Por que utilizar de Digital Asset Management (DAM) na sua franquia?

Você já ouviu falar em DAM (Digital Asset Management)? Sabemos que promover treinamentos, manuais e suporte é uma das principais responsabilidades do franqueador em uma rede de franquias. São diversas as metodologias para garantir a excelência nesse processo. 

Porém, existe um problema recorrente: disponibilizar todos os documentos de forma clara, organizada e de fácil acesso para seus franqueados. Nesse contexto, surge o Digital Asset Management. 

O DAM é um software que visa qualificar esse processo de gestão de documentos digitais através da tecnologia, promovendo a otimização de inclusões e atualizações, suporte a todo tipo de documento e o melhor: a qualquer hora e lugar! 

Neste artigo, você lerá sobre:

• O que é Digital Asset Managment (DAM)?
• As vantagens de apostar em um Digital Asset Management
• Qual o melhor Digital Asset Management para franquias?

O que é Digital Asset Managment (DAM)?

Como vimos, um Digital Asset Management (Gerenciamento de Ativos Digitais, em português) é um software que auxilia na otimização de arquivos digitais de uma empresa. Mas, o que são esses ativos digitais? 

Bom, com a revolução digital, praticamente tudo pode se tornar um ativo digital. Porém, os mais comuns em empresas acabam sendo materiais gráficos, documentos oficiais, instruções, entre outros. Especificamente em franquias, isso se estende para manuais de franquia, contratos digitais e os próprios arquivos de treinamento da rede.

Dessa forma, considerando esse crescimento da tecnologia, a utilização de espaços digitais e a busca pela facilidade para acessar arquivos em um banco de armazenamento, o DAM é visto como uma boa solução para evitar problemas em um momento tão crucial. 

Além disso, é importante falar sobre os famosos CMS (Content Management System). Por ambos lidarem com o gerenciamento de arquivos e informações, eles costumam ser bastante confundidos. Porém, DAM e CMS estão longe de ser a mesma coisa e também não possuem a mesma função. Apesar de cada um deles lidar com o gerenciamento, seus propósitos são diferentes. Por isso, devem estar em prateleiras separadas quando falamos de sistemas de gestão de arquivos.

O CMS é focado na publicação e criação de conteúdos, seja de blog, redes sociais ou landing pages. Enquanto o DAM, tem como principal função ser eficaz nos arquivos e documentos. Porém, como os dois possuem funções ligadas ao gerenciamento, podem ser utilizados em conjunto para melhor gestão de tudo aquilo que pode ser considerado conteúdo ou arquivos em sua franquia.

Antes de conhecer as vantagens de apostar em um Digital Asset Management, precisamos entender a fundo cada um dos principais tipos de arquivos que podem ser otimizados com o uso do DAM no franchising.

Manuais

Essencial durante a inauguração de uma unidade, manuais de franquia são geralmente utilizados com a unidade em funcionamento, pois são documentos de referência para qualquer dúvida. 

Nos últimos anos, graças a inovações como o DAM, eles têm sido disponibilizados digitalmente pela facilidade de tê-los sempre na palma de suas mãos. Além disso, uma versão digital é muito mais prática e barata de atualizar.

Também, o formato digital permite ao franqueador explorar diferentes variações na hora de disponibilizar os conteúdos para os franqueados. Por exemplo, um franqueador pode produzir e-books, vídeos e áudios que estejam de acordo com as necessidades das redes de franquia. Dependendo da franquia, até mesmo podcasts podem ser uma alternativa de conteúdo na hora de transmitir conhecimento.

Treinamentos em vídeo

Popularizados ainda mais por conta da pandemia, treinamentos à distância realizados em vídeos são bastante práticos. Garantir essa capacitação é dever do franqueador e previsto em contrato, deve-se instruir as principais informações sobre como gerir uma unidade da rede. Ter parte desses treinamentos em ambiente digital permite reassistir e sanar dúvidas.

Vale lembrar que os treinamentos em vídeo podem apresentar diferentes níveis de interação. Um vídeo tradicional funciona como assistir ao vídeo na Netflix. Você pausa, avança ou retrocede. Neste formato de vídeo, o espectador tem uma baixa interação com o que está assistindo.

Por outro lado, em uma transmissão online, o franqueador pode desenvolver uma dinâmica de perguntas e respostas. Também, há a possibilidade de entrar em contato com os outros franqueados durante uma live. Nesse sentido, a transmissão online apresenta uma alta interação e aumenta as possibilidades de explorar processos de aprendizagem.

Documentos, contratos e relatórios

Talvez não tão comentados, o DAM também pode ser útil para o armazenamento e disponibilização de documentos importantes (como a COF), contratos (como o Contrato de Franquia) e relatórios de performance. A vantagem é ter esses arquivos a qualquer momento, lugar e formato. Ótimo, não?

Agora que você já sabe o que é o DAM, alguns dos documentos e arquivos que pode gerenciar com ele, é hora de entender a importância desse software para a rede. Ou seja, os principais benefícios de sua franquia utilizar um Digital Asset Management. Confira!

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As vantagens de apostar em um Digital Asset Management

Fato é: uma gerência com organização colhe inúmeras vantagens, não é mesmo? Porém, uma empresa que preza na utilização de um banco de dados como o Digital Asset Management vai possibilitar facilidade para o trabalho de uma equipe. Abaixo, listamos algumas vantagens de contar com esse benefício na sua franquia:

Maior organização

O primeiro item que será melhorado com a utilização de um DAM é, sem dúvidas, a organização de arquivos da sua franquia. Todos seus documentos importantes e necessários estarão disponíveis em um único lugar. Assim, você não terá problemas em administrar eles em outros lugares.

Ou seja, com uma plataforma que permite o armazenamento digital de mídias, você além de armazenar o histórico de dados para eventuais consultas futuras, consegue acessar os materiais a qualquer momento e lugar. Assim, basta uma conexão com a internet para saber tudo que está ocorrendo em sua franquia sempre que precisar.

Redução de Custos

Você já parou para pensar quanto tempo ou até mesmo espaço acaba gastando por conta de dezenas de materiais, documentos e literalmente toda forma de papel que poderia estar digitalizada? Ou no trabalho que dá atualizar um documento físico e ter que distribuir por toda a cadeia de unidades? Pois então, o DAM se estabelece como solução para esses problemas. 

A redução de custos também é uma alternativa para simplificar a sua rede de franquias. Afinal, quanto menores forem os problemas com burocracia, maior será a economia de tempo e dinheiro.

Limitar acessos

Sabemos o quanto a privacidade e hierarquia são importantes em uma empresa. Dessa forma, é comum que nem todas as informações que possam estar em um Digital Asset Management devam ser acessadas por todos. 

Com o DAM, ao levar em conta o sigilo de alguns documentos, você pode selecionar quais documentos estarão disponíveis a todos e quais apenas pessoas específicas poderão ter acesso. Ao fazer isso, se garante a segurança de documentos sigilosos e menos riscos de vazamentos comprometedores.

Ganho de produtividade

Pense na seguinte situação: o setor de vendas está precisando urgentemente do novo logo da empresa, porém todos os colaboradores do setor de marketing estão em treinamento e não podem enviar o arquivo com o material gráfico. É uma situação totalmente possível e que pode ser um problema e tanto de produtividade, não é mesmo? 

Sem um DAM para auxiliá-la, toda a equipe de vendas terá de esperar o setor de marketing retornar para terem acesso ao logotipo, criando uma dependência perigosa na comunicação interna da rede. Se esses arquivos de marketing estiverem dentro de um Digital Asset Management, alguém com a necessidade de utilizar um material gráfico poderá utilizar o software para acessá-lo facilmente.

Menos riscos

Todos os arquivos presentes em um Digital Asset Management estão dentro da nuvem. Assim, além de evitar papéis e documentos físicos ao máximo, se torna mais seguro armazená-los e não perdê-los em casos de incêndios, inundações e perda de aparelhos como notebooks e computadores. 

Ademais, um bom DAM normalmente possui uma segurança reforçada contra hackers e, todos os dias, é realizado um backup com todas as informações do sistema.

Além disso, por estarem armazenados dentro de uma nuvem, todos os arquivos podem ser acessados de qualquer lugar do mundo, o que facilita para redes de franquia que tem unidades espalhadas pelo país ou até mesmo pelo mundo.

Qual o melhor Digital Asset Management para franquias?

Existem diversos softwares para ajudar no Digital Asset Management, tanto para empresas de grande, quanto pequeno porte. Todavia, no ramo do Franchising, a melhor opção é o sistema para franquias da Central do Franqueado.

Na solução de engajamento do nosso sistema, temos o módulo ‘Arquivos’. Durante todo esse artigo, descobrimos o quão essencial é armazenar arquivos importantes da sua rede em lugares que possam ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar. E mais, imagine notificar os franqueados sempre que você enviar documentos novos? Ou até mesmo monitorar quem os visualiza? Essa é a solução da Central!

Também vimos como a segurança é importante. Afinal, não queremos perder nenhum documento importante durante a migração. Para isso, todos os dias são realizados backups, com todas as informações do sistema no Amazon AWS, considerado um dos servidores mais seguros disponíveis. Assim, você não corre o risco de perder nada!

A plataforma também permite o acesso e upload de diversos formatos de arquivos, e o acesso a eles se torna fácil para todos, pois não ocorrem problemas com incompatibilidade. Por fim, é possível acessar os documentos e informações pelo aplicativo mobile da plataforma, disponível para IOS e Android.

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