E-mail profissional: 5 motivos para criar um para a sua franquia

No mundo empresarial atual, a comunicação eficiente e profissional é um fator fundamental para o sucesso de qualquer negócio, inclusive franquias. Enquanto muitas empresas se concentram em estratégias de marketing digital e presença nas redes sociais, há um elemento essencial que muitas vezes é negligenciado: o e-mail profissional.

Embora as mensagens instantâneas e as redes sociais tenham ganhado popularidade nos últimos anos, o e-mail continua sendo uma ferramenta indispensável para as empresas. Especialmente para as franquias, ter um e-mail profissional é mais do que uma opção — é uma necessidade.

Neste artigo, vamos explorar cinco motivos convincentes pelos quais criar um e-mail profissional é uma escolha inteligente para a sua franquia. Descubra como essa simples medida pode impulsionar a credibilidade da sua empresa, melhorar a comunicação com clientes e parceiros comerciais, além de fortalecer sua marca no mercado. Prepare-se para explorar as vantagens que um e-mail profissional pode trazer para o crescimento e o sucesso duradouro da sua franquia!

Você vai ver:

• O que é um e-mail profissional?
• Qual a importância do e-mail?
• 5 motivos para criar um e-mail profissional para a sua franquia
• Como criar um e-mail profissional? 

O que é um e-mail profissional?

Algum dia você percebeu que quando recebe um e-mail de uma empresa ele costuma acompanhar o nome oficial logo após o arroba (@)? Isto significa que a empresa adotou um e-mail profissional para se comunicar com os seus consumidores ou interessados na marca. Para isso, é preciso contratar um domínio próprio, o domínio é o nome que vem após o arroba. 

Mas, você deve estar pensando: qual a diferença entre um e-mail profissional e um e-mail comum? E-mails comuns vão usar domínios dos provedores que estão hospedados. Por exemplo, Gmail, do Google, ou Hotmail e Outlook, da Microsoft. A principal diferença entre o e-mail profissional e o comum é o domínio.

Então, se você estiver trocando e-mails com uma rede de franquias como a Balanceado, certamente encontrará na sua caixa de entrada o domínio [email protected]. Lembre-se: este é apenas um exemplo, cada empresa pode escolher o seu próprio domínio, mas ele sempre será personalizado conforme a estratégia de comunicação da organização.

Qual a importância do e-mail nos dias de hoje?

Desde o início da era digital e da internet, o envio de e-mails foi um dos pilares da comunicação. Este tipo de troca de mensagens revolucionou o modo de se comunicar. Apesar de as redes sociais e dos mensageiros instantâneos terem evoluído muito desde a criação dos sistemas de e-mail, a ferramenta ainda é amplamente utilizada nos dias de hoje.  

Sua principal utilização é voltada para negócios. O e-mail se tornou uma forma de comunicação mais formal frente a outras plataformas e aplicativos. Para quem atua no mercado, é obrigação ter um e-mail e utilizá-lo para se comunicar. 

Além da utilização para comunicação, o e-mail também se tornou uma ferramenta poderosa para fazer marketing e vender. No mercado de franquias, é um dos principais meios que franqueadores utilizam e realizam comunicação com sua rede e fora dela. 

Diante disso, se torna fundamental a profissionalização do e-mail para uma comunicação mais formal. Há diversos casos em que o e-mail utilizado por franqueadores em sua rede é em provedores como Gmail e Yahoo. No entanto, isso não é benéfico para a rede. Saiba porque você deve criar um e-mail profissional em sua rede.

Além disso, atualmente muitas empresas atendem por canais em mensageiros instantâneos, como o WhatsApp e o Telegram, mas mesmo assim ainda mantêm o e-mail como uma alternativa de comunicação mais formal. Por exemplo, quando um cliente está com problemas com o produto ou serviço, é comum que a abertura de solicitação seja feita por e-mail. Desta forma, também é mais fácil acompanhar o passo a passo e compartilhar documentos importantes em anexo.

5 razões para criar um e-mail profissional para sua franquia

A aplicação de um e-mail profissional se direciona principalmente aos franqueadores de uma rede de franquias. É importante que os setores da sua franquia, como o de vendas e marketing, tenham o registro da sua empresa no domínio do e-mail. Há alguns benefícios diretos em sua franquia na criação de um e-mail profissional. Leia a seguir!

1. Autoridade

A chance do seu público-alvo abrir e ler um e-mail é muito maior quando você tem o nome da sua rede marcado nele. As pessoas tendem a dar mais confiança e atenção para e-mails que obtêm uma marca registrada. 

Criando um e-mail profissional você está passando transparência para o destinatário. O cliente, colaborador ou franqueado, ao receber um e-mail com a marca da sua empresa, tende a considerar que sua rede é responsável e valoriza a comunicação. Isto fará com que eles abram seu e-mail e não ignorem as notificações quando receberem algo vindo da sua rede. 

Além disso, fica mais fácil para os seus clientes não caírem em golpes, spam e vírus. Afinal, o domínio da empresa não pode ser reproduzido por nenhuma outra. Então, se a sua organização sofre com envio de spam, o e-mail profissional com certeza vai resolver este problema.

Também, é importante lembrar que o domínio vai uniformizar todos os e-mails dos colaboradores. Isto é, todos na empresa vão ter o mesmo e-mail, isso facilita para que qualquer um dos colaboradores aproveite a autoridade de um domínio próprio. Em algumas empresas, alguns departamentos podem apresentar domínios diferentes, o que é um problema caso seja necessário entrar em contato com as partes interessadas, também conhecidas como stakeholders.

2. Identificação

Se você estabelece logo no domínio do seu e-mail o nome da sua rede, o seu destinatário consegue identificar facilmente que é da sua rede. Com isso, você fortalece a sua marca e a torna mais identificável através das suas mensagens.

Com um e-mail profissional você estará ajudando a fortalecer a sua marca, afetando diretamente o branding da sua rede. Ser facilmente identificável é um dos pilares para a construção de uma identidade de marca forte. Lembre-se: as assinaturas de e-mail também são indispensáveis para facilitar a identificação da sua rede de franquias pelos clientes ou franqueados.

A identificação também aumenta a segurança para os dois lados, tanto para a franquia como para os clientes. Afinal, mensagens maliciosas podem usar o nome da franquia para aplicar golpes nas partes interessadas. Se o domínio é facilmente identificável, as chances de problemas com segurança são menores. Algumas empresas costumam informar aos clientes que a comunicação sempre é feita por um determinado domínio, aumentando a segurança.

3. Organização

Utilizar uma conta de e-mail pessoal para receber todos os contatos e mensagens de diferentes origens pode causar uma imensa dor de cabeça. O trabalho para organizar uma caixa de entrada e encontrar os e-mails na hora que precisa é trabalhoso e improdutivo. 

Com contas pessoal e profissional separadas, você consegue filtrar melhor e organizar suas mensagens de acordo com a prioridade. Além disso, é possível separar por setores da rede, por exemplo: [email protected]. Deste modo, você consegue direcionar os e-mails para cada setor, diminuindo o acúmulo da caixa de entrada principal e aumentando a eficiência dos contatos. 

Nesse sentido, se os seus colaboradores perdem e-mails de clientes com frequência, certamente um e-mail profissional que divida cada um dos setores vai colaborar muito com a organização.

4. Promover sua franquia

Uma forma de utilizar o e-mail profissional é para aumentar o alcance da sua rede. Enviar uma promoção para seus clientes ou franqueados através de um e-mail pessoal é uma alternativa completamente amadora. É preciso estratégia neste tipo de comunicação. 

Portanto, esta estratégia é muito eficaz para gerar valor aos seus clientes e colaboradores. Mas, para isso, é essencial ter um e-mail com sua marca registrada. Fazendo isso, você está tirando proveito da ferramenta de e-mail para aumentar seu alcance e, possivelmente, gerar mais vendas. 

Se uma franquia tem mais de um domínio, pode ser que a caixa de entrada dos clientes encaminhe o domínio desconhecido para o lixo eletrônico ou spam. A partir daí, fica fácil de perder comunicados importantes como descontos e promoções relâmpago, o que é um problema de comunicação para a toda a rede de franquias.

5. Flexibilidade

Ao criar um domínio para seu e-mail profissional, você se registra em um provedor. Você pode operar seu e-mail tanto pela plataforma que contratar, quanto incorporá-lo a provedores convencionais, como Gmail e Outlook. Por isso, se a sua franquia está acostumada a usar um provedor de e-mail tradicional, fazer a transição para um e-mail profissional não é um problema, porque você pode continuar usando o mesmo provedor. Em outras palavras, não é necessário nenhum tipo de treinamento para os colaboradores ou franqueados, o que também é economia para o franqueador.

Assim, você obtém flexibilidade de envio e leitura de e-mails, podendo utilizar o provedor ou leitor que mais se adapta, mas com contas separadas. Isto fará uma grande diferença na comunicação da sua rede. Vale lembrar também a segurança proporcionada pelos provedores. Uma destas facilidades são os sistemas de armazenamento em nuvem. 

Como criar um e-mail profissional? 

Para criar um e-mail profissional, a primeira coisa que você deve fazer é registrar um domínio. Você faz isso em diversos sites com baixo custo. Após registrar o domínio, é preciso escolher o provedor de e-mail. 

Tendo um domínio, o próximo passo é ter uma hospedagem. Os sites que oferecem criação de domínios também têm planos de hospedagem. Porém, você também pode adicionar seu domínio no provedor que preferir e o gerir separadamente do e-mail pessoal. 

É um processo básico criar um e-mail profissional, mas que, com certeza, irá trazer bons resultados para sua rede. Após ter seu e-mail profissional basta fazer uma boa gestão das suas mensagens e manter a organização.  

Gostou deste conteúdo? Então, continue navegando em nosso site para ficar por dentro de todas as novidades do universo do franchising.