Como fazer um relatório e utilizá-lo no franchising

Você sabe o que é e para que servem relatórios em uma empresa? Esse tipo de documento é fundamental para fazer o acompanhamento adequado do desempenho de todas as operações de uma rede.

Idealmente, relatórios precisam ser completos e bem redigidos. Assim, é possível gerenciar melhor os resultados no que tange os principais aspectos do dia a dia da empresa para, só então, propor estratégias mais eficazes com base em dados concretos.

Pensando em te ensinar tudo sobre o tema e — mais importante — como fazer um relatório, a Central do Franqueado elaborou um guia detalhado para você. Não perca! 

Neste artigo você lerá sobre: 

• O que é um relatório?
• Os benefícios de fazer um relatório
• Como fazer um relatório
• Conclusão

O que é um relatório?

Conforme já adiantamos, é possível definir relatório como um documento que relata o desempenho das operações de uma empresa, focando de maneira descritiva as etapas do processo analisado. O enfoque desse tipo de texto está nos resultados alcançados a partir das tarefas e atividades diárias.

Desse modo, esse documento apresenta dados e informações relativas à execução dos processos do cotidiano e sobre o impacto disso na empresa. Os relatórios, portanto, têm como principal objetivo reportar dados referentes a custos de produção, recursos, aspectos de produtividade, performance dos vendedores, fluxos de trabalho etc.

Em suma, os relatórios têm foco nas operações do modelo de negócio em questão e buscam detalhar pontos que precisam de melhorias mais urgentes no momento em que é feito. Com isso, a ideia é fornecer uma base mais sólida para decisões que precisam ser tomadas de forma assertiva e, muitas vezes, com prazo apertado.

Quanto a sua importância, precisamos dizer que os relatórios são essenciais porque permitem que se tenha uma visão mais ampla sobre as operações da organização, o que possibilita um melhor entendimento de como funciona a sua dinâmica interna.

Mas essa definição geral do conceito não nos dá uma visão detalhada dos seus benefícios, não é mesmo? Então, para saber mais sobre os relatórios e suas vantagens, continue lendo! 

Os benefícios de fazer um relatório

A importância do recurso já está clara, não é mesmo? Contudo, visando nos aprofundar ainda mais nas particularidades desse elemento, podemos pensar nas vantagens de sua aplicação. Por isso, separamos os principais benefícios de fazer um relatório para a sua empresa. Confira! 

Informações atualizadas

Não é difícil presumir a importância dos relatórios na atualização e apresentação de dados recentes, não é mesmo? Quando uma decisão rápida precisar ser tomada, relatórios sempre atualizados farão a diferença. Isto é, eles fornecem um retrato atual do contexto em que a escolha deve ser feita, reduzindo as chances de equívocos.

Estratégias eficazes

Bem como um planejamento bem-feito, toda empresa necessita de relatórios que permitam o acompanhamento da implementação de estratégias eficientes. Com isso, os responsáveis pela gestão delas têm subsídios para definir os próximos passos, facilitando a tomada de decisão e grandes passos da gestão.

Acompanhamento de desempenho

Dados precisam de uma boa estruturação, e isso permite um acompanhamento contínuo da empresa a partir de diversos parâmetros. Da mesma maneira, também contribui para estimar tendências e fornecer feedbacks construtivos para diversas áreas sensíveis da empresa. 

Novas oportunidades

Mais do que os próprios relatórios, as análises feitas a partir deles são capazes de identificar oportunidades que dificilmente seriam notadas de outra forma. Um exemplo é quando se nota a expectativa do aumento da demanda de um produto e, com isso, é possível sanar a necessidade do público de forma inteligente e eficaz. 

Como fazer um relatório

Agora que já temos uma visão bem ampla do que é um relatório e quais benefícios ele traz para a sua empresa, vamos à prática. Confira a seguir o guia de como fazer um relatório em 5 passos. 

1.  Defina o período de análise do seu relatório

O primeiro passo para elaborar um relatório de qualidade é definir o período que a operação escolhida será analisada. Lembre-se de que o foco de um relatório precisa estar alinhado com a importância do objeto de análise. Uma operação minuciosa, que passa por diversos setores e colaboradores, precisa de mais tempo do que aquelas atividades mais simples. 

2. Categorize os dados que você levantou

Mais importante do que obter dados, é organizá-los de maneira categorizada. Após juntar todos os dados referentes ao desempenho das operações do seu modelo de negócio, crie categorias para separar esses dados. Isto é, pense em formas práticas de segmentar essas informações, levando em conta o que eles realmente significam para a empresa.

3. Use gráficos para ilustrar suas análises

É necessário prezar por apresentações visuais que facilitem o entendimento dos dados. Ao analisar a performance da empresa com ajuda dos indicadores de desempenho, desenvolva gráficos que ajudem os leitores do material a entender a performance da empresa em função desses indicadores.

4. Detalhe os problemas identificados

Com base nos dados coletados e na sua apresentação, você terá todos os meios de analisar o panorama geral da operação e deverá fazer uma checagem crítica, visando apontar os problemas — se possível, de forma hierarquizada, do menos ao mais urgente. Desse modo, procure ser o mais claro possível na identificação da causa-raiz desses problemas. 

5. Defina estratégias de melhoria

Além de apontar os problemas, um bom relatório deve dar os caminhos da solução. Por isso, quando desenvolvendo um relatório, pense estratégias que levem em conta todos os dados levantados. Se bem feito, você conseguirá encurtar caminhos no processo produtivo, realocar demandas, otimizar o tempo e tudo mais.

Conclusão

Organizar e manter dados atualizados na gestão de uma rede é  uma tarefa complicada, não é mesmo? Mas, como você sabe, os relatórios não são os únicos responsáveis por isso.

Como gestor, é fundamental que você organize ao máximo a administração da sua rede e a Central do Franqueado sabe muito bem que essa não é uma tarefa fácil. Por isso, em nosso sistema para franquias, mais especificamente dentro da solução de padronização, desenvolvemos um módulo voltado especialmente para o controle de qualidade das unidades. 

Nele, é possível realizar checklists online e analisá-los de forma fácil e prática. Também oferecemos a possibilidade de criação de formulários personalizados, os quais podem abranger as questões mais específicas da sua empresa.

O módulo Checklist auxilia você a manter o padrão de qualidade de sua rede de franquias em todo lugar. Desta forma, você poderá oferecer o melhor do seu produto ou serviço em todas as unidades de atuação. Afinal, a ferramenta pode ser acessada a qualquer hora e de qualquer lugar. Caso você ainda não tenha adotado a prática dos checklists, não perca mais tempo! 

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Leia nosso artigo sobre a Prevenção de Perdas e saiba como usá-la para aumentar a lucratividade de sua franquia. Esperamos você!