Mantenha a padronização e qualidade da sua franquia com checklists inteligentes

O que é um Checklist?

O Checklist (lista de verificação, em tradução livre) é uma técnica desenvolvida para garantir a observação de parâmetros mínimos de qualidade durante a realização dos mais variados tipos de procedimento.

Trata-se de uma lista de itens previamente estabelecidos que ao serem verificados durante a execução do processo, atuam contra potenciais falhas de natureza humana, como a falta de memória ou o déficit de atenção. Seu objetivo é assegurar que todas as etapas da operação sejam cumpridas de acordo com o programado.

Também conhecido como “lista de verificação”, o checklist é considerado um dos mais conhecidos e consagrados instrumentos de qualidade. A técnica é tão difundida, que já extrapolou o âmbito dos negócios, sendo utilizada até mesmo para a conferência de tarefas do dia a dia - a lista de supermercado é um exemplo de checklist.

Mas o mais incrível do checklist é que ele pode ser elaborado por qualquer pessoa e seu custo é praticamente zero.

Para o que serve um checklist?

Um dos principais efeitos da utilização de um checklist em sua franquia é a organização de processos e otimização dos mesmos. Utilizando uma folha de verificação, você estará prezando pelo padrão de qualidade e padronização de processos em sua rede.

Padronização

Ao utilizar uma folha de verificação, você estará especificando quais itens devem ser cumpridos para cada tarefa ou atividade realizada na rede. Deste modo, todas as unidades terão um modelo para seguir, seguindo os procedimentos padrão da rede.

Os checklists são ótimas ferramentas na manutenção do padrão de uma rede de franquias. Através da sua listagem específica, as unidades conseguem manter a harmonia e oferecer seus produtos e serviços de acordo com as imposições e padrões da rede.

Manutenção da Qualidade

A consequência da padronização é a manutenção de um padrão de qualidade de uma rede. Ao utilizar os checklists como ferramentas, a franqueadora facilita o processo de auditorias nos pontos de venda para verificação de padronização.

Utilizando as folhas de verificação, sua rede estará promovendo boas práticas para manter os procedimentos operacionais padrão da rede. Portanto, o checklist se consolida como uma das melhores ferramentas para manter a qualidade de uma rede de franquias.

Redução de falhas

Em uma folha de verificação, todos os passos necessários para realizar uma tarefa estão listados, portanto, a chance de haver falhas e descumprimento de etapas é diminuída muito. Um exemplo poderia ser o passo a passo para inaugurar uma nova unidade. Quando uma rede entra neste processo, um checklist com todos o processos listados, poderá influenciar positivamente na manutenção do padrão dos processos e não fugir do objetivo.

Como fazer um checklist para franquias

Se você é um empreendedor do setor de franchising ou pretende transformar sua empresa em uma rede, já deve ter ouvido falar que franquia é sinônimo de padronização. Isso significa que, para sua marca obter sucesso, você terá que assegurar que todas as unidades irão obedecer aos mesmos parâmetros de qualidade.

Inevitavelmente, você terá que criar mecanismos de controle e estabelecer auditorias. Desta forma, os checklist para franquias pode se tornar uma ótima ferramenta para a padronização na qualidade do serviço prestado pelos seus franqueados. Com a conferência, você consegue saber se os funcionários estão seguindo os protocolos de atendimento, se os produtos estão adequados, se o espaço físico da loja está organizado, etc.

Para Atul Gawande, autor do livro The Checklist Manifesto: How to get things right ( “O manifesto do checklist: Como fazer a coisa certa”, em tradução livre), o uso de checagens simples é o segredo para evitar que um engano acabe se tornando um desastre, algo que pode colocar em jogo a reputação da sua rede de franquias.

O uso do checklist para franquias pode trazer muitas vantagens, tais como:

• Eficiência: Os funcionários e as equipes se tornam mais rápidos e certeiros nas tarefas depois que se acostumam com o checklist;
• Exatidão: O checklist torna os processos mais exatos, evitando desperdício de tempo e investimentos em tarefas não essenciais;
• Foco: Quando um checklist é adotado, o profissional tira preocupações da sua cabeça e consegue se concentrar mais no que é estritamente necessário.

Quando utilizar um checklist?

A lista de verificação pode ser utilizada tanto em procedimentos gerenciais quanto nas tarefas cotidianas. Entre outras ocasiões, ela pode servir para:

• Checar se todos os procedimentos de gestão estão alinhados aos manuais da rede;
• Avaliar as competências dos colaboradores que irão atuar na unidade de operação;
• Conferir se os treinamentos transmitem as informações necessárias;
• Verificar se todas as matérias primas foram entregues às unidades pelos fornecedores;
• Assegurar o padrão de qualidade do produto e do serviço prestado diretamente ao cliente.

Como fazer um checklist?

Como já mencionamos, os checklists são utilizados em diversos setores de uma empresa e, portanto, podem ser criados das mais diferentes formas e abranger os mais variados tópicos. O mais importante é que eles contenham linguagem direta e perguntas que facilitem a identificação de erros.

Confira algumas dicas sobre o que levar em consideração na hora de criar um checklist para o seu negócio:

1º Indique o que precisa ser verificado

Apesar de parecer simples e fácil, é comum a ocorrência de erros na elaboração do checklist. Para que isso não ocorra, antes de tudo, é importante que o gestor estabeleça o que deve ser verificado. Portanto, tenha em mente os objetivos da utilização da ferramenta.

2º Determine uma frequência de utilização

Nesta etapa, é essencial definir os momentos em que a lista de verificação deverá ser utilizada. Alguns prestadores de serviço, ao finalizar um trabalho, utilizam o checklist para demonstrar que todas as atividades foram executadas. Alguns, inclusive, pedem a assinatura do cliente, como forma de demonstrar que tudo foi entregue de acordo com o combinado.

3º Defina quem irá utilizar

Tenha bem definido quem serão os encarregados pelo uso do checklist. Após a definição dos responsáveis, aplique um treinamento demonstrando como utilizar e a importância. A aplicação da ferramenta pode exigir uma mudança de cultura, uma vez que no começo alguns colaboradores podem menosprezá-la.

4º Estabeleça os itens a serem verificados

Este é o momento de definir quais itens precisam ser checados. Eles irão constatar se o serviço, produto, processo ou atividade foi cumprido de acordo com as especificações pré-definidas. Caso necessário, peça ajuda de alguém com mais experiência para auxiliá-lo na elaboração da lista.

5º Teste a lista

Antes de utilizar a lista, peça para os colaboradores que irão utilizar a ferramenta realizarem alguns testes. Assim será mais fácil avaliar se o instrumento está adequado às necessidades ou se será preciso alterar alguma coisa. Normalmente, durante o teste, surgem dúvidas e sugestões para melhoria.

Checklist online: conheça a Central do Franqueado

Como gestor, é fundamental que você organize ao máximo a administração da sua rede. Nós sabemos muito bem que essa não é uma tarefa fácil. Por isso, na nossa plataforma de gestão, desenvolvemos um módulo voltado especialmente para o controle de qualidade das unidades. Nele, é possível realizar checklists online e analisá-los de forma fácil e prática.

Também oferecemos a possibilidade de criação de formulários personalizados, os quais podem abranger as questões mais específicas da sua empresa.

Nosso Módulo Qualidade auxilia você a manter o padrão de qualidade de sua rede de franquias em todo lugar. Desta forma, você poderá oferecer o melhor do seu produto ou serviço em todas as unidades de atuação.