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Padronização

Auditorias em franquias: como aumentar a performance das suas unidades com vistorias

8 min de leituraDario Ruschel

Se você pensa em investir no franchising ou está passando por problemas em manter a qualidade da rede, com certeza já ouviu falar sobre a padronização. O conceito, um dos pilares do mercado de franquias, visa oferecer um serviço de qualidade independentemente da unidade visitada. Porém, essa é uma difícil missão que apenas pode ser atingida através de algumas ações. Entre elas, as auditorias.

As auditorias em franquias são avaliações periódicas realizadas em todas as unidades da rede para evitar perdas e promover a melhoria dos processos internos da marca. Para que você entenda tudo sobre auditorias, seus tipos e importância, preparamos esse guia completo sobre esse importante mecanismo de controle qualidade utilizado no franchising. Confira!

Neste artigo você lerá sobre:

O que são auditorias em franquias?

Já vimos que, no franchising, as auditorias são essenciais para garantir a padronização da qualidade da rede nos mais diversos âmbitos e unidades. Assim, elas nada mais são do que vistorias profundas nos processos de cada unidade ou da rede como tudo para verificar possíveis melhorias ou correções.

Agora, você pode se perguntar: e as consultorias de campo? Bom, elas são semelhantes, pois em ambas uma equipe é delegada pela franqueadora para inspeções nas unidades. Porém, podemos considerar que as auditorias vão “mais fundo”, desenvolvendo e propondo ajustes até mesmo em processos de sucesso ao identificar gargalos e atualizações que podem se estender por toda a rede.

Ou seja, além delas também servirem para assegurar que todas as regras da empresa estão sendo devidamente seguidas pelos franqueados, você pode usá-las para aperfeiçoar processos internos da sua rede ou solucionar um problema que está dando dores de cabeça.

Quais os tipos de auditorias?

Antes de conhecer especificamente cada tipo de auditoria, precisamos esclarecer mais uma questão que também está relacionada aos responsáveis por cada uma. Atualmente, podemos dividir as auditorias em dois grandes grupos: as auditorias internas e as auditorias externas.

Vamos começar pela auditoria externa, geralmente ligadas ao financeiro da rede. Aqui, franqueadores confiam em terceiros a missão de encontrar a raíz falhas recorrentes e custosas. Ela acontece quando auditorias internas já não são suficientes e apenas um olhar externo e extremamente qualificado pode solucionar o problema da rede. 

Como exemplo, temos a análise das contas da franquia, que podem ter começado a decair e a razão parece imperceptível. Nesse sentido, entram especialistas da área financeira para auxiliar a franqueadora.

Finalmente, temos as auditorias internas, realizadas por alguém que trabalha na empresa e conhece os processos com a palma de sua mão. Esse profissional de confiança saberá exatamente como pode ajudar cada unidade e pode oferecer soluções mais imediatas a partir de situações passadas registradas pela rede. 

Um exemplo são problemas com fornecedores. Quando ocorre uma auditoria para solucionar questões como essa em uma unidade, o responsável pela inspeção pode auxiliar o franqueado como alguém que conhece os fornecedores homologados pela rede. Assim, poderá surgir com alternativas já consolidadas para esse tipo de situação, com base em cenários experienciados em outras unidades e auditorias.

As auditorias internas ainda podem ser subdivididas em mais três tipos: auditoria operacional, contábil e de qualidade. Confira cada uma delas!

Auditoria Operacional

A auditoria operacional existe para analisar o funcionamento da empresa em seu cotidiano, sempre em busca de soluções para os problemas de otimização, eficiência e utilização de recursos. Questões como gestão de estoque, problemas com fornecedores e prevenção de perdas devem ser levadas em conta.

Auditoria Contábil 

A parte financeira também pode ser qualificada de forma interna com uma auditoria contábil. Quando se quer fazer uma auditoria que tenha como prioridade o patrimônio da empresa, a disposição de recursos financeiros, essa é a auditoria certa.

Auditoria de qualidade

A auditoria de qualidade visa avaliar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa, incluindo a parte de vigilância sanitária, normas de padronização e até o ISO 9001.

Qual a importância de auditorias?

Imagine o seguinte cenário: uma rede de franquias multinacional, com centenas de lojas espalhadas pelo mundo, que possui uma marca consolidada no mercado e é bastante requisitada pelo público. Marcas como o McDonalds e o Subway encaixam-se perfeitamente nesse panorama. 

Para se manterem como referência no mercado, elas precisam garantir algo que vimos no início deste artigo: o controle de qualidade e a padronização. A fachada e a decoração das lojas, o atendimento por parte dos colaboradores, a qualidade dos produtos. Como em uma orquestra, tudo precisa estar em perfeita sintonia. Afinal de contas, o cliente espera consumir o mesmo produto independentemente do local. 

É a padronização que permite que as redes de franquias atinjam esse nível de maturidade no mercado. Porém, as reclamações dos consumidores em relação a algumas unidades são muito mais comuns do que você imagina. As falhas no controle de qualidade ainda são frequentes, sobretudo em redes que ainda estão consolidando seus processos.

Para evitar falhas e reduzir as perdas, novamente temos as auditorias. Mas, junto da padronização, o que o mais acompanha o conceito? Veja abaixo o que adotar auditorias significa em termos de benefícios:

Satisfação do cliente

O cliente moderno mudou. Ele exige qualidade, seja no atendimento, na estrutura e, principalmente, no produto por qual está pagando. Já dá para imaginar que isso está tornando a busca por padronização e qualidade ainda maior, certo? Dessa forma, se intensifica a necessidade de realizar vistorias para garantir essa qualidade geral da rede.

Identificar gargalos

Identificar e corrigir erros e gargalos nos processos atuais de uma franquia é uma necessidade constante, além de reduzir gastos e contribuir de forma substancial para a expansão da rede. A oportunidade de ingressar em uma franquia com uma gestão eficiente e barata acaba atraindo mais investidores e potenciais franqueados do que qualquer ação de marketing.

Flexibilidade

Auditorias são flexíveis, possibilitando até mesmo a busca por uma resposta específica e não apenas algum tipo de melhoria ou correção de problemas. Se você quer descobrir, por exemplo, as razões por trás de uma queda no número de interessados em expandir com sua franquia, uma auditoria no setor de marketing é a solução! 

Como realizar auditorias em sua rede de franquias?

Com tudo dito até agora, fica claro o quão fundamental as auditorias se tornaram para qualquer franqueador. A questão que fica é: como realizar auditorias? Para começar, é preciso organização e planejamento. Nesse sentido, o primeiro passo é organizar um formato padrão de realização de auditorias mais gerais. 

Essa avaliação precisa envolver os aspectos essenciais das lojas: produção, atendimento aos clientes, relacionamento com os colaboradores, condições físicas. Assim, você consegue estabelecer um modus operandi para que elas aconteçam com sucesso quando começarmos a tratar de problemas e correções mais específicas, pois a parte operacional das auditorias estará estabelecida.

Para situações mais gerais como essa, elas podem trabalhar em conjunto com consultorias de campo e o suporte geral da unidade. Ou seja, as auditorias precisam acontecer com periodicidade. Cabe ao franqueado definir a frequência – o intervalo vai variar conforme a natureza do negócio. Desta forma, é possível revisar as unidades para observar a evolução e conferir se os problemas foram solucionados. 

Todas as informações devem ser repassadas aos gestores da rede, que farão o diagnóstico de possíveis problemas. As auditorias, juntamente com as reuniões entre consultores e franqueadores, acabam sendo uma forma de não apenas manter a padronização de uma companhia como também de evitar futuras complicações e crises.

Por fim, vamos conhecer uma ferramenta que utiliza das maravilhas da era digital para facilitar auditorias em sua franquia. Confira!

Facilitando auditorias com Checklists Online

Checklists Online são, basicamente, listas com itens a serem conferidos. Nesses itens, encontram-se os pontos de análise das lojas. Os checklists normalmente são organizados por segmentos (“Atendimento ao cliente”, “Estrutura da loja”) e são bastante práticos e de fácil visualização.

Por mais que a produção manual de checklists funcione, os riscos são maiores. Dados podem ser perdidos. Além disso, o franqueador não tem acesso instantâneo às planilhas dos consultores. Esse é mais um dos casos que pode ser auxiliado pelo uso da tecnologia. Hoje, alguns sistemas facilitam a produção e o compartilhamento de informações em empresas.

Já pensou em possibilitar o acesso de checklists a qualquer lugar, para toda uma rede de franquias que funciona em diferentes cidades? A Central do Franqueado entendeu a necessidade de otimizar a realização de auditorias, afinal, são diversas unidades em cada rede e qualquer oportunidade para facilitar esse processo é bem-vinda. 

Para isso, desenvolvemos uma solução de ‘Padronização’ que possibilita a criação de checklists online e a organização de arquivos de auditoria. Com ela, é possível realizar checklists e analisá-los de forma prática para garantir o controle de qualidade da sua rede.

Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. 

Leia nosso artigo sobre manuais para franquias e saiba como criar os melhores guias de produção para a sua rede. Esperamos você!

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Dario Ruschel

CEO da Central do Franqueado