Descubra como otimizar sua rotina profissional utilizando de um cronograma de projetos

Às vezes é complicado organizar prazos e tarefas de um projeto, ainda mais quando são vários em andamento, não é mesmo? Mas, uma boa forma de resolver tais problemas é utilizando de um cronograma de projetos, que vai ajudar principalmente a estipular prazos baseados na sua produtividade!

Você vai encontrar neste artigo:

• O que é Cronograma de Projetos?
• Vantagens de fazer um cronograma de projetos
• Como montar seu cronograma de projetos

O que é Cronograma de Projetos?

Um cronograma de projetos é a organização em torno de um produto ou tarefa que possui necessidade de ser entregue em um curto período de tempo. Sendo assim, é uma ferramenta de gestão bastante conhecida e utilizada, já que auxilia diretamente na otimização de projetos.

Com ele, é possível deixar explícito para clientes e também para conhecimento próprio, datas de início e entregas de uma trabalho que será desenvolvido. Além de analisar quais tarefas são interligadas e dependem de outros fatores, equipes disponíveis, entre outros fatores importantes para o gerenciamento de um projeto.

Através da utilização de um cronograma de projetos, também é possível medir o tempo que será desempenhado para cada tarefa. Desta forma, se pode prestar mais atenção a prazos curtos que exigem demais, e quem sabe, aplicar mais pessoas para elaborar a tarefa. Contando com uma agenda dessas, se torna fácil otimizar todos os processos de um projeto por meio de seu acompanhamento cronológico!

Vantagens de fazer um Cronograma de Projetos

Elaborar um cronograma de projetos é algo que traz vários benefícios para sua gestão. Além do que já foi apontado, esse documento com tarefas, além de otimizar, também pode ajudar a evidenciar problemas e explicitar desempenho.

Abaixo listamos algumas de suas vantagens.

Medir o tempo de atividades

Através de um cronograma de projetos é possível compreender qual o tempo estipulado para produção de cada item de um plano. Assim, você pode se basear em estimativas de outros projetos já feitos para ter noção de tempo utilizado para cada tarefa. Podendo definir prazos mais eficientes aos seus projetos ou passar para clientes.

Analisar a produtividade do seu time

Um ponto positivo de contar com um cronograma é conseguir ver o quanto sua equipe está se dedicando para produção do projeto. Lógico que, você não vai encher seu time de tarefas de modo que eles surtem para conclusão, mas sim, tirar proveito dos prazos para ver quem consegue cumprir os objetivos.

Fazendo tal análise, poderá encontrar problemas na produtividade de algum colaborador, e conversar com ele para descobrir se algo está afetando sua qualidade de vida no trabalho.

Garantir empenho

Sempre que uma equipe possui metas e objetivos ela busca cumprir elas com êxito, então, com datas para conclusão de tarefas, seu time vai tentar ao máximo entregar elas no prazo. Deste modo, toda sua equipe responsável pelo projeto se mostrará eficiente e em busca de apresentar algo de qualidade para não necessitar refazer.

Se você perceber o empenho de sua equipe de modo positivo, pense em dar alguns benefícios a eles. Neste caso, pode-se levar em conta o esforço individual de cada um, utilizando como métrica a meritocracia.

Conhecer seus limites

Ao definir um cronograma, você vai saber o quanto sua equipe e você precisaram se dedicar a ele, então, você vai saber quando dizer que não à clientes. Pois, de nada adianta abraçar mais projetos do que o possível, isso terá apenas resultados negativos.

Como montar seu Cronograma de Projetos

Extremamente essencial, tanto dentro de empresas como na sua vida pessoal, o cronograma de projetos é tarefa fácil, mas que, ainda sim demanda certa atenção. Por isso, fizemos uma lista de como elaborar o seu cronograma em 6 passos:

1 – Crie um esboço.

Antes de começar qualquer coisa, é preciso fazer um bom rascunho de tudo que será necessário. Por isso, no primeiro momento você irá averiguar o que será feito, como será feito, o que não vai entrar no projeto, entre todos os itens importantes. A partir deste processo você vai abrir os olhos sobre pontos relevantes sobre o cronograma que será criado.

2 – Decida quem serão os envolvidos na produção

No segundo momento da montagem do seu cronograma é preciso ver quem irá fazer parte de sua elaboração. Por isso, você vai precisar pensar em quem está disponível para se dedicar a ele e seja capaz de contribuir com o esperado.

Ao montar uma equipe responsável se torna mais fácil estipular prazos para as entregas, isso porque você terá noção do tempo de produção de cada colaborador!

3 – Crie uma linha de atividades

Faça primeiro um balanço de todas as tarefas que serão desenvolvidas para o projeto e em seguida faça uma linha sequencial. Monte então, um esquema onde as tarefas necessárias primárias sejam feitas em primeiro momento, pois assim, não ocorre problema com o decorrer das atividades.

Também é preciso levar em conta que os setores consigam trabalhar em harmonia e em sequência. Não adianta uma tarefa que depende de outro setor ir até ele sem o outro ter produzido.

4 – Estabeleça tempo para a execução

Uma das partes mais importantes de um cronograma de projetos é estimular datas e horários para entrega. Com eles, é possível garantir que sua equipe não relaxe em relação à produção, e que você tenha controle sobre seu projeto ou do cliente.

Esse apontamento de período deve ser feito levando em conta outros projetos, então, os limites normalmente serão baseados na produtividade apresentada pela equipe.

5 – Elabore seu cronograma

Chegou o grande momento, criar seu próprio cronograma de projetos! Levando-se em conta todos os itens anteriores, é possível criar um planejamento de qualidade sobre todos os projetos inimagináveis.

Uma boa dica para otimizar seu cronograma de modo eficaz, é contar com uma ajudinha com a gestão da sua franquia. A Central do Franqueado conta com um módulo de Projetos que permite você a ter um controle total sobre eles, além de avisar sobre atrasos e problemas encontrados nele!

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