Conheça a Automatização de Processos e seus benefícios para franquias

Em uma rede de franquias, é comum se deparar — e consequentemente, ter que lidar — com dezenas de processos diários. Isto é, tendo em vista as responsabilidades que o franchising implica, seja no papel de franqueador ou franqueado, estamos falando de uma rotina repleta de desafios que, se aliviada, podem trazer grandes benefícios ao seu negócio.

Se isso é uma verdade em um negócio tradicional, no dinâmico mundo das franquias, a eficiência operacional é a espinha dorsal do sucesso empresarial. À medida que as redes de franquias se expandem e buscam manter a padronização, a adoção da automatização de processos emerge como um diferencial estratégico.

Nesse sentido, a automatização de processos é uma estratégia de otimização estrutural de uma empresa. Ela pode ser utilizada em diversas frentes e garante que os métodos de trabalho se tornem mais fáceis, reduzindo a necessidade de tarefas manuais. Dessa forma, a técnica de automação faz parte da gestão de processos empresariais e consiste, basicamente, no uso de tecnologia e na integração de sistemas e dados para aprimorar o fluxo e o controle do trabalho.

Para te ajudar a entender tudo sobre a automatização dentro do sistema de franquias, a Central do Franqueado preparou este guia completo sobre o assunto. Não perca!

Veja o que você vai encontrar neste artigo:

• Como funciona a automatização de processos?
• Por que automatizar processos em sua rede de franquias?
• Quando é o melhor momento para investir em automatização?
• Como iniciar a automatização em sua rede?

O que é e como funciona a automatização de processos?

Como vimos, gerenciar uma franquia ou qualquer tipo de negócio não é uma tarefa fácil. São essas dezenas de processos fundamentais que precisamos estar atentos no dia a dia, como o suporte ao franqueado, marketing, vendas etc que acabam obstruindo a possibilidade de novas ações que contribuam para o futuro da rede.

Para isso, existe uma busca constante que surgiu acompanhada pela transformação digital: a automatização de processos. Automatizar processos, caso ainda não saiba, significa passar as tarefas realizadas de maneira manual — ou seja, pelas pessoas — para equipamentos, máquinas, instrumentos, entre outras formas que independem de grande atenção do ser humano. Com isso, são essas ferramentas que se tornam responsáveis pela execução das atividades. 

A partir da era digital em que vivemos, você provavelmente já se deparou com centenas de automações simples, mas que mudam a forma como nossa rotina acontece. Por exemplo, o controle de ponto em empresas já não é mais feito no papel ou no próprio caixa de uma loja, que indica produtos, troco e ainda registra toda a atividade, dispensando a anotação manual. Portanto, tornar a automação de processos uma realidade parte de técnicas similares a aquelas que já podem ser usadas na sua empresa. 

Com isso, pode-se dizer também que automatizar processos consiste tanto em métodos mais simples quanto mais complexos, sendo que o grau de intervenção humana depende de cada situação. Ou seja, um profissional que usa uma tabela do Excel para fazer cálculos usa a automatização, assim como uma fábrica auto suficiente também utiliza os benefícios da automatização, apenas em grau diferente.

A automação de processos pode estar no dia a dia do seu negócio de uma série de maneiras, contribuindo com empresas de todos os portes e segmentos de mercado. Porém, antes de saber como começar essa modernização, saiba por que automatizar processos em sua rede de franquias é a melhor saída para o futuro. Veja só!

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Por que automatizar processos em sua rede de franquias?

Você já parou para pensar no quanto acaba gastando por conta de dezenas de processos desatualizados? Pois então, a tecnologia DEVE ser uma solução para esse tipo de problema, com alternativas mais ágeis e eficientes para uma rotina de trabalho mais tranquila e produtiva.

Como em qualquer negócio, a continuidade da empresa depende de duas coisas: o lucro e os seus clientes. Por isso, a automatização de processos é tão importante. Ela é uma via de mão dupla, pois, além do franqueador economizar tempo e dinheiro, o franqueado ou cliente final terá uma maior agilidade e um serviço definitivamente mais intuitivo.

Além disso, podemos considerar outras vantagens da automatização de processos em uma rede de franquias, como:

Facilita o acesso à informação 

O primeiro motivo porque automatizar processos deve ser prioridade na empresa é que ele promove a facilidade do acesso à informação. Um dos grandes desafios das corporações nos dias de hoje, principalmente com a alta competitividade de um mercado que funciona full-time (sem parar).

Outro benefício da automação de processos é que ele permite que a empresa substitua atividades manuais por softwares específicos. Com essa mudança, todas as informações ficam centralizadas em um único lugar e disponíveis para todos os setores da empresa.

Desta forma, os dados podem ser consultados a qualquer momento, o que evita que um setor fique dependente de outro. E que a coleta de uma determinada informação fique atrelada a um colaborador específico. Assim, a automação permite uma consulta às informações mais facilitadas, reduzindo erros e problemas relacionados à falhas de comunicação.

Reduz os custos do negócio

Reduzir custos é uma meta permanente em qualquer empresa, principalmente em razão dos altos gastos de manutenção de um negócio e da inconstante incerteza que encontramos na economia brasileira. Agora você deve estar se perguntando, como automatizar processos vai me fazer economizar?

Embora o gasto inicial seja relativamente alto, no longo prazo a automação de processos é uma excelente ferramenta da redução de custos, porque promove processos racionais que reduzem a ocorrência de erros, gerando uma economia significativa para o negócio.

Assim, uma boa automação das tarefas é capaz de mapear todos os processos da empresa, identificando ineficiências e desperdícios e permitindo realizar correções que visem à melhora dos resultados do negócio.

Possibilita uma gestão segura e eficaz 

A automação traz maior transparência e racionalização aos processos. Com as informações organizadas e centralizadas, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla do funcionamento da organização e isso justifica porque automatizar processos é tão importante.

A partir dessa ótica fica mais fácil compreender os processos e elaborar planos alinhados à realidade e aos objetivos do negócio em longo prazo. Com decisões mais embasadas, o negócio ganha uma gestão mais segura e eficaz, o que impacta em aspectos como:

• Custos;
• Mercado;
• Concorrência;
• Experiência do cliente.

Otimiza o tempo

Já citamos acima, mas vale reiterar: otimizar o tempo do profissional, independente do grau hierárquico em que se encontra, é um dos benefícios mais claros de se automatizar processos. Com a implantação de softwares de automação, o tempo para realização das tarefas é reduzido consideravelmente e algumas atividades, que antes eram realizadas por profissionais, podem ser facilmente substituídas pelo sistema.

Um exemplo claro está na geração de relatórios. Sem automação é necessário solicitar a um colaborador que monte o relatório. Este funcionário deverá coletar informações de diferentes lugares e elaborar o documento. Isso demanda tempo e está atrelado a possíveis erros, já que as informações não são totalmente seguras.

Permite a padronização de processos 

Outro fator altamente relevante identificado na automação de processos, é que ela permite a padronização das tarefas com muito mais clareza. Empresas que adotam processos manuais também têm condições de padronizar suas tarefas, e aí você pode se perguntar: por que automatizar processos então e gastar com isso? 

A questão é que elas estão vinculadas a pessoas e podem acontecer discrepâncias na execução, falhas e incoerências, prejudicando assim o conceito de manter um padrão formal e exclusivo. Por outro lado, em processos automatizados a padronização funciona muito bem, eliminando o risco de ocorrência de erros. O fator de erro humano é reduzido significativamente e os resultados são vistos com mais clareza.

Quando é o melhor momento para investir na automatização?

Agora que você sabe o que é automação de processos e quais todas as suas vantagens, é possível que tenha ficado bem interessado em hoje mesmo iniciar novos métodos em sua empresa. Não é mesmo?

No entanto, em um primeiro momento, essa automatização exige um investimento, que pode ser mais ou menos alto, a depender do que se deseja automatizar. Novas máquinas que fazem todo o processo podem contar com preços altos, mas também é possível automatizar toda sua rotina, com software de gestão empresarial online que contribuem com a automação do seu negócio com preços acessíveis. 

A questão, portanto, é que você deve avaliar a necessidade de investir e entender suas necessidades. Estamos falando de um alto investimento, então se não fizer sentido no momento automatizar o atendimento e produção da sua rede, não vale a pena correr atrás disso nesse momento. Isto é, se o resultado final não justificar esse investimento, não são dezenas botões espalhados em sua empresa que trarão o capital necessário para manter seu negócio em pleno funcionamento. 

Caso esteja sem dinheiro em caixa, pode ser necessário melhorar o planejamento financeiro, reduzindo custos, para prospectar a aquisição de uma ferramenta de automatização para os próximos meses. Já se você tem capital, é preciso analisar quais setores merecem prioridade para se tornarem automatizados

Como iniciar a automatização em sua rede?

Para começar a automatizar processos na sua empresa, você deve fazer um levantamento de todas as tarefas que são desempenhadas pela sua equipe. Isto é, realizar um mapeamento dos processos da sua franquia. Nessa hora, lembre-se também de identificar quais delas já estão automatizadas, se for o caso. Afinal, o retrabalho pode ser tão custoso quanto a obsolescência da sua produção.

Depois, pense em quais procedimentos que são feitos manualmente e que se fossem automáticos mais diretamente refletiram na qualidade do que é entregue ao cliente. Afinal, se você fizer um investimento, deseja que o retorno apareça o quanto antes, certo?

E uma maneira disso acontecer é focando no cliente, assim, a sua conversão de vendas está garantida e o retorno vem em menor tempo. Um software como o da Central do Franqueado, por exemplo, consegue automatizar processos  digitalizando os procedimentos e todos os dados do seu negócio.

A Central do Franqueado

A Central do Franqueado é um sistema de gestão para franquias que promove a inovação e gestão inteligente. Atualmente, atendemos dezenas de franquias de todo o Brasil, oferecendo dezenas de funcionalidades que vão transformar a operação da sua franquia nos mais diferentes âmbitos. Atualmente, nossos módulos estão divididos em três soluções principais: 

• Engajamento: módulos para resolver os problemas de comunicação com seus franqueados e gerenciar todos os arquivos da sua rede em um único local, seguro e online.
• Padronização: solução para otimizar os padrões da sua marca com o suíte completo de marketing, checklists online e auxiliar no processo de compras pelos franqueados.
• Expansão: principal objetivo do franqueado, oferecemos a captura de leads através de um portal de franquias, controle de novos projetos como inaugurações de unidades e também um CRM personalizado que acelera a expansão da sua rede.

Cada um deles propõe melhorias e automatizações em setores diferentes, mas sua integração é o que transforma completamente uma rede de franquias. O franchising é um mercado inovador e que está evoluindo constantemente por meio da tão falada transformação digital. Acreditamos muito no nosso trabalho e confiamos que a nossa plataforma pode fazer a diferença para a sua rede. 

Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias.