O que são rotinas administrativas em franquias? Saiba como gerenciar o dia a dia da sua rede

Rotinas administrativas são atividades e processos realizados internamente dentro de uma empresa que envolvem desde a gestão de colaboradores até o controle financeiro. Confira e saiba como gerenciar as rotinas administrativas da sua franquia da melhor forma!

O dia a dia de um negócio muitas vezes é algo desconhecido para muitas pessoas. No entanto, para empreendedores, gestores e profissionais envolvidos no mercado, as rotinas administrativas são já conhecidas e próximas da sua vida. 

No mercado de franquias, as rotinas de administração funcionam no âmbito da franqueadora, que está responsável por gerir as unidades franqueadas, e também no nível das franquias, que administram colaboradores e seu ponto comercial. 

Por isso, uma boa execução e cuidado com as rotinas administrativas é essencial para qualquer negócio que deseja se manter estável e ter sucesso no mercado. Essas atividades impactam na própria operação do negócio, e sem uma boa realização, a probabilidade do negócio ter problemas financeiros e até falir é muito grande. 

Neste artigo, iremos falar das principais rotinas administrativas em franquias, qual seu impacto na operação e como melhorá-las. Confira e saiba mais!

Veja o que você vai encontrar neste artigo:

• O que são rotinas administrativas?
• Quais são as atividades das rotinas administrativas de uma franquia?
• Qual o impacto das rotinas administrativas em uma franquia?
• Como otimizar as atividades administrativas da sua rede?
• Como atuar no mercado digital com sua franquia?

O que são rotinas administrativas?

As rotinas administrativas são atividades e processos básicos realizados no dia a dia de um negócio. Entre essas rotinas, se encontram aquelas relacionadas à gestão financeira, gestão de pessoas, entre outros setores dentro da administração da organização.

A rotina de um negócio é composta por diversas atividades administrativas, que se encontram desde o controle do fluxo de caixa até admissões e demissões de colaboradores. Essas rotinas passam por diferentes setores, passando pelo setor financeiro até mesmo o RH da franquia. 

Portanto, para que a franquia tenha sucesso na realização das suas rotinas administrativas é preciso uma boa integração entre os setores. A comunicação eficiente e uma boa divisão das atividades é essencial para garantir atividades bem feitas.

Quais são as atividades das rotinas administrativas de uma franquia?

Uma rotina administrativa em uma franquia abrange diversas atividades que se espalham em muitos setores. Normalmente, essas atividades são as mais basilares da operação; ou seja, aquelas que são realmente necessárias de serem executadas ou, pelo menos, verificadas rotineiramente. 

Portanto, poderíamos dizer que sem as rotinas administrativas uma franquia não conseguiria operar, pois faltaria as condições básicas, como: pagamento dos colaboradores, emissão de notas fiscais, declaração de impostos e etc. 

Portanto, veja algumas das principais atividades das rotinas administrativas de uma franquia abaixo e saiba quais tarefas dar atenção na operação diária da sua rede:

• Elaboração de contratos de franquia para novos franqueados;
• Organização de documentos da franquia, como manuais e COF;
• Controle do fluxo de caixa;
• Emissão de notas fiscais para clientes e fornecedores;
• Pagamento dos fornecedores e colaboradores;
• Prestar suporte aos franqueados;
• Gerenciar contratos de colaboradores, fornecedores e prestadores de serviço;
• Garantir abastecimento da franquia, gerindo estoque, disponibilidade de produtos e recursos materiais.

Existem mais processos administrativos dentro das franquias que variam dependendo do segmento que atua. Uma franquia de alimentação, por exemplo, precisa analisar todos os insumos diariamente para garantir a entrega dos produtos. 

Já quando vemos uma rede do setor de Serviços, há outros processos diferentes. Muitas vezes não precisam gerenciar estoque, pois o seu produto é o próprio serviço, e neste caso, entram outras atividades da rotina. 

Por isso, as tarefas não são homogêneas entre todas as redes. Mesmo assim, há atividades que necessitam acontecer em qualquer uma, pois funcionam com os objetivos de qualquer negócio: lucro e crescimento. Principalmente as tarefas relacionadas à gestão financeira, pois é um dos pilares de qualquer empreendimento.

Qual o impacto das rotinas administrativas em uma franquia?

Assim como na vida pessoal, um negócio precisa de rotinas para manter uma estrutura organizacional organizada. Por isso, as atividades de rotinas administrativas são essenciais para o desenvolvimento dos outros âmbitos da gestão do negócio. 

A gestão estratégica só pode ser desenvolvida e ter sucesso se a base da operação, que são as rotinas administrativas, estiverem sendo bem desempenhadas. Só é possível definir objetivos e metas, novas metodologias e projetar o futuro da rede quando há uma base sólida e as rotinas administrativas são  bem executadas. 

A operação diária é diretamente dependente das rotinas administrativas. Chegar no final do mês com o faturamento esperado, as contas pagas e o lucro que todo negócio busca, depende do bom andamento das atividades administrativas, principalmente as ligadas ao setor financeiro da franquia. 

As rotinas administrativas impactam diretamente na saúde financeira da rede. Se não houver boa administração, a gestão dos recursos da empresa acaba sendo prejudicada, trazendo prejuízos e até em alguns casos, a falência do negócio. 

Portanto, assim como qualquer negócio, as franquias precisam desenvolver e estruturar bem suas rotinas administrativas. Isto é feito com bons profissionais gerindo, franqueados bem preparados e um suporte bem prestado pela franqueadora.

Como otimizar as atividades administrativas da sua rede?

Apesar de ser algo que só acontece na prática, há alguns preparos antes de iniciar a realização de rotinas administrativas. Por isso, daremos algumas dicas de como otimizar as atividades administrativas em sua franquia. Confira! 

1 – Identifique quais são as atividades que sua rede precisa desempenhar

É preciso avaliar, com base no segmento em que sua franquia atua, quais atividades precisam ser desempenhadas na rotina. Por exemplo, o controle do fluxo de caixa ao final do dia, o gerenciamento do ponto dos colaboradores, entre outros. 

Ao identificar, os gestores da franquia podem distribuí-los entre os colaboradores responsáveis, estruturar a execução e verificar se foram feitas. Além disso, com atividades que demandam algum tipo de recurso, os gestores podem garantir que eles sejam direcionados para a concretização da atividade. Por exemplo: realizar o pagamento dos fornecedores. 

2 – Estruture processos padronizados

Definir um direcionamento é essencial para manter as rotinas funcionando independente da rotatividade dos colaboradores. Para isso, define-se padrões estruturados que devem ser replicados por todos os colaboradores, sejam antigos ou novos. 

É possível realizar essa estruturação padronizada com:

• Mapeamento: realiza-se um levantamento dos cargos, hierarquias e etc. Basicamente um organograma, onde se identifica os responsáveis por cada atividade administrativa e como e quando devem desempenhá-las. 
• Regulamentação: com a regulamentação se define internamente as políticas e estrutura organizacional de como se deve proceder com as atividades. 
• Manuais: os manuais nas franquias irão definir o padrão da realização das atividades, ou seja, quais os processos, como devem ser realizados e de que forma. 

Assim, a rede promove uma padronização, que para além da marca, também é operacional. Isto diminui a chance de erros nas atividades e aumenta a efetividade e produtividade da franquia. 

3 – Capacite seus colaboradores

Esteja continuamente promovendo capacitação por meio de treinamentos. Não necessita ser apenas com novos colaboradores, que precisam inteirar-se sobre as rotinas da rede, mas também para aperfeiçoar os atuais, com novas metodologias e formas de executar as atividades. 

Colaboradores capacitados garantem a efetividade das atividades administrativas, repassam a novos e garantem uma operação com bom funcionamento. Isto qualifica as rotinas administrativas e faz com que estejam se aprimorando constantemente por meio da evolução dos colaboradores. 

4 – Tenha franqueados engajados

Para que haja sucesso nas rotinas das unidades franqueadas, é preciso ter franqueados alinhados com os objetivos da franqueadora. Por isso, se torna necessário manter franqueados engajados com a franqueadora, de forma que exerçam o que a franqueadora direciona. 

Para fazer isso, é preciso estar com um suporte bem estruturado, de forma que a franqueadora esteja sempre acompanhando as necessidades de seus franqueados. A comunicação efetiva é a chave para manter a rede engajada e, consequentemente, ter franqueados gerenciando as rotinas administrativas de acordo com os padrões e objetivos da franqueadora. 

5 – Invista em tecnologia

As atividades administrativas podem ser muitas vezes repetitivas e tomam tempo dos colaboradores, que poderiam estar envolvidos com atividades que demandam mais atenção. Por isso, contar com o auxílio da tecnologia pode ser uma ótima opção para otimizar as rotinas administrativas. 

Um sistema para franquias seria aconselhável para redes que gostariam de automatizar atividades. Por exemplo, disponibilizar manuais e documentos para toda a rede de franqueados pode ser feita por meio da plataforma da Central do Franqueado, onde os franqueados são notificados de novos arquivos. 

A prestação de suporte também pode ser feita de forma remota, com uma Central de Atendimento ao Franqueado especializada em suporte ao franqueado. Com o módulo Compras do nosso software para franquias, seus franqueados conseguem realizar pedidos aos fornecedores homologados e o franqueador gerencia todo o processo. Assim, evita-se que haja atraso nos pagamentos ou erro nos pedidos. 

Se você ficou interessado, conheça mais da nossa plataforma e saiba como a Central do Franqueado pode ajudar a otimizar suas rotinas administrativas.