Funções administrativas: conheça-as e saiba e como são exercidas pelo franqueador

Gerir uma franqueadora exige um preparo estrutural minucioso, a fim de que a logística operacional da rede seja realmente eficaz. As funções administrativas auxiliam todo franqueador a encontrar os melhores caminhos para que a empresa, em sua amplitude, se mantenha da melhor forma. Confira como elas podem ser aplicadas!

Saiba o que você encontrará sobre funções administrativas neste post:

Quais são as funções administrativas?

Planejar, organizar, dirigir e controlar. Essas são as funções administrativas descritas por Jules Henri Fayol na Teoria Clássica da Administração de 1916. Por mais que o conceito ‘PODC’ seja proveniente de ideias da segunda década do século passado, ele ainda é perfeitamente aplicável nos dias de hoje. Afinal, aborda questões sobre a preparação necessária para que a gestão e a operação de uma empresa funcionem de maneira eficiente e organizada.

Gestores de negócios de todos os portes se beneficiam das bases propostas por essas funções – inclusive franqueadores. Administrar uma empresa pequena é um trabalho que demanda cuidados diversos. Gerir uma rede de franquias, então, é uma tarefa que parte exatamente do ‘PODC’. O planejamento, a organização, a direção e o controle são primordiais no franchising. É a partir desses princípios que são possibilitadas a formatação, a atividade e a expansão de franquias.

Muitos empreendedores elaboram o plano do seu negócio utilizando esses conhecimentos, mesmo sem ter consciência sobre eles. Pensando nisso, apresentamos, a seguir, como as funções podem ser exercidas por gestores que optaram pelo franchising como modelo de operação. Vamos lá?

Como exercer as funções administrativas em uma franquia?

O conceito de ‘PODC’ é de suma importância para toda empresa. Ao iniciar um negócio, o empreendedor precisa fazer uso das funções administrativas para se inserir no mercado com sucesso. Mas, no momento que decide franquear, o gestor passa a ter novas preocupações a respeito da empresa. As funções de administração se tornam mais complexas, sendo essenciais para a operação da rede e suas unidades. Ao seguir as etapas de planejamento, organização, direção e controle, o franqueador estará cumprindo seu papel com muito mais visão e cautela.  

  • Planejar: alinhar objetivos e analisar franqueabilidade

Antes de colocar um plano em prática, é preciso refletir: o que quero alcançar com a expansão pelo franchising? Quais as metas a curto, médio e longo prazo para a minha empresa? Por que o sistema de franquias é o próximo passo a ser dado para que meu negócio cresça? Tudo isso deve estar aliado a um mecanismo obrigatório que todo empreendedor deve aplicar quando pretende franquear: a análise de franqueabilidade. Esse processo avalia a capacidade estrutural e financeira, bem como o potencial de mercado da marca. A partir disso, é possível planejar um modelo adequado de unidade de franquia e traçar um plano de expansão viável para a rede.

  • Organizar: formatação da rede e logística operacional

A organização prévia é primordial para a operação de uma rede de franquias. O modelo de franquia que não é bem estruturado enfrentará problemas de funcionamento, o que acarretará em situações desagradáveis com os primeiros franqueados. Por isso, a formatação da rede é uma parte que deve ser feita nos detalhes. Da estrutura das lojas, às ferramentas necessárias para sua operação – tudo precisa ser previamente testado. É nesse momento também que a Circular de Oferta de Franquia (COF) será desenvolvida. O documento deve ser elaborado pensando nos candidatos interessados em investir, trazendo informações claras e completas. 

Além disso, o franqueador pode utilizar dessa etapa para delimitar quais profissionais serão necessários para que a franqueadora consiga suprir as demandas de funcionamento da rede. Por exemplo: gerente comercial, gerente de marketing, gerente de expansão. 

  • Dirigir: transmissão de know-how e comunicação

O papel de diretor pode parecer o mais “óbvio” para o dono de um empresa. Mas, o que é dirigir uma rede de franquias? Além das obrigações administrativas, são muitas as funções do franqueador. Entre elas, duas são fundamentais: transmitir de know-how e estar em contato contínuo com os franqueados. A capacitação dos franqueados, através dos programas de treinamento, é uma etapa indispensável para a expansão da rede. Assim, os operadores terão o conhecimento necessário para gerir uma unidade de franquia. A comunicação, por sua vez, é imprescindível: o bom relacionamento entre franqueador e franqueado faz toda a diferença no desenvolvimento da rede.

  • Controlar: manutenção da qualidade e prestação de suporte

A última função administrativa está diretamente associada à padronização da franquia e à preservação de seus parâmetros de qualidade. Ao controlar o desempenho das unidades e acompanhar os franqueados, o franqueador estará zelando pelos padrões de funcionamento da empresa. O controle de qualidade das unidades, afinal, é um dos pilares do franchising. Para isso, pode contar com consultores de campo para a realização de auditorias, bem como dispor mecanismos de avaliação, como checklists a serem utilizadas pelos franqueados. Reuniões periódicas também são importantes para troca de informações.

A franqueadora deve prestar suporte a uma unidade de franquia sempre que necessário. Utilizar plataformas online de comunicação – como a Central do Franqueado – é sempre uma boa escolha. Para proporcionar autonomia na solução de problemas e na educação de trabalho, a disseminação de campanhas de endomarketing também é sempre uma boa pedida.

Observações importantes ao planejar a administração da sua rede

  • Todas as funções administrativas podem (e devem) ser constantemente revistas, considerando a situação atual da empresa e o que pode ser melhorado;
  • É de extrema importância discutir questões com outros profissionais e com os franqueados da rede. Eles podem ter informações e vivências úteis para a solução de problemas recorrentes na franquia;
  • Contar com uma plataforma online para a comunicação entre a franqueadora e os franqueados é uma maneira prática e eficiente de prestar suporte e preservar a qualidade da marca. Que tal aproveitar e conversar com a gente para conhecer um pouco mais sobre a Central?

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Resumo

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