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Tecnologia e Inovação

Backoffice: descubra como garantir a segurança dos processos da sua franquia

6 min de leituraCristiano Ritzel

Dentro de uma rede de franquias existem diversos setores responsáveis pela produção de um mesmo produto, e mesmo que eles não estejam visíveis para os clientes, ainda sim, são extremamente necessários para a entrega da qualidade dos serviços. Esse contexto constitui o que chamamos de backoffice.

Toda empresa é constituída de inúmeros processos, e indiferente do ramo, é sempre preciso compreender a importância de entregar um serviço de qualidade. Por isso, é preciso sempre ter um modo rápido para evitar e solucionar problemas que podem surgir ao longo dos processos.

Uma empresa precisa disponibilizar um produto que não apresente problemas, contar com uma gestão com agilidade e profissionais empenhados. Então, uma boa forma de organizar esses pontos, é cuidando do seu backoffice. Assim, ele se tornou uma das ferramentas mais fortes para se contar dentro de uma empresa, principalmente por afetar diretamente nas formas de operar itens. 

Todavia, para saber como utilizar um backoffice para melhoraria de uma rede de franquias, é preciso entender seu conceito, função, como aplicá-lo etc. Pensando em te apresentar algo mais aprofundado sobre o assunto, a Central do Franqueado preparou este artigo completo. Não perca! 

O que você vai encontrar neste conteúdo: 

O que é backoffice?

Backoffice pode ser traduzido como retaguarda, referenciado a construção de um contexto interno em que há pessoas por trás de algo. Ou seja, pessoas ou setores que não estão diretamente à mostra dentro de uma empresa, mas que são extremamente importantes para a conclusão ou entrega de um serviço. 

Para se entender melhor, imagine um produto ofertado pelo delivery de uma nova franquia. Para ele ser comercializado é preciso passar por diversos processos até a venda efetiva, movimentando desde o estoque até os vendedores. 

Neste caso, o backoffice são as pessoas do estoque até a etapa antes dos vendedores. Mas caso ocorra algo não esperado nesse processo? Ele vai afetar todos os setores, não é mesmo?

Então, o backoffice busca ser eficiente na redução de possíveis problemas, tentando estar sempre atento a situações inesperadas. Por isso, o gestor vai utilizar o focar em analisar o backoffice para evitar perdas nos resultados.

Aliás, no meio digital o backoffice é um termo com bastante força. Isso porque, é muito utilizado como um suporte para melhorias, e garantir o bom funcionamento das operações. 

Quem constitui o backoffice?

Normalmente não existe uma equipe isolada responsável pelo backoffice. São pessoas de diversos setores e que possuem trabalhos essenciais para o bom funcionamento de um processo. 

São colaboradores que prestam serviços indiretos, muitas vezes não sendo responsáveis pelas funções principais da instituição. Por exemplo, em uma franquia de investigação são todas as pessoas exceto o investigador.

São colaboradores que o cliente muitas vezes pode nunca nem ver, mas que são as responsáveis para que consiga obter a qualidade de um serviço. Como equipe de RH, marketing, limpeza, produção do serviço ou produto, entre diversas outras.

Pontos importantes sobre o backoffice

Para garantir uma boa retaguarda na sua franquia é preciso tomar alguns cuidados. Primeiro de tudo, é necessária uma boa gestão interna para ter certeza que toda a unidade está atuando no mesmo ritmo.

Caso sua franquia não conte com muitos detalhes, é preciso dedicar uma atenção redobrada, pois qualquer erro pode ser grande. Imagine uma franquia com dois setores responsáveis por um processo, se em um deles surgir um problema, o outro não terá o que fazer, ocasionando em estagnação.

Entretanto, é preciso compreender que é comum surgirem gargalos nos processos. Mas, mesmo assim, por meio do backoffice, eles serão menos corriqueiros e solucionados com maior facilidade.

Um backoffice ruim pode ocasionar em problemas em diversos momentos de um processo. Por exemplo, sua franquia possui o serviço de delivery, caso não tenha um backoffice de qualidade, podem surgir facilmente problemas no aplicativo para pedido, separação do produto, atraso na entrega etc.

Para evitar isso, é preciso ter em mente a necessidade de garantir que todas as equipes trabalhem em conjunto e com o mesmo objetivo. Caso seja encontrado um problema em alguma equipe, é recomendado que ocorra uma conversa com o colaborador. 

A importância do backoffice na integração de setores

É preciso dizer que atualmente, na era da transformação digital, canais de comunicação — como as redes sociais — e a alta conectividade podem causar alguma confusão na hora de delimitar o que é backoffice. Isso acontece principalmente porque setores que costumam ficar ocultos — como o jurídico, por exemplo —, agora têm voz e se comunicam de forma direta com os consumidores

Contudo, a tecnologia oferece alternativas importantes e que proporcionam uma integração eficiente, com padronização e, mais importante, autonomia. Isto é, para uma empresa funcionar de forma plena em todas as suas operações, independente do setor ou área de atuação, é necessário que estejam todos alinhados — não só um com os outros, mas também com a empresa de forma geral, sua missão, visão e valores.

Assim, o backoffice implica em uma visão em 360º da empresa e, consequentemente, capacita e embasados gestores no que diz respeito a tomadas de decisão. Isto é, com o backoffice se cria um senso de unidade que facilita a vida dos executivos na hora de atender à coletividade. Em suma, o conceito acaba por permitir que se pense de forma ampla no bem-estar do negócio, uma vez que — com a integração —, fica tudo mais simples.

Dicas para melhorar o backoffice de sua franquia

Agora que você já viu o que era backoffice, talvez esteja em busca de algumas formas para melhorar ele em sua franquia, por isso, nós vamos te apresentar dicas! Veja:

1. Contar com um sistema 

A gestão de seu backoffice é um processo extremamente necessário, então, é preciso dar uma boa atenção a ele. Uma boa arma para essa melhoria, é a tecnologia de um software gestão, principalmente por gerar à sua franquia mais benefícios e menos trabalho. Por exemplo:

  • Agilidade em processos;
  • Diminuir erros humanos;
  • Gastar menos tempo das equipes;
  • Deixar todos os dados em um único lugar;
  • Proteger informações importantes e confidenciais.

Uma boa dica, é utilizar o software de gestão da Central do Franqueado. Através dele, é possível garantir a otimização de diversos aspectos de uma rede de franquias, principalmente por auxiliar na padronização da rede.

Inclusive, por meio de uma plataforma, é possível melhorar a comunicação entre franqueador e franqueado, o que auxilia muito na busca por informações e soluções em caso de situações inesperadas. Além de ser possível analisar como estão projetos e processos.

2. Utilize de métricas

Através da utilização de métricas e indicadores de qualidade, você conseguirá analisar como os papéis desempenhados pelos setores de backoffice estão sendo desempenhados. Assim, será possível encontrar obstruções que podem ocasionar problemas e aplicar melhorias eficazes.

A criação de métricas pode ser utilizada pelos próprios setores que interferem no backoffice, já que, eles mesmo irão encontrar pontos para aplicar correções emergenciais. É importante também que o gestor obtenha resultados de como as equipes do backoffice estão se empenhando.

3. Encaminhe dados em tempo real para as equipes 

Como estamos na era digital, se tornou fácil o processo de propagar dados com agilidade para todas as pessoas. Então, sempre que possível, encaminhe dados para as equipes do backoffice da sua franquia.

E aí, o que achou dessas dicas? Aposto que vai passar a dar uma atenção maior aos setores backoffice de sua franquia. Saiba que é bastante relevante sempre focar em todas as equipes da sua franquia, só assim, é possível garantir uma equipe motivada e engajada a oferecer qualidade.

Gostou do conteúdo e pretende ler mais? Veja nosso texto sobre design thinking no franchising.

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Cristiano Ritzel

Redator em Central do Franqueado