Workflow: entenda a importância de fluxos de trabalho para sua franquia

Dizer que tempo é dinheiro nunca fez tanto sentido no mundo dos negócios. Chegamos em um ponto no qual segundos podem fazer diferença — não apenas na produtividade da empresa, mas na experiência dos clientes. Primar pela organização de processos é de extrema importância e para isso se pensa no que chamamos de workflow. 

A modernidade nos trouxe instantaneidade, acessibilidade e proximidade. Normalmente pensamos nesses fatores como ganhos de um tempo que encontra, na tecnologia, soluções cada vez mais ágeis para a resolução das mais diversas questões.

Empresas, por exemplo, se beneficiam disso: modernizam sua produção e qualificam sua oferta. Surge, então, um efeito contrário: a corrida pela eficiência e qualidade entre negócios concorrentes se intensifica. Enquanto a competição se torna mais acirrada, consumidores ficam mais exigentes em seus critérios e demandas. 

O desafio para o empreendedor é rever constantemente o que pode ser melhorado. Por isso, detalhes fazem a diferença na experiência final proporcionada e na conquista da preferência do público consumidor. Principalmente em relação à forma como é organizada a logística de produção da empresa. Alguns cuidados auxiliam diretamente na produtividade dos funcionários.

A prática de facilitar funções traz resultados diretos em como produtos serão feitos, comprados e consumidos. No final, ganha a empresa com mais fluidez em seus processos de trabalho. É disso que se trata o workflow.

A Central do Franqueado preparou este conteúdo para que você saiba mais sobre o conceito e aprenda a aplicá-lo na sua rede de franquias. Confira!

Neste artigo você lerá sobre:

• O que é workflow?
• As diferenças entre processos e workflow
• Os benefícios do workflow
• Os tipos de workflow
• Exemplos de práticas de workflow em franquias
• Como aplicar workflow na sua rede de franquias
• Considerações finais 

O que é workflow?

A palavra ‘workflow’ significa ‘fluxo de trabalho’. O termo denomina uma prática de gestão organizacional que visa otimizar processos internos da empresa, facilitando o trabalho dos funcionários e, por consequência, aumentando sua eficiência. Por mais que esse conceito esteja em evidência só agora, ele sempre existiu no meio dos negócios. Afinal, não há produção sem workflow. 

A organização de fluxos de trabalho abrange desde políticas administrativas a protocolos de atuação dos funcionários. Hoje, com a inserção cada vez maior da tecnologia nas empresas, também considera a automação da logística através de softwares e sistemas.

Você já deve estar pensando sobre isso e nós garantimos: em redes de franquias, a importância da prática é primordial. Ao primar pela fluidez de processos, o workflow é peça chave tanto para a conexão da franqueadora e dos fornecedores com as unidades de franquia, quanto para a produção de cada uma das lojas. 

Logo, sua função também se demonstra na criação de um modelo de franquia e de normas a serem seguidas por franqueados e funcionários. Sem a prática, não há padronização em rede e muito menos comunicação entre os gestores.

Portanto, mais do que táticas para o fluxo e trabalho, o workflow também é um conjunto de regras a serem respeitadas pelos funcionários de uma empresa. Sem elas, é impossível exercer políticas, seguir protocolos e automatizar processos.

A hierarquia de produção é fundamental para que todos os profissionais preservem a logística do negócio. No caso de franquias, ela é indispensável para que a estrutura da rede se mantenha.

As diferenças entre processos e workflow

Em um primeiro momento, sem um conhecimento mais profundo do conceito, é possível confundir o workflow com os processos normais do dia a dia, termo com o qual os colaboradores de uma empresa escutam diariamente. Mas quais as diferenças? 

Na verdade, a resposta é muito simples. O workflow é a estratégia usada para organizar os processos da forma mais eficiente possível, extraindo o máximo das atividades e otimizando — principalmente — o tempo.

Podemos definir um processo como sendo uma sequência de atividades e o workflow, por sua vez, como uma sequência de processos. Isto é, ele analisa, planeja e automatiza a cadeia de processos e, consequentemente, suas atividades. 

Portanto, o workflow é um conceito de segmentação amplo e estratégico que visa facilitar o funcionamento da empresa em diversos níveis. Já os processos se caracterizam como um desses referidos níveis. 

Benefícios do workflow para seu negócio

Para aprimorar o fluxo de trabalho em um empreendimento é preciso avaliar todos os setores da empresa. Portanto, como cada negócio tem suas particularidades, são infinitas as áreas e possibilidades que podem se beneficiar pelo workflow. Se quisermos listar em âmbitos gerais as melhorias que podem ser implantadas pelas práticas, podemos citar cuidados à:

• Comunicação da empresa: nos canais utilizados pelos funcionários e na orientação dada para que o contato seja feito de forma prática e concisa;
• Otimização da produção: nos recursos requeridos para a atividade dos funcionários e na forma como serão manejados;
• Redução de custos: ao encontrar meios para diminuir o desperdício de materiais e de, claro, tempo de trabalho.

Trazendo a questão às redes de franquias, é indispensável mencionar o benefício estrutural que as táticas de workflow proporcionam. Delimitar normas e políticas de trabalho é uma forma de prezar pela:

• Padronização da rede: orientando franqueados na gestão de suas lojas;
• Controle de qualidade: garantindo que os produtos oferecidos tenham o mesmo nível em toda a rede;
• Conexão entre franqueadora e unidades: viabilizando a comunicação direta e acessível entre franqueados e a franqueadora.

Os tipos de workflow

Agora que você está familiarizado com o conceito, é importante saber que ele pode ser aplicado de diferentes formas. Vamos conferir em detalhe os tipos de workflow que encontramos no mundo dos negócios. 

Ad Hoc

“Ad hoc” significa “para isto” ou “para esta finalidade”. Embora o termo usado para se referir a essa modalidade possa parecer diferente, esse é um dos tipos mais básicos de workflow que temos. 

Seu nome se refere ao imediatismo que essa metodologia possibilita. Isto é, a ordem dos processos — e os processos em si — podem ser modificados de acordo com o contexto, a qualquer momento. O workflow ad hoc, por permitir essa adaptação, é perfeito para fluxos de trabalhos individuais.

Administrativo 

O trabalho administrativo é composto por muitas tarefas burocráticas, geralmente de caráter repetitivo e automático. O workflow administrativo, então, tem como objetivo otimizar o fluxo de trabalho nesse ambiente. 

Em muitos casos, o workflow administrativo passa pela implementação ou atualização de algumas ferramentas digitais. Assim, com as tecnologias mais recentes, ganha-se tempo e produtividade.  

Produtivo

Assim como o administrativo, o workflow produtivo também visa otimizar processos repetitivos. Entretanto, processos mais complexos e — geralmente — mais fundamentais para o funcionamento de um setor. 

Ou seja, enquanto o workflow administrativo foca em facilitar aquelas atividades feitas no computador, com o auxílio de softwares e tidas como mais simples, o workflow produtivo trata de questões mais diretas para o funcionamento da empresa.

Colaborativo

O workflow colaborativo é o fluxo de trabalho das equipes. Passa por segmentar as operações de um setor visando atribuir cada tarefa ao colaborador mais qualificado  para ela. Com uma equipe organizada, que reconhece o papel de cada integrante e investe em uma cultura colaborativa, as coisas tendem a funcionar de forma mais rápida e eficiente.  

Exemplos de práticas de workflow em franquias

Para que a ideia fique mais clara, trouxemos alguns exemplos práticos da organização de fluxos de trabalho em franquias. Entre eles, temos:

Processo de seleção de franqueados e capacitação

Como ocorre a contratação de novos franqueados? É impossível escolher os melhores candidatos e capacitá-los sem uma ordem bem delimitada de avaliação e treinamento. Pode ser considerada uma prática de workflow o contato inicial com investidores, seguido de uma entrevista de seleção e de um posterior test drive do interessado em uma unidade da rede. 

Essas etapas são fundamentais para que novos franqueados possam gerir suas lojas com propriedade, contribuindo para o crescimento da empresa.

Protocolos para a realização de pedidos a fornecedores

O que fazer quando os insumos da unidade estão acabando? Contatar os fornecedores para a entrega de matéria-prima, claro. Porém, organizar a forma como são feitos os pedidos é algo obrigatório para que não ocorram erros. 

Utilizar os canais de comunicação delimitados para isso e seguir um formato padrão de solicitação são aspectos essenciais para que as encomendas sejam feitas com clareza. 

Forma de atendimento dos funcionários aos clientes

Nada é mais perceptível para consumidores do que a qualidade de sua jornada de compra — afinal, o que conta hoje em dia é a experiência e o processo. Ser bem atendido é sinônimo de consumir com qualidade. Mas o que determina o trabalho de um bom atendente? 

Para oferecer treinamento e garantir que as políticas de atendimento estão sendo exercidas, é preciso pensar em como isso será repassado e absorvido pelos funcionários. Com um workflow bem desenvolvido, os protocolos ficarão mais claros e, por consequência, o atendimento será de maior qualidade.

Estruturação da estratégia de marketing da rede 

O marketing é um dos pilares do empreendedorismo, afinal, é este recurso que possibilita um maior alcance para as marcas que fazem bom uso dele. No franchising também é assim. 

Entretanto, a forma como o marketing é pensado no franchising é, sim, diferente do que acontece em outros modelos de negócio. Isso se dá pois as unidades de uma mesma marca tendem a se espalhar, cobrindo diversas regiões e públicos, cada qual em seu contexto específico. 

Assim, é necessário que o setor de marketing desenvolva um workflow que permita que, além das tarefas mais práticas, haja tempo para atividades mais criativas, como brainstorms. 

Como aplicar workflow na sua rede de franquias

Pronto: agora já conseguimos ter uma imagem sobre a presença do workflow em franquias. Seguir as práticas estabelecidas pela franqueadora é o que faz uma rede ser uma rede. 

Mas como se certificar de que todas as unidades estão em sintonia? Como o fluxo de trabalho pode ser otimizado em toda uma rede? As táticas a seguir podem ser utilizadas por qualquer empresa. Caberá ao gestor adaptá-las à realidade e às necessidades do seu negócio.

Automação de processos por tecnologias e softwares

Algumas demandas podem ser facilmente organizadas e resolvidas com mais velocidade através da tecnologia. Sistemas próprios de comunicação interna, máquinas de autoatendimento e softwares de gerenciamento de logística são alguns exemplos básicos que podem ser incorporados em toda uma rede. 

Assim, todos os franqueados e funcionários são igualmente capacitados com programas de treinamento para utilizarem essas ferramentas.

Políticas de trabalho reforçadas por campanhas de endomarketing 

Melhorar o workflow também é desenvolver a postura dos profissionais — e isso software nenhum ensina. A gestão de pessoas em uma franquia só acontece a partir de estratégias de relacionamento. 

Por isso, o setor de RH deve ser responsável pela criação de campanhas de endomarketing a serem espalhadas por toda a rede. Essas ações podem incentivar funcionários a melhorarem a forma como atendem os consumidores e a terem mais agilidade no trabalho de produção.

Auditorias nas unidades das redes

Por último, mas não menos importante, lembramos da importância de acompanhar a atividade das unidades e de extrair informações relevantes para a melhoria da sua operação. A franqueadora que visita as lojas, com a atuação de consultores de campo, pode usar da avaliação para encontrar fluxos de trabalho a serem melhorados. As auditorias, portanto, são uma forma direta para repensar processos.

Considerações finais  

Não podemos terminar esse texto sem uma dica quente, diretamente relacionada ao assunto. E se existisse um sistema de gestão de franquias, desenvolvido especialmente para o uso de unidades em comunicação com a franqueadora e os fornecedores? E que, além disso, fosse uma plataforma para o armazenamento de materiais de capacitação e para a avaliação do controle de qualidade da rede? 

A Central do Franqueado é um software que tem o workflow como um dos princípios máximos. Dividido em módulos, que suprem diferentes demandas da administração de franquias, automatiza processos como:

• Pedidos de suporte à franqueadora; 
• Encomendas com fornecedores homologados pela empresa;
• Controle de qualidade através de auditorias online.

A utilização da Central do Franqueado — uma plataforma online — é a melhor forma de prezar pela eficiência e pela qualidade em todas as unidades de franquia. Isso porque o sistema age diretamente na fluidez dos processos que envolvem a gestão de uma loja. Quer saber mais? Solicite uma demonstração gratuita!

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