Conheça os principais tipos de auditorias e saiba como aplicar em sua franquia

Você sabe quais tipos de auditorias existem? Saiba que, no franchising, elas são essenciais para garantir a padronização da qualidade da rede nos mais diversos âmbitos e unidades. Essas visitas periódicas de controle, ou “auditorias”, servem para verificar se tudo está de acordo com o esperado pela rede e, caso não, gerem sugestões e orientações de melhorias.

Confira o que você irá encontrar neste artigo:

• O que é uma auditoria?
• Para que servem as auditorias?
• Quais os tipos de auditoria em franquias?
• Como realizar uma auditoria?
• Ferramentas para a realização de auditorias

O que é uma auditoria?

O conceito de franchising é bastante claro quanto a necessidade de um bom controle de qualidade em suas unidades. Afinal, uma rede de franquias se forma a partir da replicação de um negócio em novas unidades, e uma das exigências é a manutenção da qualidade da rede, evitando problemas no que diz respeito à reputação da marca.

Dessa forma, se torna um trabalho tanto do franqueador quanto do franqueado buscar estratégias e soluções para garantir que a qualidade de um produto seja a mesma independentemente da unidade visitada. Felizmente, esse processo já é facilitado com a transmissão obrigatória de know-how durante a implantação. Porém, problemas podem surgir. E é aí que entram as auditorias.

Semelhante à consultoria de campo, onde a franqueadora realiza inspeções periódicas em suas unidades, as auditorias partem da ideia de que existe um problema que precisam resolver. Com isso, é possível identificar gargalos e possíveis atualizações escaláveis por toda a rede, pois se uma unidade está passando por problemas para manter a qualidade, o problema pode ser geral.

Ou seja, pode-se entender auditorias como os processos de checagem para verificar a origem de um problema e/ou se as metodologias da rede estão sendo cumpridas. Dessa forma, em franquias, onde o modelo possui um padrão estruturado, auditorias trabalham para garantir ao franqueador que o franqueado está cumprindo com as determinações impostas.

Por fim, as auditorias geralmente são realizadas por profissionais especializados nesse tipo de atividade. A partir do setor analisado, seja de produção, marketing, sistemas etc., uma equipe é incumbida de realizar o tipo de auditoria adequada, pois são diversas e vamos conhecer um pouco de cada uma delas.

Para que servem as auditorias?

Sabemos que para manter a reputação da sua franquia no mercado, as redes precisam garantir o controle de qualidade e a padronização. As decorações das lojas, o atendimento por parte dos funcionários e principalmente a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Tudo isso precisa estar alinhado. 

É a padronização que permite que as redes de franquias atinjam esse nível de estrutura no mercado. Por isso, é essencial que o controle dessa padronização seja feito através de auditorias. 

Considerando que essa padronização e o controle de qualidade são os dois pontos principais que uma auditoria busca garantir, quais outros benefícios acompanham a adoção de auditorias no franchising? Confira!

Satisfação do cliente

O cliente que consumirá os serviços da sua franquia espera consumir o mesmo produto em qualquer local em que esteja, tornando a busca por padronização e qualidade ainda maior. Essa busca pela satisfação do cliente intensifica a necessidade de realizar vistorias.

Confiança de mercado

Uma rede preocupada com a comunicação e desempenho dos franqueados chama atenção. Ter como base de negócio uma clara e boa relação entre a franqueadora e seus franqueados cria uma confiança de mercado grande para novos interessados. 

Por isso, realizar auditorias, além de regular a qualidade da rede, também demonstra que a franqueadora está preocupada com o sucesso do franqueado. 

As auditorias serão vistas como uma política interna, mostrando que sua rede está investindo em excelência na operação da rede e gestão de relacionamentos, resultando em satisfação do franqueado e fortalecimento da marca. 

Evitar problemas na produção 

Problemas como perdas de insumos são comuns em redes de franquias com pouca ou nenhuma auditoria. Em uma auditoria para verificar, por exemplo, a gestão de estoque de uma unidade, é possível trazer um grande aumento no lucro para a rede. Afinal, atualizações de processos de sucesso comprovado se estendem por todas as unidades.

Quais os tipos de auditoria em franquias?

As auditorias são classificadas entre externas e internas. Ou seja, as que são realizadas por empresas especializadas, oferecendo uma visão mais ampla e isenta e auditorias internas, feitas por alguém que efetivamente trabalha na empresa e lida diretamente com a presidência ou a diretoria da franquia, uma pessoa de confiança. 

Confira abaixo cada uma delas, seus tipos e benefícios:

Auditorias Externas

Apesar do nome sugerir algo externo, isso está ligado somente ao responsável pela auditoria. A auditoria externa serve para avaliar questões internas da empresa, da mesma maneira que veremos a seguir com a auditoria interna. Por conta de seu custo mais elevado, devido a contratação de profissionais externos, ela acaba sendo menos frequente, mas pode ser fundamental na correção de processos.

Geralmente, esse tipo de auditoria é utilizado no setor econômico de uma franquia, visando identificar problemas que contribuem negativamente na saúde financeira do negócio. Porém, existem situações onde outros processos podem ser avaliados. Por exemplo, contratar uma auditoria especializada em franchising para auxiliar com a padronização interna da rede também é uma estratégia válida.

Auditorias Internas

Como o próprio nome sugere, a auditoria interna visa auditar — verificar, se o que está acontecendo dentro de um estabelecimento está de acordo com as normas impostas, os procedimentos internos e as políticas da empresa. Ou seja, elas servem para assegurar que todas as regras da empresa estão sendo devidamente seguidas pelos franqueados da marca em suas respectivas unidades. 

Dessa forma, se você deseja aperfeiçoar processos internos da sua rede ou encontrar a raiz de um problema que está te dando dor de cabeça, auditorias internas podem ser sua solução. Além disso, podemos dividir as auditorias internas em mais três tipos. Vamos ver?

Auditoria operacional

A auditoria operacional existe para analisar o funcionamento da empresa em seu cotidiano, sempre em busca de soluções para os problemas de otimização, eficiência e utilização de recursos. Questões como gestão de estoque, problemas com fornecedores e prevenção de perdas devem ser levadas em conta.

Auditoria contábil 

Assim como na auditoria externa, também é possível realizar um tipo de auditoria contábil através dos próprios colaboradores da rede. Geralmente, esse trabalho fica com pessoas mais experientes na gestão, como o próprio franqueador ou o gerente de franquia. 

Então, quando se quer uma auditoria onde a prioridade seja o patrimônio da rede e princípios de contabilidade, essa é a auditoria certa.

Auditoria de qualidade

Essa auditoria também fica bem clara ao ler seu nome, certo? Ela visa avaliar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Ela inclui a parte de vigilância sanitária, normas de padronização e até o ISO 9001. Podemos, também, incluir auditorias PDV nesse contexto.

Quando se tem como objetivo da auditoria o monitoramento da qualidade dos produtos vendidos nos pontos de venda da sua franquia, auditorias em PDV (pontos de venda) são a melhor solução para encontrar eventuais falhas e apontar possíveis melhorias.

Ou seja, o trabalho de auditoria, em muitas ocasiões, se mistura com a consultoria de campo e é até mesmo realizada por esses consultores. Porém, em casos mais graves, do ponto de vista financeiro e fiscal, é importante um olhar externo e especializado em superar esse tipo de dificuldade.

Como realizar uma auditoria?

Assim como todo novo processo em uma rede de franquias, é necessário planejamento. Afinal, qualquer ação tem efeito cascata por todas as unidades da rede e uma pequena falha no processo pode criar danos maiores. 

Então, antes de iniciar os processos de auditoria em uma franquia é necessário planejamento. Bons profissionais familiarizados com os processos da rede, logística para atuação, recursos para realizar a avaliação e, é claro, encontrar tempo para garantir que tudo foi realizado nos mínimos detalhes. Confira! 

Monte um plano de ação

Parte essencial desse planejamento prévio, é o plano de ação. Com ele, a rede estrutura os processos a serem executados, os colaboradores envolvidos, prazos para cada processo que passará pela auditoria. Portanto, ter uma boa estrutura de processos ajudará todas as etapas e suas especificações darão à rede uma noção do tempo gasto com a atividade, o capital humano utilizado e recursos necessários.

Mapeie os processos

Ao iniciar a aplicação da auditoria, é importante identificar todos os procedimentos a serem seguidos no setor que for auditado. Ao fazer isso, também é preciso definir todas as tarefas e elaborar mapas que resumem as tarefas na prática. Esse panorama dos processos servirá como ferramenta para analisar visualmente quais serão os procedimentos em cada momento que deverão ser executados.

Se dedique a auditoria

Mesmo que você, no papel de franqueador, não visite cada uma das unidades para avaliar e auditar o que está acontecendo, é essencial dedicar tempo para estar por dentro do desempenho da sua rede. Isso serve tanto para sugestões quanto para ações mais importantes que exijam a presença do franqueador.

Analise os resultados

Nesta etapa é onde terá o veredito da auditoria. É neste momento que os auditores analisam o resultado e propõem soluções. Se o resultado da análise for positivo, os profissionais devem indicar que haja o mantimento dos processos dentro da rede, para que este resultado continue positivo. 

No entanto, se for negativo, os consultores devem apontar os erros e os motivos pelos quais estas falhas estão ocorrendo. A partir daí, virão as sugestões e ideias para resolução de problemas.

Ferramentas para a realização de auditorias

Com os avanços tecnológicos, surgiram extensas opções que auxiliam e facilitam a execução de auditorias. Com isso, podemos destacar uma delas, utilizada principalmente para não correr o risco de esquecer algum ponto importante, os checklists. 

As folhas de verificação são práticas e ajudam a otimizar os processos da auditoria, resumindo as etapas e exigindo apenas a verificação do cumprimento dos procedimentos. Além disso, essa evolução digital permitiu uma otimização nos checklists, com os checklists online.

Essa versão digital das folhas de verificação é uma das principais formas de elencar e priorizar atividades e itens a serem cumpridos em qualquer processo e, no Franchising, está sendo cada vez mais usado durante auditorias e consultorias de campo para garantir a manutenção e padronização de sua franquia.

Como a Central do Franqueado pode te ajudar!

A Central do Franqueado entendeu essa necessidade e, por isso, desenvolvemos um módulo voltado especialmente para o controle de qualidade das unidades na nossa plataforma de gestão de franquias.

Com ela, é possível realizar checklists online e analisá-los de forma fácil e prática. Também oferecemos a possibilidade de criação de formulários personalizados, os quais podem abranger as questões mais específicas da sua empresa.

O Módulo ‘Checklist’ de nosso sistema para franquias conta com essas funcionalidades incríveis que farão você manter o padrão de qualidade de sua rede de franquias. Dessa forma, você poderá oferecer o melhor do seu produto ou serviço em todas as unidades de atuação.

Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma intuitiva e inovadora, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias.