O que é ERP? Saiba como um software pode melhorar a gestão da sua rede

Você já ouviu falar em ERP? A sigla ERP é utilizada para designar o Enterprise Resource Planning (ou Sistema de Gestão Empresarial, em tradução livre). Dessa forma — e como o próprio nome sugere — o ERP é um sistema de gestão utilizado por empresas a fim de integrar dados e processos das organizações em uma única plataforma. Com isso, a centralização otimiza a rotina dos envolvidos e facilita a troca de informações internas do negócio

Nesse sentido, processos gerenciais de uma organização e que demandam diariamente a organização e monitoramento de dados podem ser facilitados a partir do uso da tecnologia. Todavia, o uso dos adventos da era digital deve ser inteligente. 

Por exemplo, pense em uma organização onde cada setor possui seus próprios sistemas e ferramentas para controle de informações. Assim, mesmo utilizando a tecnologia, a necessidade de integração e organização se mantém. Dentro deste cenário, o ERP se destaca como uma das principais soluções que propõe alternativas para esses problemas. 

Por meio destes softwares, as organizações conseguem integrar todos seus setores de forma que a comunicação e o andamento de processos se tornem otimizados e efetivos. Para te ajudar a entender mais sobre o que é um ERP e o que ele pode oferecer a sua franquia, preparamos esse artigo completo sobre o tema.

Veja o que você vai encontrar neste artigo:

• O que é ERP e para o que serve?
• Como funciona um sistema de ERP?
• Quais os tipos de sistema ERP?
• Quais as vantagens de um ERP para sua franquia?
• Como implementar um sistema de ERP em sua rede?
• Sistema de gestão para franquias

O que é ERP e para o que serve?

Como vimos, a sigla ERP é utilizada para designar o Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial. Com isso, o ERP é um sistema de gestão desenvolvido para integrar dados e informações das organizações em uma única plataforma.

Este sistema é direcionado para empresas que têm a necessidade de armazenar informações e processos operacionais de diversos setores. Ou seja, uma organização que necessita gerenciar os procedimentos de cada setor e ter à disposição os dados e informações de cada um. 

Os serviços oferecidos pelos sistemas ERP permitem que a empresa desenvolva integração interna e disponibiliza mais fontes para inteligência empresarial. Ou seja, com as informações e dados da organização centralizados, os processos de tomada de decisão e desenvolvimento de estratégias se tornam mais eficientes e otimizados.

Como funciona um sistema de ERP?

Um software de ERP funciona basicamente como um centralizador de informações. Ou seja, por meio do seu registro, organização e integração de dados, ele disponibiliza, aos gestores de uma organização, um sistema unificado e otimizado para tomada de decisão.

O sistema ERP é dividido basicamente em três partes, sendo elas: 

• Apresentação: é a parte do software que dá acesso ao sistema por meio de formulários para preenchimento. Ou seja, ele realiza a comunicação com o próximo processo, realizando a transmissão das informações.
• Processamento lógico: essa parte recebe os dados vindos do primeiro processo, realizando a integração das informações com os diferentes módulos do sistema. 
• Armazenagem: após o processamento, as informações são enviadas para a camada de armazenamento. Neste setor, é criado um banco de dados, onde todas as informações ficam disponíveis para acesso dos gestores e colaboradores. 

Com estes processos realizados pelo sistema, sua franquia consegue centralizar os processos de toda a franqueadora em um único sistema. Isto permite um maior controle dos gestores, facilitando suas iniciativas e desenvolvimento de estratégias. 

Além disso, a comunicação entre os setores da sua franqueadora se torna mais efetiva. Isto porque com informações integradas em um único lugar, todos os setores podem consultar as informações de outros setores e acompanhar os processos amplamente. 

Em uma franquia, por exemplo, o sistema de ERP identifica que um insumo foi solicitado por um franqueado e encaminhado à sua unidade. Logo após, esse insumo sofre baixa do estoque e o sistema atualiza o setor de compras. 

Sendo assim, a rede consegue automatizar seus processos e ter tudo isso registrado para controle. Isso melhora a comunicação com fornecedores e aperfeiçoa o controle da franqueadora sobre suas unidades. 

Ainda, existem outros setores que são impactados por um ERP. As vendas, o financeiro e toda a operação se integra em uma única plataforma, providenciando à franqueadora informações relevantes para desenvolver inteligência e uma gestão de qualidade.

Quais os tipos de sistema ERP existentes?

Os softwares de ERP disponíveis no mercado são variados e, normalmente, possuem especificidades dependendo da necessidade do cliente. Isso quer dizer que existem sistemas ERP para diferentes objetivos dentro de uma organização. 

Esses tipos são separados de acordo com a demanda de cada organização que o contrata. No entanto, se sua rede busca integrar todos os setores neste sistema ao invés de apenas alguns processos, também é possível. Confira abaixo os principais tipos de ERP disponíveis no mercado. 

ERP Backoffice

Esse tipo de ERP é um sistema mais simples e que recebe nomeação de ERP devido ao seu serviço oferecer integração de processos de um determinado setor. No entanto, este sistema não oferece funcionalidades de gerenciamento fiscais nem contábeis. 

Podemos exemplificar esse tipo de ERP como um sistema para e-commerce. Afinal, sua integração ocorre no setor de vendas, centralizando todas informações dos processos de venda exigidos por um comércio eletrônico. 

ERP legado

Este tipo de sistema se refere aos sistemas antigos de ERP que não são mais úteis nas condições atuais. Ou seja, é um software ERP que já atendeu as demandas da empresa, mas que hoje não possui disponibilidade de atualização e criação de novas funções para acompanhar as necessidades atuais das organizações. 

Portanto, quando é falado sobre ERPs legado, está sendo referido a sistemas ultrapassados. Estes sistemas não atendem às necessidades atuais da empresa com novas funções e não se desenvolveram conforme as evoluções tecnológicas.

ERP engessado

Neste tipo de sistema, estamos falando de ERPs desenvolvidos com foco em pequenos negócios. Isso porque o seu custo é muito mais baixo do que os ofertados no mercado e, por isso, consegue um apelo grande a negócios em desenvolvimento. 

No entanto, este ERP, como o próprio nome já diz, tem limitações grandes para negócios em desenvolvimento. Isso porque suas funcionalidades podem não atender a todas as demandas de um negócio que visa crescer. Ou seja, sua flexibilidade para novas funções conforme o negócio expande é pequena. 

Existem outros tipos de ERP que são focados em nichos, especificamente. Estes sistemas costumam ter mais eficácia a um negócio, já que foram desenvolvidos buscando atender às demandas específicas de um mercado específico.

Quais as vantagens de um ERP para sua franquia?

Para ter a certeza de que um ERP será eficiente para sua rede é preciso primeiro conhecer seus benefícios, não é mesmo? Por este motivo, iremos citar as principais vantagens de um ERP para as operações da sua franquia. 

Integração de processos

Sem utilizar um sistema que unifica processos e centraliza informações, as redes acabam tendo retrabalho e perda de informações. Ou seja, utilizando um sistema para cada setor operacional, ou fazendo uso de planilhas, a informação fica dispersa e isso gera prejuízos à rede.

Com um sistema ERP, sua rede consegue integrar cada setor da rede e todas as unidades. Ou seja, o financeiro tem acesso ao setor de compras, podendo realizar pagamento de fornecedores, entre outros processos. 

Os processos unificados trazem uma comunicação mais efetiva entre os setores e mais agilidade na operação. Portanto, como vantagem expressiva de um ERP, a integração promove otimização operacional, equipe engajada e resultados reais para o negócio. 

Automação

O registro de informações, montagem de relatórios de dados e desempenho são atividades repetitivas em que o capital humano pode ser substituído. Sendo assim, um sistema ERP automatiza estas tarefas, otimizando o tempo gasto por colaboradores. 

Além disso, os processos são agilizados, atendendo às demandas mais rápido. Isso impacta tanto na operação da rede como na satisfação do cliente, que recebe uma boa experiência com sua marca. 

Redução de custos

As informações centralizadas por meio do ERP permitem uma análise gerencial mais ampla e assertiva. O que isso quer dizer? Com a integração provocada por este sistema, os gestores da sua rede conseguem analisar informações e identificar onde os custos podem ser reduzidos.

Isso é possível graças a integração de processos, onde é possível identificar quais colaboradores são necessários, qual setor investir mais e onde cortar gastos. É por meio das informações centralizadas que a tomada de decisão quanto a otimização de recursos da rede se torna mais fácil.

Além disso, como diz o ditado: tempo é dinheiro. Todo o tempo gasto com captação de dados, estruturação, relatórios e centralização de informações é diminuído expressivamente. Isso permite que colaboradores direcionem recursos para atividades que necessitam de atividade humana, o que impacta nos resultados finais da franquia.

Segurança e transparência

Sistemas de ERP costumam oferecer a possibilidade de backup, e em grande parte, é feita de modo automático. Desse modo, as informações da rede estão seguras e disponíveis para acesso de todos os colaboradores. 

Como uma única plataforma é responsável por centralizar as informações, o acesso é de toda rede. Assim, os setores podem consultar dados uns dos outros, aumentando o nível de transparência da franquia, com um banco de dados acessível e seguro. Ainda, os sistemas de segurança deste tipo de software costumam ser sofisticados, prevenindo contra interferência externa. 

Tomada de decisão facilitada

Por meio dos bancos de dados criados pelos ERP, é possível fornecer aos gestores da rede uma gama de informações relevantes para ações. Ou seja, com as informações geradas e organizadas pelos softwares de gestão, é possível identificar gargalos e falhas nos processos que prejudicam os recursos da rede. 

Com isso, é possível analisar os indicadores de desempenho relevantes para a rede e ter uma visão ampla dos processos operacionais. Sendo assim, os responsáveis por tomar decisões em sua franquia conseguem desenvolver ações mais assertivas e eficazes com base em dados.

Sistemas ERPs são grandes fontes para a prática do Business Intelligence. Ou seja, a tomada de decisão por meio de inteligência e dados estruturados. Isso promove uma vantagem competitiva para sua rede e diminui as chances de erro em ações gerenciais.

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Como implementar um sistema ERP em sua rede?

Para obter sucesso na implementação de um software de gestão é necessário ter preparação da rede antes. Isso deve acontecer realizando orçamentos e pesquisando as melhores opções no mercado de acordo com seu segmento. 

Portanto, é preciso identificar as necessidades da rede e a sua visão de objetivo a ser alcançado com a implementação do sistema. Assim, os efeitos serão consideráveis e sua rede não correrá riscos de o sistema não atender às demandas ou você não conseguir manter a plataforma. Para isso, há alguns passos a serem tomados. Confira!

1 – Estabeleça o processo de implementação

Isto significa que você precisa planejar os processos antes de iniciar a implementação do software. Ou seja, mapear todos os processos operacionais da sua rede e as informações que cada um levanta. 

É preciso comunicar todas as equipes de colaboradores de cada setor. Assim, é realizada a preparação para migração dos dados, backups e etc. É preciso analisar cada processo para que seja adaptável ao sistema, evitando problemas posteriores à implementação. 

2 – Defina uma equipe de acompanhamento

Para que o fornecedor do seu sistema tenha êxito na implementação em todos os setores é preciso ter auxílio adequado. Isso significa definir colaboradores representantes de cada setor, para que possam fornecer informações específicas das suas tarefas e dados.

Sendo assim, esta equipe irá acompanhar o progresso e o andamento das etapas de implementação. Com uma equipe diversa de toda a operação da rede, é possível fornecer as demandas internas aos implementadores da franquia. 

3 – Acompanhe ativamente o projeto

Os gestores da sua rede precisam estar engajados com os fornecedores do serviço. É preciso fornecer as informações necessárias sobre as demandas do negócio e estar atento a qualquer erro durante o processo.

Sendo assim, o feedback constante é essencial para o sucesso da implementação do sistema. É preciso informar os progressos e as falhas na operação da rede conforme o avanço da solução. 

4 – Realize treinamento e capacitação

Não adianta implantar uma nova ferramenta que irá integrar todos os setores da sua rede se os colaboradores não compreenderem o funcionamento do sistema. É necessário que todos estejam envolvidos e compreendam a função do sistema e como ele impactará em sua rotina. 

Para isso, é necessário treinamento para utilização da plataforma. Somente com capacitação é que o sistema trará resultados efetivos ao negócio. Se não, há perigo até mesmo de a solução falhar e não solucionar os problemas da rede. 

5 – Monitore os resultados

Para ter certeza de que as dores do seu negócio estão diminuindo com o ERP, é preciso acompanhar seu desempenho na operação da rede. Portanto, é preciso estabelecer metas e analisar as melhorias ou retrocessos. 

Com uma análise bem executada, sua rede consegue ter uma visão de quais as necessidades foram supridas pela solução e quais necessitam de mais investimento. Assim, os gestores podem desenvolver a otimização da plataforma em setores que não possuírem efeitos significativos e buscar melhorias dentro do sistema. 

O acompanhamento é essencial para medir resultados alcançados. Se não houver monitoramento, a adoção do sistema se torna inútil. Pois, assim, os gestores não têm visão de melhorias nem da eficácia do sistema.

Sistema de gestão para franquias

Um sistema ERP pode ser muito útil para negócios que buscam a integração dos seus processos. No entanto, nem sempre há oferta de softwares específicos para um nicho de mercado. Por este motivo, a Central do Franqueado se destaca como uma ótima opção para quem atua no franchising. 

Atualmente, atendemos dezenas de franquias de todo o Brasil, oferecendo dezenas de funcionalidades que vão transformar a operação da sua franquia nos mais diferentes âmbitos. Atualmente, nossos módulos estão divididos em três soluções principais: 

• Engajamento: módulos para resolver os problemas de comunicação com seus franqueados e gerenciar todos os arquivos da sua rede em um único local, seguro e online.
• Padronização: solução para otimizar os padrões da sua marca com o suíte completo de marketing, checklists online e auxiliar no processo de compras pelos franqueados.
• Expansão: principal objetivo do franqueado, oferecemos a captura de leads através de um portal de franquias, controle de novos projetos como inaugurações de unidades e também um CRM personalizado que acelera a expansão da sua rede.

Cada um deles propõe melhorias e automatizações em setores diferentes, mas sua integração é o que transforma completamente uma rede de franquias. O franchising é um mercado inovador e que está evoluindo constantemente por meio da tão falada transformação digital. Acreditamos muito no nosso trabalho e confiamos que a nossa plataforma pode fazer a diferença para a sua rede. 

Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. 

Gostou do conteúdo? Se você busca entender mais como os dados podem impactar a sua franquia em um cenário de transformação digital, confira nosso conteúdo sobre negócios data driven.