Gestão do Tempo: 5 dicas para aumentar a produtividade da sua rede de franquias

A gestão do tempo é fundamental para atender ao nível de produtividade exigido pelos tempos modernos, que exigem cada vez mais resultados em um curto espaço de tempo. Uma das razões para isso está diretamente relacionada ao desenvolvimento das tecnologias, pois a era digital e a aceleração dos procedimentos é uma realidade impossível de desvincular do mercado de trabalho. 

No franchising, não é diferente. Cada vez mais o franqueador precisa conciliar diversas atividades durante o seu dia, mas isso nem sempre é fácil. A gestão do tempo e a organização das demandas é uma alternativa para reduzir a carga de trabalho e aumentar a produtividade.

Com múltiplas unidades operando simultaneamente e uma variedade de tarefas para coordenar, a habilidade de otimizar o tempo se torna ainda mais crucial para garantir a produtividade e o crescimento sustentável do negócio.

Neste artigo, exploraremos cinco dicas valiosas para aumentar a produtividade em sua rede de franquias por meio de uma gestão eficiente do tempo. Desde a implementação de ferramentas tecnológicas até a adoção de práticas de organização e comunicação, cada estratégia oferece insights práticos e acionáveis para ajudar os franqueadores e franqueados a maximizar o potencial de suas operações.

Para ajudá-lo, a Central do Franqueado preparou este conteúdo completo sobre o assunto, onde apresentaremos tudo que você precisa saber sobre a gestão do tempo no franchising. Assim, seja no papel do franqueador ou franqueado, sua vida no mercado de franquias será muito mais organizada. Não perca!

Neste artigo você vai ver:

• O que é gestão do tempo?
• Qual a importância da gestão do tempo em uma rede de franquias?
• 5 dicas para fazer uma boa gestão do tempo
• Gestão do tempo na era digital
• Bônus

O que é gestão do tempo?

A gestão do tempo, conhecida também como gerenciamento do tempo, são procedimentos para priorizar e organizar o trabalho de forma a diminuir o tempo gasto com as atividades. Dessa maneira, é possível aumentar a produtividade em uma rede de franquias. 

Para isso, é importante conhecer a rotina das redes de franquias para identificar em quais situações o gerenciamento de tempo pode ser mais benéfico. No ambiente de trabalho, a organização está diretamente relacionada com a gestão do tempo. 

Também, é comum que um franqueador passe o dia inteiro ocupado com as demandas da franquia, mas isso não significa que ele está sendo produtivo. 

Nesse sentido, iniciar atividades sem planejamento aumenta as probabilidades de terminar o dia com várias demandas pendentes e nenhuma concluída. 

A gestão do tempo, portanto, é fundamental para diferenciar o que é prioridade e o que pode ser adiado, quer saber como usar o tempo a seu favor? Continue a leitura!

Qual a importância da gestão do tempo em uma rede de franquias?

Uma rede de franquias consiste em dezenas de unidades franqueadas e um franqueador precisa estar atento a todas elas, prestando suporte e monitorando o desempenho dos franqueados. Mas nem sempre isso é fácil, certo? Por isso, administrar o tempo é fundamental para um franqueador. 

Principalmente se você é iniciante no mercado de franquias e tem recursos limitados, perder tempo pode contribuir até mesmo para a falência da rede. Vamos supor que você gaste dinheiro e tempo para desenvolver várias atividades e nunca termine nenhuma, isso é péssimo para o desempenho da sua franquia.

Otimizar o Lead Time é uma das possibilidades do gerenciamento do tempo, dessa maneira, você aproveita um dos recursos mais importantes para qualquer modelo de negócio. Afinal, o tempo é um recurso limitado e deve ser administrado da melhor maneira possível.

Ou seja, a gestão eficaz do tempo em uma rede de franquias é fundamental em um ambiente onde múltiplas unidades operam simultaneamente, o tempo é um recurso valioso que precisa ser distribuído de forma estratégica para garantir que todas as operações funcionem sem problemas.

Uma gestão eficiente do tempo permite que os franqueadores e franqueados dediquem recursos adequados para cada aspecto do negócio, desde a gestão de estoque até o atendimento ao cliente, maximizando assim a eficiência operacional.

5 dicas para fazer uma boa gestão do tempo

Agora que você entendeu o que é o gerenciamento do tempo e qual a sua importância em uma rede de franquias, que tal conferir algumas dicas para aproveitar melhor o tempo? Veja a seguir!

Planejamento 

Planejamento é indispensável para qualquer franqueador. Se você preza pela sua produtividade, planejar o dia é uma atividade com resultados comprovados. Antes de começar o dia realizando todas as atividades que vem a mente, pare e pense: o que precisa ser resolvido hoje? 

Dessa maneira, você organiza em uma lista as atividades e as separa por prioridade, a ideia é identificar o que precisa ser executado imediatamente e o que pode esperar, a partir desse filtro, você reduz drasticamente o número de atividades para o dia, diminuindo as probabilidades de ter um dia improdutivo e desgovernado. 

O uso de listas de verificação ou checklists, por exemplo, é uma alternativa na hora de organizar uma lista de atividades para facilitar o seu dia. Busque pela fácil visualização e classificação das atividades. Para isso, vale usar cores e símbolos. 

Defina as metas 

As metas e objetivos são fundamentais para que você alcance o sucesso da rede de franquias. Além disso, elas contribuem para manter a motivação no trabalho. Ao definir metas e objetivos, você consegue visualizar o que é realmente importante. Isso contribui também para aumentar a produtividade dos seus colaboradores, que sempre terão um norte para seguir.

Se você acompanha o blog da Central do Franqueado, deve ter conferido anteriormente o nosso artigo sobre a importância das metas e objetivos. Para resumir, a meta é o objetivo de forma quantificada.

Vamos supor que o seu objetivo seja encontrar expandir abrir 24 unidades de franquia em um ano. Para isso, a meta é encontrar dois investidores interessados em abrir uma unidade da rede de franquias a cada mês. 

Nesse sentido, as atividades da franquia como divulgação, nutrição de leads e campanhas de marketing voltadas para franqueados são fundamentais para contribuir com a estratégia de expansão da rede.

Estabeleça prazos adequados 

Prazos são o motivo de desespero para muitos administradores. Porém, a verdade é que eles influenciam diretamente no andamento das atividades. Se uma demanda tem um prazo muito distante, ela acaba sendo deixada para depois e, às vezes, fica esquecida. No entanto, se o prazo for muito curto, a entrega pode apresentar um rendimento abaixo da média. 

Por isso, é importante estabelecer um equilíbrio. Não se preocupe em estabelecer prazos longos se a tarefa for difícil, inclusive, vale lembrar a importância de estabelecer extras para funcionarem com uma margem. Afinal, um problema inusitado pode aparecer e atrasar todo o cronograma. 

Controle de prazos

Sabemos como a comunicação é fundamental em uma rede de franquias, certo? Por isso, tenha certeza de que todos os envolvidos estão informados sobre a ordem de prioridade de tarefas, dos prazos estipulados e de como elas devem ser executadas. Nesse sentido, já imaginou uma ferramenta que alerta franqueados dos principais prazos da sua rede?

No módulo Central de Atendimento ao Franqueado (CAF) do software para franquias, é possível registrar todas as interações com franqueados em um único sistema. Mas, mais do que isso, você pode enviar alertas e otimizar a relação entre franqueador e franqueado. Ainda, através de relatórios inteligentes, você consegue identificar quais franqueados solicitam mais ajuda e qual o custo (R$) para atender toda sua rede.

Priorize as atividades 

Como você viu anteriormente, priorizar as atividades é uma alternativa para resolver primeiro o que for mais necessário. Para isso, você pode usar uma matriz de priorização, por exemplo. Se você julgar uma tarefa desnecessária, não se incomode em deixar de fazê-la, você deve valorizar o seu tempo e a melhor forma para fazer isso é dando prioridade.

Vale lembrar a importância de delegar tarefas para priorizar as atividades. Cada área de atuação da franquia pode atuar com objetivos diferentes. Dessa maneira, com poucas atividades divididas para cada setor, fica mais fácil de alcançar um resultado satisfatório. 

Evite ser multitarefas

Se responsabilizar por várias demandas parece um bom sinal de produtividade. Mas, na verdade, isso é prejudicial para toda a rede de franquias, pois o ideal é resolver um problema de cada vez. Atenção: isso não é uma regra, você pode aderir a atividades diferentes se não se sentir sobrecarregado, o importante é entender que a quantidade não está relacionada com a qualidade.

Gestão do tempo na era digital

A gestão do tempo na era digital é cada vez mais complicada. O grande fluxo de informações e as distrações constantes podem dificultar até tarefas simples do dia a dia. Também, a velocidade com que as tecnologias entregam resultados pressionam a todos os envolvidos a entregarem cada vez mais em pouco tempo. 

No mercado de franquias, as tecnologias de comunicação são amplamente usadas. Por exemplo, WhatsApp e Telegram para se comunicar com os franqueados. Porém, os aplicativos de mensagens não foram pensados para o franchising. Logo que surgiu, o WhatsApp foi considerado uma opção ágil e eficaz para a comunicação empresarial por ser uma opção tão prática de chat online. 

No entanto, com o passar do tempo, acabou se tornando prejudicial, pelo menos no âmbito do franchising. Isso porque a criação de grupos paralelos se mostrou um ambiente propício para a proliferação de boatos e outras formas de ruídos na comunicação da rede com os seus franqueados. Assim, um software para franquias é a melhor alternativa para combinar todas as facilidades oferecidas pela tecnologia. 

Além disso, a gestão do tempo é útil para melhorar a eficiência dos processos no franchising. Vamos supor que uma unidade de franquia da rede está apresentando um desempenho abaixo da média. Após as devidas intervenções, se o problema persistir, a solução pode ser uma reorganização do cronograma de atividades. 

Lembre-se que nem sempre todos os colaboradores vão responder da mesma maneira a uma nova abordagem. Por isso, é preciso ter paciência e foco para alcançar os resultados.

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Bônus

Neste artigo, você aprendeu várias dicas sobre como aumentar a sua produtividade e gerenciar o tempo. A Central do Franqueado sabe que o tempo é um recurso valioso para os franqueadores. 

Por isso, desenvolvemos o e-book Gestão do Tempo e disponibilizamos como um bônus para você aprimorar o gerenciamento deste recurso tão valioso e que é finito para todos. O material tem acesso gratuito, basta preencher o formulário e solicitar o download.

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