O que é o Mapeamento de processos e como fazê-lo em sua franquia

Mapeamento de processos é a atividade que realiza um levantamento do funcionamento de cada processo dentro das operações de uma organização. Portanto, por meio dessa estratégia, é possível levantar dados, identificar alocação de recursos e falhas operacionais. Confira e saiba como aplicar em sua franquia.

Identificar o andamento de uma organização e os seus processos cotidianos é essencial para garantir que a gestão está sendo realizada corretamente. Para isso, diversas ações podem ser implantadas como forma de identificar falhas e ter uma visão ampla do funcionamento do negócio.

Diante disso, atividades como mapeamento de processos se tornam fundamentais para a gestão de um negócio. Acompanhar as atividades de cada setor e ter uma visão do seu funcionamento é essencial para garantir eficiência operacional.

Por este motivo, a Central do Franqueado preparou este conteúdo completo sobre o tema: falar sobre a importância de aplicar o mapeamento de processos em sua franquia e como fazê-lo. Confira!

Veja o que você vai encontrar neste artigo:

• O que é mapeamento de processos?
• Para o que serve o mapeamento de processos em franquias?
• Quais os tipos de mapeamento de processos?
• Quais as vantagens de mapear processos na sua rede?
• Como aplicar o mapeamento de processos na sua rede?
• Como a Central do Franqueado pode te ajudar

O que é mapeamento de processos?

Mapeamento de processos é a atividade que realiza um levantamento do funcionamento de cada processo dentro das operações de uma organização. Portanto, por meio dessa estratégia, é possível levantar informações, identificar alocação de recursos e falhas operacionais.

Com isso, o mapeamento de processos é uma prática essencial no universo das franquias, representando uma abordagem sistemática para entender, documentar e otimizar as operações que compõem o ciclo de vida do negócio. Em termos simples, esse procedimento envolve a criação de representações visuais ou diagramas que ilustram cada etapa de um processo específico, desde a entrada de matérias-primas até a entrega do produto ou serviço ao cliente final.

Este processo é responsável por analisar uma ou mais atividades de uma organização e identificar o seu fluxo de concretização. Neste processo, é realizada uma análise dos recursos utilizados no processo, possíveis falhas e gargalos e quais pessoas estão envolvidas.

O mapeamento de processos é responsável pela otimização operacional de uma organização e correção de falhas. Portanto, por meio desta técnica, os gestores conseguem obter uma visão do progresso do negócio por inteiro, tendo informações do andamento de cada processo que contribui para a atividade do negócio em geral.

No contexto das franquias, o mapeamento de processos desempenha um papel crucial na garantia da consistência operacional em todas as unidades. Ao visualizar e analisar cada etapa do funcionamento do negócio, os franqueadores conseguem identificar áreas de melhoria, padronizar práticas e assegurar que todos os franqueados estejam alinhados com os padrões estabelecidos.

O mapeamento de processos também é uma ferramenta valiosa para a transmissão eficiente de conhecimento e boas práticas aos novos franqueados. Ao oferecer uma representação clara e detalhada de como as operações devem ser conduzidas, facilita o treinamento e a integração dos novos membros na rede de franquias.

Para o que serve o mapeamento de processos em franquias?

A técnica de mapear processos é direcionada principalmente para identificar o nível de eficiência operacional de uma franquia. Ao promover esta atividade, as redes buscam identificar se os processos estão sendo realizados dentro dos prazos, com eficácia e com o menor número de falhas possíveis.

Ou seja, é por meio do mapeamento que uma franquia busca promover a padronização de processos. O objetivo de levantar as principais ações dentro de um processo é identificar se há alguma melhoria a ser feita e se os recursos alocados para o concretizar são necessários e suficientes.

Além disso, através do mapeamento de processos uma franquia consegue estabelecer metas e objetivos para sua operação. Ou seja, identificando o fluxo de cada atividade, a rede tem uma visão de quais metas pode definir para a operação atingir quanto aos processos operacionais.

Com isso, uma franquia consegue aumentar o sucesso das suas operações e diminuir falhas. Afinal, tendo todos os processos mapeados, os gestores conseguem manter o controle sobre a qualidade dos seus produtos e processos operacionais.

Quais os tipos de mapeamento de processos?

Apesar do mapeamento de processos ser uma técnica, existem diferentes tipos conforme a necessidade avaliativa da organização. Portanto, há algumas denominações para esses tipos de mapeamento baseadas na espécie de processo que será analisado. Confira quais os mais conhecidos.

Diagrama sistemático UML

Conhecido também como Linguagem de Modelagem Unificada, este modelo de mapeamento é mais direcionado para programação e gestão de negócios. O objetivo principal do Diagrama UML é proporcionar o acompanhamento do mapeamento ao longo do tempo.

Os itens essenciais para operar este modelo são a estrutura do sistema, os comportamentos e as interações. Por ser muito utilizada para desenvolvimento de softwares, a UML é usada para visualizar, especificar, construir e documentar projetos de softwares.

BPMN (Business Process Model and Notation)

Este modelo de mapeamento é estruturado principalmente para oferecer uma referência que seja compreensível por todos os colaboradores da rede. Com o formato deste modelo de mapeamento de processos, o mapa fica visível e faz com que novos colaboradores, clientes e etc. entendam este processo facilmente.

Dentro dos tipos de modelagem de processos, o BPMN é um dos mais utilizados, justamente por sua estrutura simples e clara. Com sua estrutura padronizada, ele gera automação no andamento dos processos, estabelecendo uma boa comunicação dos desenvolvedores de projetos e outros envolvidos na sua elaboração.

Fluxograma de processos

O fluxograma, também chamado de flowchart, é um dos tipos de mapeamento mais simples e limitados. Sua estrutura é padronizada e pouco flexível, tornando seu modelo replicável de forma engessada.

No fluxograma o processo é expressado com objetividade e pouco espaço para detalhes. As entradas indicam o que inicia o processo, o meio é o processo em si e as saídas são os resultados que se buscam ao final do processo.

Com a utilização deste modelo, o objetivo se torna simplificar a análise dos processos e buscar oportunidades de melhora. Portanto, este é um dos modelos indicados para quem busca realizar um mapeamento simples, objetivo e sem muitos detalhes.

Mapofluxograma

Neste tipo de mapeamento, os processos são representados com base na planta de uma linha produtiva em específico. Ou seja, se sua franquia possui processos dentro de um estoque, este mapeamento pode ser feito, representando o processo e o espaço onde ocorre.

O mapofluxograma busca retratar de forma visual os processos, sobrepondo o fluxo à planta do local onde é realizado. Assim, é possível ver as movimentações dos itens envolvidos no processo sobre o espaço, tendo uma visão ampla e mais específica.

Quais as vantagens de mapear processos na sua rede?

Assim como outras estratégias, o mapeamento de processos busca oferecer melhorias para a gestão e a operação de uma organização. Por este motivo, podemos destacar algumas vantagens relevantes do efeito de mapear processos em sua rede. Confira!

Padronização operacional

Alcançar a padronização com sucesso é um dos principais objetivos de redes de franquias. Ter um padrão de qualidade operacional em todas as unidades é sinônimo de qualidade no franchising.

Portanto, para que isso seja possível no âmbito não apenas dos produtos, mas de toda a operação de uma franquia, o mapeamento de processos precisa ser executado. É por meio desta técnica que uma rede consegue identificar todos os gargalos que impedem a padronização em todos os processos da rede.

Aplicando constantemente o mapeamento, os gestores das redes têm um controle maior da reprodução dos processos. Com isso, a rede consegue alcançar um alto nível operacional, tal como podemos ver em redes como o McDonald’s, por exemplo. A franquia é referência em padronização e todos os seus processos são iguais em qualquer unidade.

Controle de qualidade efetivo

Como resultado direto da padronização, o mapeamento de processos proporciona à rede um maior controle de qualidade. Com uma ampla visão sobre os processos da rede, os gestores possuem maior segurança de que a qualidade da sua rede é garantida.

Além disso, por meio da atividade de mapear processos, uma rede de franquias obtém mais segurança também para realizar auditorias. Afinal, é por meio delas que profissionais certificam o nível de qualificação da franquia.

Redução de falhas

Somente analisando os processos da sua operação é possível identificar se há erros nas atividades. É por este motivo que o mapeamento também é vantajoso às franquias.

Identificar gargalos durante os processos é essencial para reduzir falhas operacionais. Com menos falhas, o desempenho da rede é maior e a satisfação do cliente acaba sendo afetada positivamente. Afinal, quanto menos erros tiver os processos, maior será o sucesso final e a geração de valor ao cliente.

Otimização gerencial

Ter uma visão de todos os processos dentro de uma franquia é ter uma gestão otimizada. Os recursos empregados em cada processo são otimizados, os custos, os ganhos e o desempenho geral da rede.

Uma gestão otimizada é fruto direto de um bom trabalho de mapeamento de processos. Quando há um esforço gerencial da rede para controlar as atividades e as ter mapeadas, grande parte das ações desenvolvidas pelos gestores se tornam bem sucedidas.

Como aplicar o mapeamento de processos na sua rede?

Uma boa gestão de processos não se constrói com fórmulas mágicas ou receitas de sucesso. É preciso que a expertise dos gestores desenvolva estratégias conforme cada caso a ser mapeado.

Assim, aplicar o mapeamento de processos em uma rede de franquias é uma estratégia fundamental para promover a eficiência operacional e garantir a consistência em todas as unidades.

Inicialmente, é crucial realizar uma análise abrangente de todos os processos envolvidos, desde a gestão administrativa até a prestação de serviços ou venda de produtos.

Este processo de mapeamento, que pode ser feito através de entrevistas, observação e análise documental, permitirá uma compreensão detalhada de cada etapa e suas interconexões.

No entanto, há algumas medidas que podem ser tomadas que facilitam o desenvolvimento de um bom mapeamento. Falaremos sobre eles a seguir.

1 – Conheça sua estrutura operacional

Para que você possa analisar sua rede por processos é preciso, primeiramente, que conheça toda sua operação. Ou seja, não tem como um franqueador buscar identificar quais processos realizar um mapeamento sem conhecer todos os processos executados pela franquia.

Portanto, saiba identificar as demandas por mapeamento. Conhecendo cada setor, quando houver um problema você saberá quais processos mapear. Essa é a importância de conhecer sua rede, somente assim é possível ser assertivo ao mapear processos.

2 – Identifique gargalos

Um dos objetivos de realizar um mapeamento é melhorar processos. Para isso, é preciso saber se é preciso melhorar, identificar quais os erros que estão gerando resultados negativos na operação da rede.

Portanto, ao mapear um processo, identifique quais são os gargalos, quais os setores estão tendo problemas. Isso significa analisar cuidadosamente todos os processos da rede e identificar onde estão as falhas.

Ao fazer isso, você está diminuindo as falhas e cumprindo com uma das funções de mapear processos. Isso resultará em qualidade nos procedimentos e melhora na eficiência.

3 – Crie um plano de ação

Após ter o processo mapeado por meio de um dos modelos existentes e realizar os dois passos acima, é preciso elaborar um plano de ação. Isso significa colocar em vista as principais atividades necessárias para melhorar determinado processo.

Com esse detalhamento são definidos quais recursos serão necessários e onde serão alocados. Os recursos incluem quais colaboradores irão atuar na melhoria do processo e quais atividades irão desempenhar. Por meio deste planejamento será possível ter um guia para alcançar a otimização dos processos.

4 – Defina metas e limites

É preciso ter uma visão de onde se quer chegar ao mapear um processo. Isto significa que o mapeamento precisa de limites definidos de início e de término. Senão, somente terá um planejamento sem execução ou interminável.

As metas precisam ser ambiciosas, afinal é preciso almejar resultados melhores. Senão, todo o esforço empregado para mapear o processo acabará trazendo poucos resultados ou mantendo a rede estagnada.

No entanto, é preciso entender a realidade da rede. Não adianta a ambição levar a planejamentos impossíveis de serem executados ou resultados inalcançáveis.

5 – Mantenha melhorias constantes

Após ter metas definidas é preciso acompanhar os resultados. Ou seja, as expectativas dos gestores ao definir melhorias em um determinado processo devem ser acompanhadas constantemente.

Portanto, isso inclui uma análise periódica na efetividade das ações tomadas. Os mapeamentos que foram realizados e definiram melhorias podem se tornar padrões e continuarem sendo replicados.

Já os que não surtiram um efeito significativo ou não atingiram o resultado esperado devem passar pelo processo de reciclagem. Os gestores de processos devem analisar quais os motivos de não gerar um efeito e realizar melhorias nesse processo.

Assim, os processos que são bem sucedidos se tornam parâmetros e aqueles com pouco resultados estão sempre sendo renovados. Isso trará uma busca por aperfeiçoamento da rede e uma melhoria constante nos processos operacionais.

É bom também buscar por ferramentas que auxiliem com mapeamento de processos. Um exemplo é o SIPOC: suppliers (fornecedores), inputs (entradas), processes (processos), output (saídas) e customers (clientes).

Essa ferramenta busca identificar em um processo quais são os problemas respondendo às questões indicadas por cada letra. A tecnologia também tem sido auxiliar nessas técnicas, oferecendo softwares que auxiliam e desenvolvem mapeamentos conforme as necessidades das organizações.

Como a Central do Franqueado pode te ajudar

Você sabia que a Central do Franqueado é especialista em tecnologia para franquias? Nós desenvolvemos um software especialmente para você, franqueador, que quer elevar o nível da sua rede de franquias.

Nossa solução de padronização inclui o Módulo Checklist, responsável por manter a qualidade da rede; o Módulo Marketing, que padroniza a identidade visual da marca; e o Módulo Compras, encarregado de controlar as compras dos franqueados e de reduzir gastos desnecessários.

Se você gostou deste conteúdo, aproveite e aprenda mais sobre a padronização no franchising através da utilização de checklists. Essas ferramentas auxiliam na logística do negócio e impactam no gerenciamento de processos de sua franquia.

Esse conteúdo faz parte do nosso guia completo para promover a padronização de franquias, onde você garante a qualidade da sua marca em todas as unidades da sua rede. Saiba tudo sobre padronização!