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Engajamento

9 dicas para aprimorar a comunicação na sua rede de franquias

8 min de leituraCentral do Franqueado

Aprimorar a comunicação é indispensável em uma rede de franquias. Afinal, você já deve ter ouvido mais de uma vez que franchising é sinônimo de padronização, não é mesmo? Isso quer dizer que, para uma empresa permanecer padronizada, é fundamental manter uma boa rede de comunicação entre a franqueadora e as suas unidades franqueadas. 

Afinal de contas, a eficácia na troca de informações aumenta o engajamento dos operadores, além de facilitar a transmissão de know-how e o controle de qualidade, fazendo com que os produtos oferecidos e os serviços prestados se tornem cada vez mais valorizados pelo consumidor final. Confira nossas dicas para melhorar a comunicação na sua rede de franquias.

Neste artigo você vai ver:

Qual a importância da comunicação no franchising?

O estabelecimento de uma boa rede de comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer empreitada. No franchising, ela se torna ainda mais importante. Afinal de contas, ao aderir ao sistema de franquias, os operadores de rede se associam a um modelo de negócio baseado no suporte e na transmissão de know-how. Não entendeu? A gente explica melhor.

Para pôr um estabelecimento convencional em funcionamento, é necessário efetuar uma série de procedimentos. Além de escolher um local adequado e realizar todo o trâmite burocrático para tirar o negócio do papel, você precisa:

  • Contratar e treinar colaboradores;
  • Negociar a entrega de matérias-primas com os fornecedores;
  • Estabelecer os processos básicos para o funcionamento do negócio;
  • Cuidar da parte contábil e administrativa;
  • Gerir a imagem da marca.

No franchising é diferente. Após assinar o contrato de adesão para abertura de uma unidade, você recebe todo o suporte necessário para implementar e gerir o negócio. A transmissão de know-how abrange desde as tarefas operacionais até o que diz respeito à contabilidade e à administração da empresa. Entendeu agora por que ter uma boa rede de comunicação é extremamente importante para o sucesso de uma franquia?

9 dicas de comunicação para a sua rede de franquias

Antes de mais nada, é importante deixar claro que a responsabilidade pelo estabelecimento da rede de comunicação é da empresa franqueadora. Cabe a ela definir os melhores canais de troca de informação e as mensagens mais adequadas para cada situação.

Nós separamos algumas dicas para ajudar você a melhorar a comunicação da sua rede de franquias. Confira:

1. A mensagem tem que ser compreendida

No franchising, assim como em qualquer ocasião, uma boa comunicação é medida pelo grau de compreensão do receptor. Portanto, ao emitir algum comunicado às suas unidades, certifique-se de que tudo foi perfeitamente assimilado. Caso a mensagem tenha ocorrido por meio eletrônico, peça a confirmação do recebimento.

Dessa forma, você evita a situação em que um franqueado diz que não recebeu ou que não viu a mensagem enviada pelo franqueador. Por exemplo, chats online não são os mais recomendados para enviar comunicados formais. Prefira sempre o e-mail e solicite confirmação do recebimento para ter certeza que a mensagem chegou foi recebida pelo destinatário. 

2. Promova um ambiente de trabalho agradável 

Sabia que o ambiente de trabalho é muito importante para manter o fluxo de informações? Por isso, cabe ao administrador da franquia e ao franqueador manter uma postura aberta com os colaboradores. 

Isto é, atitudes simples como cumprimentar com bom dia e perguntar como aquele colaborador está se sentindo, resultarão em um ambiente mais propício a comunicação. Também, lembre aos seus colaboradores que você está sempre disposto a conversar. Dessa forma, até mesmo o trabalho em equipe será facilitado, já que os colaboradores se sentirão mais à vontade para compartilhar experiências. 

3. Agende reuniões com regularidade

As reuniões são acontecimentos em que a comunicação floresce. Nesse sentido, ao apostar em reuniões com frequência, os colaboradores poderão dar sugestões para melhorar a performance da franquia e também comentar sobre as dificuldades que estão enfrentando. 

Reuniões também são ótimas para solucionar dúvidas dos colaboradores, mas nem todos são extrovertidos o suficiente para falar. Nessa situação, proporcionar a possibilidade de fazer perguntas anonimamente é uma alternativa. Um exemplo de reunião são as reuniões de onboarding, feitas para introduzir um novo colaborador na franquia.

4. Mantenha a organização

A informação nunca é demais, ainda mais quando estamos falando de algo que diga respeito ao nosso próprio negócio. Mas até mesmo a transmissão de informação tem que ser gerenciada para que não se torne ineficiente.

Sistemas de comunicação com muitos canais de comunicaçãopodem acabar diluindo a atenção dos franqueados, assim como o excesso de informação. Preste atenção e dê prioridade àquilo que é mais importante, e evite perder tempo com conteúdos irrelevantes.

5. Lembre-se da impessoalidade

Como dissemos anteriormente, os meios de comunicação de uma rede de franquias também podem e devem ser utilizados para trabalhar a motivação de franqueados e colaboradores. Mas até mesmo isso deve ser feito de forma impessoal.

O vínculo estabelecido entre a franqueadora e os seus franqueados é unicamente profissional. Obviamente, o clima organizacional será muito mais positivo se esta relação for baseada na empatia. No entanto, a afinidade profissional não pode ser confundida com relacionamento pessoal.

Todas as críticas positivas e, eventualmente, negativas, elogios, feedbacks e considerações e sugestões levadas até seus franqueados devem dizer respeito unicamente às suas atuações profissionais.

Os assuntos tratados sempre devem estar relacionados à rede. As pessoas, por sua vez, devem ser referidas em virtude de seus cargos. As mensagens, sempre que possível, devem estar isentas de opiniões pessoais e demais aspectos subjetivos.

6. Invista na comunicação presencial

Apesar da pandemia de coronavírus, iniciada em março de 2020 no Brasil, ter afastado os colaboradores dos seus ambientes de trabalho para usar as novas tecnologias como meio de comunicação, a comunicação é mais produtiva quando praticada presencialmente. O avanço do calendário de vacinação e a flexibilização do uso de máscara aponta para o fim da pandemia. 

Por isso, voltar a investir em encontros presenciais para organizar reuniões e fazer comunicados vai melhorar a comunicação no ambiente de trabalho. Principalmente em relação a autenticidade das informações. Também lembre-se que na comunicação à distância, ruídos de comunicação são mais comuns. 

7. Concisão e clareza

Conciso significa resumido ao essencial. A comunicação ideal tem que buscar a economia linguística. Ela deve tentar dizer o máximo com o mínimo de palavras, dispensando ideias secundárias que não acrescentam nada à mensagem principal.

A clareza também é outra qualidade básica que deve ser buscada por uma rede de comunicação. As mensagens emitidas não podem, de forma alguma, ser obscuras ou ambíguas. Nesse sentido, a comunicação interpessoal será aprimorada se as ambiguidades forem reduzidas. 

8. Linguagem adequada

Nós nem precisamos dizer que o uso de gírias está terminantemente proibido em uma rede de comunicação formal. Porém, ao encaminhar mensagens aos seus franqueados, você também deve estar atento aos vícios de linguagem e regionalismos.

Sabe aquele pãozinho feito apenas com água, farinha, sal e fermento, que você provavelmente consumiu algumas dezenas de vezes somente no último mês? No Rio Grande do Sul ele é chamado de cacetinho. O famoso brigadeiro, doce conhecido e apreciado no país inteiro, também recebe um nome diferente no Sul: negrinho.

Se uma unidade de franquia de alimentação localizada no Rio Grande do Sul enviar um pedido de cacetinhos e negrinhos para sua matriz em Minas Gerais, é bem provável que a mensagem não seja muito bem assimilada.

Os jargões técnicos também devem ser evitados. Em algumas situações, eles são indispensáveis — comunicados sobre novas resoluções para Boas Práticas de Fabricação, por exemplo. Mas até mesmo nestes casos, eles devem vir acompanhados de explicações e esclarecimentos, de forma que seus conteúdos estejam acessíveis a todos.

9. Aposte na tecnologia

A questão é: muitas redes de franquias não conhecem a melhor forma para centralizar a comunicação com seus franqueados. Algumas, desenvolvem sistemas próprios para isso. Mas, essa não é a realidade entre a maioria. Desenvolver um sistema próprio demanda dinheiro e muitos testes, o que torna a ideia inviável para empresas de pequeno e médio porte. 

Você sabe que a internet oferece um potencial gigantesco de comunicação. Isso pode fazer parte do âmbito das empresas —por meio de sistemas online, acessíveis a qualquer hora e lugar. A Central do Franqueado é uma plataforma que oferece essa possibilidade. 

Desenvolvida especialmente para franquias, independentemente de seu porte ou segmento, o sistema é organizado em módulos, os quais abrangem tanto uma Central de Atendimento ao Franqueado (CAF), especialmente voltada para a comunicação, bem como módulos de operação e compras, que envolvem checklists a respeito de fornecedores e oferecem a possibilidade de upload de manuais operacionais — além de diversos outros recursos.

A plataforma online possibilita o agendamento de reuniões, a prestação de suporte e muito mais. Caso você seja um empreendedor que esteja pensando em adentrar no universo das franquias, pense desde já em priorizar a comunicação com seus futuros franqueados. 

Esse é um costume que deve ser desenvolvido desde sempre na gestão de uma rede. É só a partir disso que ela obterá sucesso em sua expansão. Ficou interessado? Solicite uma demonstração gratuita e comprove os benefícios da tecnologia!

Gostou do conteúdo? Então, acompanhe o nosso site e fique por dentro das novidades do universo do franchising. 

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Redator em Central do Franqueado