O que é ficha técnica? Saiba como utilizar para melhorar a logística da sua franquia

Nesta tabela, normalmente, são especificados o valor unitário, peso e valor final da quantidade de insumo usada para o produto. Confira este conteúdo e saiba por que utilizar em seu empreendimento e qual é a importância desta ferramenta para o ramo de alimentação!

Neste artigo você vai encontrar:

• O que é uma ficha técnica?
• Para o que serve uma ficha técnica?
• Tipos de ficha técnica
• O que deve conter em uma ficha técnica?
• Vantagens da ficha técnica para uma franquia
• Exemplo de ficha técnica

O que é uma ficha técnica?

As fichas técnicas são muito comuns em diversos setores, incluindo a indústria, a construção, a tecnologia, a moda e a gastronomia. No setor industrial, por exemplo, uma ficha técnica pode descrever as especificações de um produto, como seu tamanho, peso, capacidade, material, entre outros detalhes. Já no setor de moda, uma ficha técnica pode fornecer informações sobre os materiais utilizados em uma peça de roupa, suas medidas, instruções de lavagem e outras informações relevantes.

Porém, aqui o nosso foco será o ramo de alimentação — o principal segmento do mercado de franquias. Dessa forma, a ficha técnica é uma tabela que lista todos os insumos necessários para preparar um determinado produto. Este tipo de tabela é recomendado para restaurantes, empreendimentos no ramo do food service, franquias de alimentação etc.

Uma ficha técnica não deve conter o modo de preparo dos produtos, pois isso a caracterizaria como uma receita. Com isso, o conteúdo da tabela deve ser apenas informações objetivas e técnicas. 

Na ficha se encontram especificadas as quantidades de cada ingrediente usado para preparar um produto da franquia, geralmente especificando os preços de cada insumo. Essa ferramenta é tanto operacional, quando utilizada no dia a dia da franquia, quanto gerencial, durante o controle financeiro e planejamento.

Para o que serve uma ficha técnica?

Como vimos, uma ficha técnica serve para fornecer informações detalhadas e específicas sobre um produto, serviço ou projeto. Assim, em geral, as fichas técnicas são utilizadas para garantir que um produto ou serviço atenda às necessidades e expectativas dos clientes e para facilitar o processo de produção ou prestação do serviço. Dessa forma, o principal objetivo da utilização de uma ficha técnica é a manutenção do padrão de qualidade dos produtos de seu estabelecimento. 

Com uma ficha especificando quais são os insumos que devem conter para certo produto, o estabelecimento determina qual deve ser o padrão de produção a ser seguido. A partir do uso da ferramenta, é possível facilitar o processo de auditorias internas, que buscam fiscalizar como o estabelecimento está controlando a qualidade de seus produtos. 

Além disso, consegue-se uma previsão de gastos e compras. Pois com essa utilização, lista-se os insumos necessários e a precificação de cada um, prevendo o possível custo para o estabelecimento. Ainda, os empreendimentos do ramo de alimentação diminuem o desperdício de insumos. Sem o controle de baixas conforme se produz as mercadorias, é provável que haja prejuízo na rentabilidade do empreendimento. 

Outras utilidades

A ficha técnica também permite prever seus gastos, ponderá-los diariamente do que deveria e o que foi gasto, controlar a rentabilidade e, mais importante, manter o padrão. Entre as utilidades das fichas técnicas temos:

• Garantir a qualidade do produto ou serviço: as fichas técnicas fornecem informações detalhadas sobre as características e especificações do produto ou serviço, o que ajuda a garantir que ele atenda às normas e padrões de qualidade exigidos.
• Facilitar a comunicação entre os departamentos: as fichas técnicas são um documento essencial para a comunicação entre os diferentes departamentos de uma empresa. Elas permitem que todos os envolvidos tenham acesso às informações necessárias para o desenvolvimento e produção do produto ou serviço.
• Padronizar processos e procedimentos: as fichas técnicas ajudam a padronizar os processos e procedimentos relacionados ao produto ou serviço, o que garante maior eficiência e qualidade.
• Atender às necessidades e expectativas dos clientes: as fichas técnicas fornecem informações detalhadas sobre o produto ou serviço, o que ajuda os clientes a entender melhor as suas características e a tomar uma decisão de compra informada.
• Gerenciar o estoque: as fichas técnicas também são úteis para gerenciar o estoque de produtos, pois permitem identificar rapidamente as características e quantidades disponíveis de cada produto.

Por fim, um objetivo prático de se utilizar fichas técnicas para franquias de alimentação também é otimizar a rotina operacional. No dia a dia de uma cozinha, produz-se diversos pratos e produtos que precisam seguir um padrão. Para facilitar a assimilação pelos colaboradores, uma ficha técnica lista todos ingredientes de cada produto, otimizando a produção e diminuindo o tempo gasto. 

Quais os tipos de ficha técnica?

Embora todas as fichas buscam relatar todas as especificações de um produto específico, existem diversos tipos de ficha técnica, que podem variar de acordo com a finalidade e o objeto em questão.

Dentro do franchising, as fichas técnicas podem variar de acordo com a natureza do negócio, mas geralmente, existem alguns tipos comuns que são amplamente utilizados para padronizar processos e garantir a consistência em todas as unidades da franquia.

Confira quais os tipos e qual utilizar em cada situação.

Ficha técnica operacional

Este tipo de ficha se refere a mais comum utilizada em restaurantes e redes de alimentação. Como o próprio nome já sugere, ela é destinada a detalhar todo o processo operacional dos produtos oferecidos pela rede.

Neste modelo de ficha devem ser incluídas as unidades de medida utilizada de cada insumo e tudo o que envolve a produção de algo. É importante especificar cada etapa do processo produtivo de um produto do seu cardápio. Assim, você evita falhas operacionais que podem resultar em insatisfação dos clientes e perda de qualidade do seu produto.

Ficha técnica gerencial

Ao contrário do modelo operacional, a ficha gerencial busca especificar, principalmente, os custos de cada um dos produtos do cardápio de uma rede. Neste modelo, é necessário detalhar o preço de cada insumo, custo de produção e todos os recursos financeiros necessários para produção deste item.

Uma ficha neste modelo é essencial para manter uma gestão sobre os custos da sua rede. Com a precificação detalhada, é possível definir as despesas fixas que sua rede obtém e, a partir dela, formar o preço de venda de cada produto. Além disso, o detalhamento de custos fornece informações para definição da margem de lucro da rede, entre outros indicadores financeiros.

Quando tratamos de especificidades do franchising, podemos segmentar ainda mais a diversidade de fichas técnicas, como:

• Ficha Técnica de Produtos: Este tipo de ficha técnica é comum em franquias que oferecem produtos físicos, como alimentos em restaurantes, produtos de varejo, ou qualquer outro item que demande uma receita ou um processo de fabricação específico. Ela lista todos os ingredientes ou materiais necessários, as quantidades exatas, as etapas de preparo e até mesmo detalhes como o tempo e a temperatura de cozimento, se aplicável.
• Ficha Técnica de Serviços: Em franquias de serviços, como salões de beleza, academias ou serviços de manutenção, as fichas técnicas são igualmente importantes. Elas descrevem os passos a serem seguidos para a execução de cada serviço, os equipamentos necessários, a duração estimada e qualquer outra informação relevante para garantir a qualidade e a consistência do serviço prestado.
• Ficha Técnica de Montagem ou Instalação: Em franquias que oferecem produtos que precisam ser montados ou instalados, como móveis, equipamentos eletrônicos ou sistemas de segurança, as fichas técnicas detalham o processo de montagem passo a passo. Elas podem incluir diagramas, instruções visuais e até mesmo vídeos para orientar os funcionários na correta execução do trabalho.
• Ficha Técnica de Limpeza e Manutenção: Para manter os padrões de limpeza e manutenção em todas as unidades da franquia, as fichas técnicas deste tipo descrevem os procedimentos a serem seguidos para a limpeza de diferentes áreas ou equipamentos. Elas especificam os produtos de limpeza a serem usados, as técnicas adequadas e a frequência recomendada para garantir a higiene e a conservação dos ativos da empresa.

Esses são apenas alguns exemplos de fichas técnicas comumente utilizadas no franchising. Cada franquia pode adaptar esses modelos básicos de acordo com suas necessidades específicas, garantindo assim a padronização e a qualidade em todas as unidades da rede.

O que deve conter em uma ficha técnica?

Como vimos, existem diversos tipos de ficha técnica de acordo com cada modelo de negócio — e com isso teremos muitas variações do que podemos encontrar em cada uma delas. Afinal, a ficha técnica pode se referir a um produto em específico da sua rede ou até mesmo um processo. 

No entanto, a ficha mais popular e utilizada no mercado de alimentação é a de um produto. Confira o que deve conter em sua ficha técnica:

• Nome do item;
• Custo de cada insumo;
• Cotação do fornecedor;
• Cálculo de uso do item incluindo possíveis perdas;
• Tempo de preparo;
• Equipamentos utilizados;
• Mão-de-obra;
• Especificações de armazenamento do produto;
• Rendimento total -– número de serviços;
• Tamanho da porção;
• Custo final;
• Impostos;
• Encargos;
• Custos administrativos;
• Receituário;
• Imagem do produto;
• Instruções especiais.

Ainda, outras informações podem vir a aparecer conforme a necessidade da documentação, como:

• Instruções de uso e manutenção: fornece instruções detalhadas sobre como utilizar e manter o produto de maneira segura e eficiente.
• Informações de segurança: inclui avisos e precauções relacionadas à segurança do produto ou serviço.
• Informações de garantia: descreve os termos e condições da garantia do produto ou serviço, incluindo os procedimentos para solicitar a garantia.
• Informações de composição: descreve os componentes e ingredientes do produto ou serviço.
• Informações de saúde e segurança: inclui informações sobre os riscos para a saúde e segurança associados ao uso do produto ou serviço.
• Informações de contato: inclui os detalhes de contato da empresa responsável pelo produto ou serviço.

Quais as vantagens da ficha técnica para sua franquia?

Pelo fato de a essência do franchising ser a padronização, a ficha técnica é uma ferramenta útil no mercado de franquias. Como vimos, o principal segmento que se beneficia da utilização dessa ferramenta é o de alimentação. Afinal, é indispensável que haja um padrão de qualidade mantido nas franquias do segmento.

Vejamos o McDonald’s, por exemplo. É provável que a rede a utilize, mesmo que seja através de um software. Não é apenas o padrão no preparo dos alimentos e na divisão de produção, mas o padrão dos ingredientes corretos para cada produto.  

Um procedimento importante nas redes de franquias é a utilização de checklists e auditorias. Portanto, com a ficha esclarecendo tecnicamente os ingredientes que devem ser usados para certo produto, o processo de auditores é facilitado.

Assim também funciona com os checklists em redes de alimentação. A listagem de insumos beneficia a checagem para a manutenção da padronização das redes. 

Com isso, utilizar ficha técnica em redes de franquia de alimentação é contribuir para a manutenção de boas práticas no mercado do franchising. 

Além destas informações, também há outras vantagens fornecidas pela utilização de uma ficha em sua rede, como:

Padronização de produtos

Para produzir determinado prato que uma franquia de alimentação oferece é necessário seguir padrões para garantir a qualidade da rede. Com a entrada de novos colaboradores e treinamentos, é preciso haver uma estruturação do processo de produção destes produtos.

Com a ficha técnica, é possível especificar cada ingrediente, quantidade utilizada, entre outras informações, para que todos sigam tudo como é estabelecido para manutenção da qualidade. 

Principalmente quando falamos do sistema de franquias, com diversas unidades precisando seguir padronizadas com a rede, a ficha pode ser replicada para as unidades. Dessa forma, fazendo com que todos os franqueados utilizem os mesmos insumos e mantenham o reconhecimento do seu produto independente da localidade. 

Informações para o cálculo do CMV teórico

O Custo de Mercadoria Vendida (CMV) calcula o custo de cada produto que sua rede tem ao produzi-lo. Portanto, com as informações disponibilizadas pela ficha técnica, é possível realizar este cálculo teórico de cada item. 

Após um período, com determinada quantia produzida de um produto, basta multiplicar por esta quantia e analisar se o custo é o mesmo que deveria ter, tendo o custo real e a diferença entre teórico e real.

Baixa automática de insumos

Um dos grandes problemas de uma rede é seu inventário e os desvios. Assim, ao vender 1 cachorro quente, por exemplo, e baixar 1 pão e 1 salsicha, durante o inventário e sua devida contagem (que a baixa automática não exclui de você inventariar sua loja), você justamente terá a apuração de desvios (perdas) vendo a diferença do teórico pro real.

Informações para gestão de estoque eficiente

Ninguém gosta de fazer um pedido e ouvir “estamos com esse produto em falta”. Problemas de estoque se tornam a causa da insatisfação de clientes, os quais podem lembrar da experiência ruim que tiveram na loja. Isso prejudica diretamente as vendas da unidade.

Assim, como resultado do controle da baixa de insumos, é possível prever quais produtos são mais requisitados pelos clientes e, assim, prever quais insumos são necessários ter um estoque maior, para garantir o abastecimento das unidades franqueadas.

Por meio da ficha técnica, garante-se um processo de compras eficiente para abastecimento, gestão de estoque qualificada, e ainda evita desperdício de recursos com insumos acima da quantidade necessária armazenados. A ferramenta fornece informação que possibilita bom gerenciamento por parte dos franqueados em suas unidades. 

Possibilidade de realizar o cálculo de rentabilidade 

Seguindo um pouco a lógica dos itens anteriores, pense na seguinte situação. Se para fazer 100 cachorros-quente, precisaria de 9 kg de batata palha e, ao final da análise, verificar que foi consumido 9,5 kg de batata palha, conclui-se que houve 0,5 kg de “desperdício” em cima do esperado teórico. Consequentemente, sua rentabilidade não será tão boa quanto a previamente calculada.

Precificação correta

Reforçando novamente, mas importante relembrar, que somente tendo os custos corretos é que é possível chegar no preço final correto. Claro, levando em conta os custos indiretos e a margem de lucro. Afinal, estipular um valor para um produto é algo que vem de uma mistura de fatores. Da matéria-prima utilizada, ao perfil do público consumidor, tudo deve ser sintetizado para que a oferta seja feita de forma justa. 

Com a ficha técnica sendo utilizada, é possível calcular o custo de cada produto para prever a margem de lucro correta e poder colocar o preço final do produto adequadamente. Isto garante a lucratividade da franquia, impedindo que os preços sejam menores do que os custos e garantindo que haja retorno financeiro na venda dos produtos.

Exemplo de ficha técnica

Existem diversas formas de aplicar fichas técnicas em um estabelecimento. Antes produzidas manualmente, agora tendem a serem feitas por meio de softwares que possibilitam apenas o preenchimento em estruturas prontas. 

Sendo assim, a automatização deste processo por meio da tecnologia permite maior agilidade deste processo que muitas vezes pode ser trabalhoso também. Confira a seguir um exemplo básico de uma ficha técnica:

Utilizando checklists em sua ficha técnica

Sua rede de franquias já utiliza checklists durante os processos de produção? Saiba que eles podem ser um poderoso instrumento de padronização de processos em uma franquia de alimentação. Afinal, por se tratar de um segmento que exige um controle rígido de qualidade, garantir que todas as unidades ofereçam um produto dentro dos padrões estabelecidos pela rede de franquias acaba se tornando fundamental.

Dessa forma, você terá em mãos uma lista de itens previamente estabelecidos que, ao serem verificados durante a execução do processo, atuam contra potenciais falhas de natureza humana, como a falta de memória ou o déficit de atenção. 

Então, quando falamos em inspeção de qualidade, podemos mencionar a entrada e saída de insumos, é neste momento que os checklists entram. É possível utilizá-lo como questionário no processo de controle do volume de perdas de insumos e fluxo de baixa em estoque. Assim, os checklists e fichas se tornam aliados na facilitação do processo de auditorias internas, ajudando na manutenção do controle de qualidade da sua rede.

O módulo Checklist do software para franquias da Central do Franqueado auxilia você a manter o padrão de qualidade de sua rede de franquias em todo lugar. Desta forma, você poderá oferecer o melhor do seu produto ou serviço em todas as unidades de atuação. Afinal, a ferramenta pode ser acessada a qualquer hora e de qualquer lugar. Caso você ainda não tenha adotado a prática dos checklists, não perca mais tempo! 

Entre em contato conosco para saber mais sobre o funcionamento desta ferramenta e melhore o controle de qualidade da sua franquia!