilizar fórmulas e códigos adaptáveis para automatizar os mais diversos cálculos e tarefas.

Para se ter uma ideia, o Excel leva menos de um décimo de segundo para calcular valores de uma planilha inteira. Imagina fazer isso à mão? O Excel facilita a sua vida evitando o desperdício de tempo. E lembre-se do ditado: tempo é dinheiro! 

Familiaridade

Por se tratar de uma ferramenta mundialmente renomada e líder de seu segmento, o Excel é conhecido por muitas pessoas. Quem nunca viu um currículo que expressava o conhecimento em Excel? Afinal, novamente, já é um conhecido praticamente indispensável em qualquer emprego. 

Por isso, integrar um novo funcionário ou os já existentes no sistema será uma tarefa sem maiores problemas. Basta o usuário conhecer o básico da informática e estar disposto a aprender.

Praticidade

Graças a enorme vastidão da internet, você vai encontrar planilhas prontas para serem usadas de quase tudo que precisar. Além de facilitar a vida de quem gere esse tipo de conteúdo, a grande maioria dessas planilhas é gratuita e de baixo grau de complexidade, mesmo para tarefas consideradas complexas.

Essas planilhas pré-montadas podem ser encontradas tanto em no próprio aplicativo em versões disponibilizadas pela própria Microsoft quanto em versões feitas pelos usuários, em fóruns e sites especializados. A variedade de opções com certeza vai auxiliar na produtividade da sua rede, afinal, quem não gostaria de ter milhares de opções de forma rápida e fácil?

Parcerias e flexibilidade

Nos últimos anos, muitas empresas conciliam o uso do Excel com outros softwares de gestão, e isso funciona muito bem! Muitos acabam usando o programa da Microsoft como suporte para esboços e tarefas simples, enquanto utilizam de outros sistemas para complementar a automatização de processos mais complexos. 

Por exemplo, a solução de Engajamento do sistema para franquias da Central do Franqueado conta com um banco de dados que o franqueador pode disponibilizar os manuais, aplicar treinamentos à distância e muito mais. Em auxílio a isso, você pode utilizar o Excel para manter uma lista atualizada do progresso de capacitação dos franqueados.

Como usar o Excel para otimizar os processos de sua franquia

Capacite seu time

Lembre-se: de nada adianta possuir uma ótima ferramenta para auxiliar seus processos se você e sua equipe de funcionários não souberem utilizá-la. A capacitação é um processo fundamental para garantir a excelência em qualquer processo no mundo dos negócios. Por isso, garanta que esses treinamentos ocorram com qualidade.

Analise suas tarefas e possibilidades

Quais são os processos atuais que ocorrem em sua rede franquias? Essa é a pergunta que você deve fazer nesse primeiro passo. Saber disso irá permitir a visualização de um panorama geral do seu mapa de processos. Assim, você conseguirá analisar o que pode ser automatizado ou organizado com o uso do Excel.

São dezenas de processos que existem em uma rede de franquias. Por isso, organize seus processos em um banco de dados, como o próprio Excel, detalhando as possibilidades e metodologia atual. Dessa forma, em conjunto com seus franqueados, vocês decidirão o que é melhor para o futuro da rede.

Concilie com outras ferramentas

Reiterando uma possibilidade citada anteriormente, é possível integrar o uso do Excel com mais de um software. No caso de franquias, muitos dos processos cansativos e diários já deixaram de ser feitos manualmente há muito tempo. A solução? Um software de gestão para franquias!

Nós, da Central do Franqueado, sabemos da importância de organizar os processos de sua franquia. Por isso, te apresentamos nosso sistema para franquias. Ele conta com funcionalidades que irão otimizar o gerenciamento das atividades e setores da sua franquia, consolidar sua padronização e acelerar a expansão da sua rede.

Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. 

Se gostou deste conteúdo, leia nosso artigo sobre Programa de Excelência e saiba como ter uma melhoria contínua de processos internos de sua franquia. Esperamos você!