Plano de ação: como utilizar para a aumentar a produtividade da sua franquia

O desenvolvimento de um bom plano de ação pode garantir uma revolução em sua franquia. Essa técnica visa aumentar a produtividade, promover ações dentro de uma organização e ter domínio sobre a gestão do tempo. Saiba qual é a importância do plano de ação e como aplicá-lo com excelência! 

Neste conteúdo você lerá sobre:

• O que é um plano de ação?
• Qual a importância de um plano de ação?
• Onde aplicar o plano de ação?
• Como montar o plano de ação?
• Exemplos e modelos de plano de ação

O que é um plano de ação?

Já se pegou pensando em como sua rede de franquias parece crescer sem ter uma direção em mente? Ou que franqueados e colaboradores apresentam dificuldades de entender e alcançar os objetivos estipulados pela franqueadora? Então sua empresa talvez careça de um bom plano de ação.

Um plano de ação é uma estratégia utilizada por gestores no planejamento de atividades de uma organização. Ao delinear um caminho de sucesso e promissor, com metas e objetivos a serem alcançadas pela empresa e os seus colaboradores, você garante um engajamento e motivação extra que resultam em um aumento natural na produtividade da franquia.

Dessa forma, você terá em mãos um processo poderoso, criado para possibilitar qualquer situação futura desejada, do modo mais eficiente, mobilizador e competitivo possível. Com guias detalhados e de sucesso comprovado de tarefas a serem seguidas pelos colaboradores, sua rede de franquias atingirá os resultados esperados.

Além disso, ele é geralmente integrado ao planejamento estratégico para alcançar metas e objetivos. Esses planos contribuem diretamente para a gestão do tempo de seus participantes e, ao estabelecer atividades e delegar funções, os gestores conseguem direcionar um objetivo comum a todos os colaboradores. 

No franchising, por exemplo, quando uma franquia identifica um problema interno, como baixo volume de vendas, é possível traçar um plano de ação. Essa rede irá traçar o seu objetivo, que é aumentar suas vendas. 

Com isso, a franquia irá distribuir atividades que contribuirão para alcançar esta meta entre os seus franqueados, responsáveis pelo setor de vendas e marketing. Além de contribuir para o aumento da produtividade, um plano de atividades também fortalece a cultura organizacional e engaja franqueados.

Qual a importância de um plano de ação?

Como qualquer processo ou otimização que se populariza nos dias de hoje, o plano de ação também possui uma série de vantagens e benefícios que visam diferenciar sua franquia da concorrência. Confira as principais delas!

Além da maior produtividade

Como vimos anteriormente, todo o processo de criação de um plano de ação é buscar, ao lado de um caminho claro para o futuro de toda a empresa, o aumento da produtividade. Todavia, a ferramenta vai muito além disso. Afinal, um momento que muitos subestimam e que pode ser a chave para o futuro da rede é a jornada até a produtividade. 

Nela, você estudará a fundo todos os processos da sua empresa e consequentemente descobrirá os problemas e erros que possam ser resolvidos. Isso com certeza chamará a atenção de potenciais franqueados, facilitando eventuais expansões da rede.

Redução de gastos

Ainda na questão da busca pela produtividade máxima, ela deve começar desde o primeiro contato com o potencial franqueado até durante a operação da unidade. Assim, além de agilizar o processo de venda de forma eficiente, passando pelos treinamentos de franquia até o suporte operacional prestado com excelência, você evita gastos com retrabalhos causados por falhas nos processos iniciais. 

E nada melhor para um gestor do que qualquer otimização na distribuição de recursos por processo da franquia. Com um bom plano de ação, é possível que a empresa foque naquilo que realmente trará resultados, evitando quaisquer gastos desnecessários.

Reputação qualificada

Aquilo que uma franquia mais deseja e precisa é uma boa reputação. Assim, a possibilidade de expansão e geração lucros, é muito maior. Se sua rede ficar conhecida por ter problemas de produtividade e planejamento, consegue imaginar o tamanho do problema?

Por isso, além de ser atraente, a franquia deve ter seus processos otimizados e comprovados da melhor forma possível. Com bons planos de ação, isso se torna possível e a rede terá maior respaldo como investimento sério e de confiança. Nesse sentido, com uma gestão bem definida, aumentam suas chances de encantar o potencial franqueado.

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Resolução de falhas

Além de traçar um planejamento para alcançar resultados específicos, não podemos esquecer que o plano de ação também auxilia na hora de corrigir problemas. Com a identificação de gargalos, é possível apresentar soluções a partir da coleta de informações relevantes para o negócio, sempre buscando a otimização máxima da operação da rede.

Personalização

Por fim, lembramos que um dos pontos mais fortes do plano de ação: a personalização. Existem diversos modelos e metodologias que embasam os planos de ação e é importante entender o formato mais adequado para sua empresa. Essa estrutura personalizável permite variações e mudanças de acordo com as necessidades da sua franquia. Por isso, cabe a você — franqueador — escolher a melhor. 

Onde aplicar um plano de ação?

Agora que você entendeu o que é o plano de ação e qual a sua importância, que tal conferir exemplos de sua aplicação na prática? Confira! 

Planejamento estratégico, tático ou operacional 

Em uma rede de franquias, um plano de ação pode servir para diferentes finalidades. Por exemplo, para desenvolver um planejamento operacional ou de marketing, o plano de ação vai apresentar as metas e objetivos necessários para que tudo funcione corretamente. 

Gerenciamento de Projetos

Acompanhar o andamento das atividades durante o gerenciamento de projetos é indispensável, mas nem sempre é fácil conciliar todas as demandas, principalmente no mercado de franquias que demanda muita dedicação dos franqueadores. Nessa situação, planejar as ações vão contribuir para que nenhuma fase do projeto seja negligenciada ou esquecida. 

Solucionar problemas específicos

As atividades diárias em uma rede de franquias não costumam exigir um plano de ação específico, mas se a intenção é a otimizar procedimentos ou solucionar problemas, um plano de ação é uma das melhores alternativas. Quer um exemplo? Vamos supor que em uma rede de franquias de delivery de pizzas, a caixa de papelão está apresentando problemas de qualidade. 

 

Ela abre frequentemente e danifica os produtos. Para solucionar o problema, o checklist pode não ser suficiente. Usar um plano de ação, nesse caso, é uma possibilidade. Assim, é fácil elencar os problemas dentro da metodologia 5W2H e trabalhar cada um deles individualmente.

Como montar o plano de ação?

Existem diversas formas para realizar o planejamento de suas atividades. Porém, nem todos podem ser eficazes como um plano de ação. Há softwares que oferecem a implantação de um plano de ação para atividades organizacionais. 

A Central do Franqueado segue o modelo de plano 5W2H no planejamento de franquias. Após a realização de auditorias, este modelo aparece automaticamente ao cliente. Com isto, a estruturação do plano se dá de forma objetiva e prática. Sendo assim, possibilita enxergar de forma clara o que precisa ser feito para alcançar a meta.  

Confira a estrutura básica da metodologia 5W2H:

5W’s:

• What (o que): define qual o seu objetivo;
• Who (quem): quem será o responsável por essa atividade;
• When (quando): prazo definido para certa atividade;
• Why (por que): motivo por qual esta ação está sendo empregada;
• Where (onde): onde será implementada ação; setor da empresa, por exemplo. 

2H’s:

• How much (quanto): quais serão os recursos gastos para realizar esta atividade;
• How (como): quais atividades serão necessárias para a ação ser implementada

É baseado nestes 7 itens que esta metodologia é utilizada para alcançar objetivos. Essa é uma forma prática de planejar estrategicamente uma organização. Vamos aprender a montar o plano de ação? Continue lendo para conferir os 5 passos para montá-lo!

1. Estabeleça um objetivo

A primeira coisa a ser feita para elaborar um plano de ação é traçar uma meta a ser alcançada. Para isso, verifique se elas contêm os fatores do sistema SMART, buscam definir objetivos bem construídos e de acordo com a realidade do seu negócio ao considerar 5 fatores: S (Específico), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal). Saiba tudo sobre Metas SMART!

Então, os gestores ou executivos da organização precisam identificar um problema e colocá-lo como objetivo a ser melhorado. Por exemplo, se o problema é uma baixa nas vendas, a expectativa será, obviamente, aumentar as vendas. Ao estabelecer isso como objetivo, o plano de ação deverá ser estruturado com atividades que melhorem este cenário. 

2. Planeje suas ações

A partir do momento que o objetivo já está estabelecido, é necessário analisar quais atividades devem ser desempenhadas. A divisão de tarefas faz parte do planejamento. O estágio de divisão de atividades contempla a definição de quem vai fazer o que, o prazo a ser entregue, os recursos a serem utilizados, etc. 

Uma dica importante é dividir atividades em pequenas metas (ou Milestones), que tornarão a gestão de tempo mais eficiente. É importante lembrar que as atividades devem ter prazos realistas e possíveis de serem realizadas dentro do tempo. Desse modo, a equipe toda estará integrada nesta ação e contribuirá para o alcance desse objetivo. 

3. Coloque em prática 

Após definir um objetivo e fazer um planejamento, é hora de colocar a mão na massa. Cada uma das atividades deve ser analisada minuciosamente para garantir a execução mais adequada. 

Lembre-se: em uma unidade franqueada ou rede de franquias, o consumo de recursos deve ser calculado para cada uma das tarefas. Assim, as chances de ter problemas financeiros são menores.

4. Monitore seus resultados

O processo de planejamento não pode terminar após as atividades estarem estabelecidas. É importante que os gestores que propuseram este plano acompanhem o andamento do processo e se comprometam em manter a equipe engajada. 

O monitoramento dos prazos e da realização das tarefas propostas a cada um deve ser feito regularmente. A sua equipe só alcançará o resultado que almeja se tiver uma boa gestão de pessoas por trás do projeto. O incentivo e reconhecimento do trabalho realizado pelos colaboradores irá impactar na performance e nos resultados.

5. Aprenda com o feedback

Alcançar o objetivo definido no início é o resultado essencial do plano de ação. Porém, não é a única coisa a ser observada após terminado o projeto. É importante que após o final do caminho haja aprendizado por parte da equipe e, principalmente, dos executivos. 

Ter um bom feedback por parte dos colaboradores e realizar uma análise dos resultados será essencial para projetos futuros. Saber o que funcionou, o que pode ser melhorado irá impactar na performance da próxima ação. É através de uma autoanálise que será possível diminuir os erros e amplificar os bons resultados.

Exemplos e modelos de plano de ação

Agora que você entendeu o que é um plano de ação e aprendeu como montá-lo, que tal conferir alguns exemplos? Vamos supor que a produtividade numa unidade franqueada está abaixo do esperado. Para isso, um plano de ação é criado seguindo a metodologia 5W2H. Vamos ver como fica? 

• O quê? (What?): solucionar um problema de produtividade na unidade franqueada. 
• Por que? (Why?): para aumentar o faturamento e a satisfação dos consumidores e dos colaboradores.
• Onde? (Where?): na unidade franqueada, através do setor administrativo. 
• Quem? (Who?): o franqueado ou o administrador da unidade. Como? Por meio de treinamentos aos colaboradores, para otimizar os procedimentos da franquia. 
• Quando? (When?): entre os dias 11 e 18 de julho. 
• Como? (How?): transmitindo conhecimento por palestras e vídeo-aulas. Quanto? (How much?) Valor disponível para investimento de até R$ 10 mil reais.

Apesar de ser um exemplo simplificado, este modelo de plano de ação serve para você ter uma ideia das potencialidades deste planejamento dentro de uma rede de franquias. Cabe à você, franqueador ou franqueado, adicionar o número de camadas necessárias para dar conta dos problemas enfrentados na unidade. 

Além disso, existem outros modelos de plano de ação muito conceituados no mercado. Por exemplo, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA. Temos conteúdos completos de cada um deles em nosso site e, seguindo qualquer um deles, é possível garantir resultados incríveis para sua rede.

A Central do Franqueado sabe da importância de elevar a excelência de uma rede de franquias. Afinal, o franchising é um mercado inovador e que está evoluindo constantemente por meio da transformação digital. Já pensou em registrar todas as interações com os franqueados e ainda fazer vídeo chamadas em uma plataforma desenvolvida especialmente para o franchising? 

Para auxiliar franqueadores nesse processo, desenvolvemos o módulo Central de Atendimento ao Franqueado (CAF). O módulo CAF proporciona alta performance na prestação de suporte aos franqueados e também permite ao franqueador realizar pesquisas de satisfação. E aí, que tal revolucionar a prestação de suporte na sua rede de franquias? Experimente grátis! Solicite uma demonstração e comprove todos os benefícios de aliar a tecnologia ao franchising.

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