O que é a Filosofia Kaizen e como aplicá-la na sua rede de franquias

A Filosofia Kaizen, originária do Japão, é um conceito que se baseia na melhoria contínua. A palavra “Kaizen” é composta por dois caracteres japoneses: “kai” significa mudança, e “zen” significa bom. Portanto, Kaizen refere-se a mudanças positivas e contínuas para melhorar processos, produtos ou serviços ao longo do tempo.

No mundo competitivo do franchising, onde a inovação e a excelência operacional são fundamentais, surge a Filosofia Kaizen como uma abordagem poderosa para impulsionar o sucesso contínuo. E esta filosofia tem sido adotada por muitas empresas ao redor do mundo, incluindo o setor de franquias.

Este artigo explora a aplicação da Filosofia Kaizen no franchising e como ela pode impulsionar o sucesso contínuo nesse setor dinâmico. Abordaremos os princípios fundamentais do Kaizen, suas vantagens e como pode ser integrado nas operações de uma franquia. Não perca!

Para te ajudar, a Central do Franqueado preparou este artigo onde você lerá sobre:

• O que é Kaizen?
• Como a filosofia Kaizen funciona?
• Os mandamentos do Kaizen
• 3 passos para implementar o Kaizen na sua franquia
• Considerações finais

O que é Kaizen? 

Como adiantamos, trata-se de uma filosofia de melhoria contínua, seja na vida pessoal, familiar, social ou profissional — preferencialmente todas, mas daremos foco ao último caso.

O conceito surgiu em contexto industrial, após a segunda guerra mundial. Nessa época, várias empresas japonesas passaram a buscar e aplicar novas práticas — que posteriormente foram adotadas em todos os lugares do mundo, como é o caso do 5S — de produção e estruturação do ambiente de trabalho.

O grande responsável pelo desenvolvimento do Kaizen e seus princípios foi o professor Masaaki Imai. Imai publicou um livro chamado “Kaizen – O Segredo do Sucesso Competitivo Japonês” (em tradução livre), onde explica os fundamentos, ensinamentos e práticas da filosofia. Desse modo, os princípios do Kaizen se espalharam e hoje são utilizados em diversas áreas, não apenas na de produtividade.

Em resumo,  a Filosofia Kaizen enfatiza a melhoria contínua. Aplicá-la em uma rede de franquias requer comprometimento da liderança, envolvimento dos funcionários, identificação de oportunidades de melhoria e uma abordagem incremental.

Padronização, documentação e promoção da comunicação são essenciais. Avaliar resultados, fornecer treinamento contínuo e criar uma cultura de aprendizado constante são passos cruciais para o sucesso da Filosofia Kaizen na rede de franquias. O objetivo é instigar pequenas melhorias graduais em processos, produtos ou serviços ao longo do tempo.

Como a filosofia Kaizen funciona?

Em uma empresa, o Kaizen possibilita redução de custos e aumento de produtividade, o sonho de todo empreendedor que quer ver seu negócio crescer. Segundo o professor Masaaki, então, isso só será alcançado a partir da ideia de que as pessoas —tomemos como exemplo os seus funcionários — podem melhorar continuamente na gestão de tarefas, desenvolvendo um processo de aprendizagem e evolução. 

Masaaki Imai ainda defende que o trabalho coletivo deve ter mais destaque e relevância que o individual. Ele garante que o bem mais valioso é seu quadro de funcionários, as pessoas que colaboram com a organização diariamente.

Sendo assim, esses indivíduos devem ser incentivados e direcionados a desenvolverem seu trabalho com base em metas compartilhadas pela empresa, sem negligenciar suas vontades e necessidades pessoais. No Kaizen, portanto, a satisfação e a responsabilidade são valores coletivos, algo construído pela empresa e seus colaboradores.

Ao adotar a filosofia Kaizen, a empresa reconhece que a melhoria contínua não é apenas um processo, mas uma mentalidade que permeia toda a organização. A busca constante por eficiência e qualidade envolve a promoção de um ambiente que valoriza a comunicação aberta, a colaboração e o compartilhamento de ideias.

A ênfase no trabalho coletivo implica que todos os membros da equipe têm um papel crucial no processo de aprimoramento. A valorização dos funcionários não apenas como executores de tarefas, mas como agentes ativos na evolução da empresa, cria um senso de responsabilidade compartilhada.

Os mandamentos do Kaizen

Para Masaaki, existem alguns “mandamentos” que devem ser seguidos na implementação do Kaizen na sua empresa. Aqui separamos alguns pensando em auxiliá-lo no desenvolvimento da filosofia na sua rede de franquias. Confira: 

• O desperdício deve ser eliminado;
• Todos os colaboradores devem estar envolvidos no trabalho;
• A atenção precisa estar voltada a tarefas úteis;
• A gestão precisa ser transparente e honesta;
• As pessoas devem ser a prioridade.

Além disso, temos algumas regras gerais sobre a implementação do Kaizen:

• O Kaizen é uma estratégia barata e não necessita investimento;
• Pode ser aplicado em qualquer lugar.

3 passos para implementar o Kaizen na sua franquia

Agora que você conhece o Kaizen de maneira geral, vamos ver alguns passos que devem ser seguidos para uma implementação plena dessa filosofia na sua franquia. 

1. Kaizen para pessoas

A ideia principal é começar no nível mais pessoal e individual possível, inserindo o Kaizen no mindset de cada um dos colaboradores. Aqui, o ideal é estimular as pessoas a demonstrarem interesse não em apenas concluírem suas tasks, mas de trabalharem por uma otimização de processos. Isto é, evitar fazer as coisas de forma mecânica e sempre se desafiar a alcançar mais. 

A aplicação do Kaizen no nível individual contribui para um ambiente de trabalho mais motivador, onde os colaboradores se sentem capacitados a contribuir de maneira significativa para o sucesso da empresa. Essa abordagem não apenas impacta positivamente o desempenho individual, mas também cria um efeito cascata, influenciando a cultura organizacional como um todo.

2. Kaizen para grupos

Agora que sabemos como começar a aplicação do Kaizen em nível individual, vamos pensá-lo de forma mais ampla. No ambiente de trabalho, o processo de melhoria contínua estabelecido por essa filosofia está inteiramente associado ao espírito de equipe e comprometimento em ajudar.

Isso implica, então, na necessidade de envolvimento de todas as pessoas da sua rede de franquias no aperfeiçoamento dos processos e operações. Por isso, o segundo passo é, justamente, a inserção do Kaizen no funcionamento de grupos ou equipes fechadas.  

Os grupos de Kaizen devem ser formados por pessoas — isto é, os colaboradores já conhecedores da filosofia — de todas as áreas da sua empresa. Assim, o objetivo desses grupos é aprender a utilizar os ensinamentos do professor Imai nas soluções dos problemas que não podem ser resolvidos individualmente.

Os grupos devem ter um líder, responsável por informar aos participantes sobre o andamento dos processos e transformar informações em ação. Mas você pode estar se perguntando: como essas equipes devem atuar na prática? Confira!

Os grupos realizam um estudo de todos os problemas a serem trabalhados e, eventualmente, solucionados. Nesse processo deve ser definido se as soluções são fáceis ou não, e feita uma lista das que exigem maior e menor esforço. Assim, cabe ao líder decidir qual a melhor abordagem, quais problemas devem ser trabalhados inicialmente e quais ficam para depois.

3. Kaizen para administração

Agora, já tendo estabelecido o mindset individual de cada colaborador e o funcionamento de grupos a partir da filosofia, vamos ver como o Kaizen se aplica na administração de um negócio. Nesse setor, o Kaizen envolve as mais importantes questões, garantindo o progresso na implantação e na moral dos grupos já estabelecidos. 

Segundo Masaaki, um bom gestor deve dedicar ao menos metade do seu tempo ao aprimoramento e à evolução,  sempre buscando utilizar e aplicar as mais diversas e inovadoras práticas – desde papel de rascunho para impressão até o compartilhamento de informações importantes e utilização de novas tecnologias – a fim de estar sempre aprendendo e crescendo.

Em suma, cabe ao responsável – um gerente de franquias, digamos – padronizar essas práticas dentro da empresa, fazendo questão de que todos dentro da empresa as sigam à risca. Se as pessoas são capazes de seguir o Kaizen, mas não o fazem por qualquer motivo que seja, é necessário que se implemente um programa de treinamento que vise ensinar, de maneira adequada, os benefícios desse modelo de organização. 

Considerações finais

Monitorar é um termo fundamental na administração de uma franquia e não pode ficar de fora do vocabulário de um gestor e da diretoria de uma grande marca. Se você sonha com a chamada vantagem competitiva para sua rede, é realmente importante que, para além de estabelecer uma metodologia de sucesso, mantenha todos os processos desenvolvidos. 

Garanta que a estrutura criada esteja sendo mantida e as tarefas cumpridas de acordo com a filosofia definida. Não esqueça, também, de verificar se ela está contribuindo para maior produtividade da sua franquia e fazer os ajustes caso não esteja funcionando conforme o planejado.

Outra coisa que deve ser mencionada são as auditorias internas, uma boa estratégia para manter tudo sob controle. Dessa forma, você garante que os procedimentos estão sendo realizados da melhor maneira possível e que todos os planos estão sendo postos em prática.

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