Como uma Matriz de Priorização pode otimizar a gestão da sua franquia

Uma matriz de priorização é uma ferramenta utilizada na gestão de demandas. Ela possibilita a categorização e definição de qual problema será solucionado primeiro. Sua aplicabilidade é ampla e pode ser usada até mesmo na sua vida pessoal.

Neste artigo você vai ver:

• O que é a matriz de priorização?
• Como funciona a matriz de priorização?
• Como aplicar a matriz de priorização na sua rede de franquias?

O que é a matriz de priorização?

O cotidiano agitado de uma franquia costuma estar acompanhado de muitas demandas e processos pendentes. Por isso, algumas atividades podem acabar sendo mal geridas devido a falta de atenção. Para resolver esse problema, existem diversas ferramentas e técnicas que podem ser aplicadas para definir as prioridades e resolver os problemas. A matriz de priorização é uma delas.

A matriz de priorização de processos é um sistema fácil de entender e usar. Ela possibilita a categorização dos problemas e a decisão de qual deles será resolvido primeiro. Ao apostar na efetividade da matriz, você agiliza  o processo de tomada de decisão. Isso acontece porque a matriz de priorização usa critérios para definir a importância de cada problema. Na verdade, ela pode ser usada em qualquer situação que demande priorização ou organização de atividades.

As linhas e colunas que compõem sua estrutura facilitam a visualização dos problemas e as alternativas para solucioná-los. Criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe em 1981, a matriz é o método mais utilizado atualmente para otimizar a qualidade. A sua efetividade, no entanto, depende do trabalho e integração da equipe. A matriz de priorização apresenta inúmeras variações, mas a mais conhecida é a matriz GUT. 

Como funciona a matriz de priorização?

A matriz de priorização é uma forma de organizar os problemas pendentes. Uma das mais utilizadas é a matriz GUT. Os aspectos analisados pela matriz GUT são: gravidade; urgência e tendência. As letras iniciais das três palavras formam a sigla GUT que nomeia o sistema. Considerando esses aspectos, cada problema recebe uma nota de 1 a 5. Posteriormente, é efetuada uma multiplicação para definir o grau de prioridade, mas chegaremos lá. Antes você precisa entender o que significam os seguintes aspectos analisados pela matriz:

• Gravidade: ela representa a consequência do problema na organização. Serve para medir o quão grave é o problema ou ação para a empresa como um todo, procedimentos, pessoas, etc.
• Urgência: aqui está representado o prazo ou tempo disponível para solucionar o problema. Quanto mais urgente, menor o tempo para resolver.
• Tendência: representa a tendência de crescimento do problema, a possibilidade de se tornar mais grave com o passar do tempo. Aqui vale também analisar não só a tendência de aumento, mas também a redução até o desaparecimento.

Os parâmetros de gravidade, urgência e tendência precisam estar claramente estruturados para que a avaliação e a colocação das notas estejam de acordo. No entanto, os critérios podem ser definidos se você desejar. Cabe a você escolher a melhor forma de priorizar a resolução dos seus problemas. A seguir consta um modelo para exemplo:

Gravidade

• Nota 1: sem gravidade, danos leves, os quais podem ser desconsiderados;
• Nota 2: pouca gravidade, danos mínimos;
• Nota 3: grave, danos regulares;
• Nota 4: muito grave, grandes danos, porém reversíveis;
• Nota 5: extremamente grave, danos gravíssimos que podem até se tornar irreversíveis.

Urgência

• Pode esperar: não há pressa em resolver o problema;
• Pouco urgente: são urgentes, mas podem esperar um pouco;
• Urgente: precisam ser tratados o mais rápido possível;
• Muito urgente: é urgente, quanto mais cedo melhor;
• Imediatamente: não pode esperar, precisa ser resolvido de imediato.

Tendência

• Não irá mudar: nada irá acontecer;
• Irá piorar a longo prazo: a situação irá se agravar lentamente;
• Irá piorar a médio prazo: a situação irá se agravar um pouco mais rápido;
• Irá piorar a curto prazo: a situação pode piorar em um curto período de tempo;
• Irá piorar rapidamente: é imprescindível agir agora antes que seja tarde demais.

Como aplicar a matriz de priorização na sua rede de franquias?

Agora que você entendeu o que é a uma matriz de priorização e como ela funciona. Que tal conferir a sua aplicabilidade? Continue lendo!

Primeiro passo: faça uma lista com os itens

Após esclarecer os parâmetros, é importante listar os itens de análise, problemas, ações, riscos, etc. É fundamental que o levantamento dos itens a serem priorizados seja um trabalho em equipe. Em outras palavras, envolver pessoas que possam contribuir com informações importantes é necessário. Após listar os itens, a sua tabela deve se parecer com a Tabela 1.

 

Problema	Gravidade (G)	Urgência (U)	Tendência (T)	Resultado
Item 1
Item 2
Item 3

 

Tabela 1 – Modelo com os itens inseridos, é o primeiro passo para aplicação da matriz GUT.

Partindo de um cenário fictício, vamos supor a seguinte relação dos itens de uma empresa no segmento de eletrônicos: a Central Tech.

Item 1: Meta de venda mensal não é atingida há 6 meses.

Item 2: Os colaboradores estão desmotivados 

Item 3: Pedidos de reembolso dobraram no último mês.

Continue lendo para conferir os próximos passos..

Segundo passo: avalie os itens

Esse é o momento para iniciar a avaliação de cada item na lista. A classificação deve ser dada considerando as notas de 1 a 5 para cada aspecto. Nessa etapa do processo, vale a lembrar a dica anterior sobre trabalho de equipe. Analisar em grupo e não se restringir a apenas um ponto de vista é essencial para que o resultado seja o mais preciso possível. Confira na Tabela 2 a avaliação dos itens.

 

Problema	Gravidade (G)	Urgência (U)	Tendência (T)	Resultado
Meta de venda mensal não é atingida há 6 meses.	5	5	5
Os colaboradores estão desmotivados	4	5	4
Pedidos de reembolso dobraram no último mês	4	5	4

 

Tabela 2 – Matriz GUT com os problemas listados, segundo passo do processo de aplicação.

Terceiro passo: calcule os resultados

Após o preenchimento da tabela, a multiplicação das notas deve ser executada. Os resultados da multiplicação ficam na última coluna da tabela. Quanto maior for o número do resultado, maior será a prioridade dada ao item. Confira na Tabela 3.

Problema	Gravidade (G)	Urgência (U)	Tendência (T)	Resultado
Meta de venda mensal não é atingida há 6 meses.	5	5	5	125
Os colaboradores estão desmotivados	4	5	4	100
Pedidos de reembolso dobraram no último mês.	4	5	4	80

 

Tabela 3 – Cálculos gravidade x urgência x tendência realizados.

Para organizar a prioridade, basta ordenar de forma crescente os itens de acordo com o 

resultado. Os itens que figurarem no topo da lista devem ser tratados primeiro, seguindo a ordem da tabela até o item com a prioridade mais baixa:

Propositalmente, foram selecionados itens que geraram os mesmos resultados. É o caso do “Meta mensal não é atingida há 6 meses” e “Pedidos de reembolso dobraram no último mês“. Quando dois itens apresentam o mesmo resultado, um caminho possível é revisar os itens com cautela e definir critérios de desempate. 

Considerando que a motivação dos colaboradores é fundamental para o sucesso de um negócio, a nota estabelecida previamente de 4 pontos de gravidade foi alterada para 5, totalizando um resultado de 100 pontos. Para resumir, a ordem de prioridade fica a seguinte:

1. Meta mensal não é atingida há 6 meses.
2. Colaboradores estão desmotivados.
3. Pedidos de reembolso dobraram no último mês.

Vale lembrar que o principal objetivo da matriz de priorização é organizar os problemas, mas não resolvê-los. Em outras palavras,desenvolver a matriz GUT ou matriz de priorização é uma ótima primeira abordagem para mapear os problemas da sua rede.

Após estruturar a matriz de priorização, você pode consultar a metodologia dos 5 porques e a 5W2H, que são ótimas alternativas para resolução de problemas. Quer melhorar ainda mais a organização das suas atividades? Confira o nosso e-book sobre Gestão de Tempo e aprenda a organizar os seus horários para produzir mais. 

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