Organização no trabalho: 8 dicas para a sua produtividade

Em tempos de pandemia, a organização no trabalho se tornou ainda mais necessária. No home-office as distrações se acentuam e a rotina de trabalho é prejudicada. Nesse sentido, se organizar é uma alternativa fundamental para otimizar o tempo e manter a produtividade.

Neste artigo você vai ver: 

• O que é a organização no trabalho?
• Quais os benefícios da organização no trabalho?
• 8 dicas para aumentar a sua organização no trabalho

O que é a organização no trabalho?

A organização no trabalho é um pré-requisito para atingir níveis satisfatórios de produtividade. A organização no trabalho funciona para alcançar a produtividade e a qualidade. Ela contribui para que os processos dentro de uma organização ocorram com precisão e efetividade. 

Quais os benefícios da organização no trabalho?

Entregar tarefas fora do prazo e chegar atrasado nas reuniões são péssimos hábitos, não é mesmo? Por isso, um ambiente laboral organizado é muito importante para manter o fluxo de trabalho e a satisfação de colaboradores e gestores. 

A desorganização influencia negativamente na saúde, no rendimento e na relação entre os colaboradores. Vale lembrar que um ambiente organizado não é o suficiente se a cultura organizacional não for adequada. 

Um ambiente laboral organizado também reflete na lucratividade. É comum que na desorganização o colaborador perca alguns minutos procurando um determinado item ou organizando o ambiente antes de começar o trabalho. Além do estresse, os minutos somados resultam em tempo perdido e comprometem a lucratividade.

Produtividade maior

Papéis e materiais de escritórios espalhados sobre a mesa são inimigos da produtividade. 

Nesse caso, não há como iniciar as atividades tamanha a desorganização do ambiente. Para isso, é importante descartar o que é desnecessário e organizar o necessário. 

A produtividade está diretamente relacionada à organização, portanto, um ambiente organizado se torna mais adequado para produzir. 

Tempo otimizado

No competitivo mercado atual, o tempo é um recurso que deve ser preservado e usado da melhor forma. A organização no trabalho aprimora a rotina porque elimina o tempo ocioso e improdutivo que é gasto para se organizar. 

Foco nas atividades 

Quando um colaborador é contratado para exercer uma atividade específica, se espera que ele exerça com eficiência suas atividades. Mas a desorganização influencia diretamente no desempenho deste profissional. Por isso, a organização no trabalho pretende criar um ambiente favorável para que o colaborador possa se concentrar exclusivamente nas suas atividades.

8 dicas para aumentar a sua organização no trabalho

1. Organize sua área de trabalho

Para começar, defina a sua área de trabalho e quais os itens fundamentais que ficarão nela. 

Atualmente todas as áreas de trabalho dispõem de um computador, cenário amparado pela transformação digital. Se for com um computador do tipo desktop, é interessante deixar o gabinete em um suporte no chão e embaixo da mesa, para não ocupar espaço na superfície. 

Para notebooks, o suporte também é essencial, principalmente porque favorece a ergonomia. Vale lembrar que o acúmulo de fios também é prejudicial para a organização. Por isso, apostar em periféricos wireless é uma boa pedida.

2. Elimine o uso de papel

Armazenar o maior número de informações no computador não é só melhor para o meio ambiente, mas também para você. Afinal, é muito mais fácil encontrar um arquivo no computador do que em uma gaveta lotada de papéis desnecessários, não é mesmo? Os serviços de armazenamento na nuvem são perfeitos para isso.  

E você ainda pode acessar os arquivos em qualquer dispositivo (celulares, tablets, notebooks e computadores) e em qualquer lugar do mundo! Mas se você não se sente confortável sem um papel e caneta ao redor, tente manter apenas um bloco e uma caneta próximos para evitar a desorganização.

3. Escolha nível de prioridade das suas tarefas

Se você tem o hábito de lidar com as demandas assim que elas chegam, sem priorizá-las ou refletir sobre a interdependência entre elas, saiba que isso pode estar afetando negativamente a sua produtividade.

Organizar as suas demandas pendentes também é uma forma de organização no trabalho. Para isso, você pode recorrer à matriz de priorização. Por meio de um sistema de pontos, ela facilita a visualização das atividades e as organiza conforme a necessidade.

4. Jogue fora no lixo

É comum que às vezes o lixo fique acumulado na mesa de trabalho por preguiça de se deslocar até a lixeira. Principalmente se ela estiver distante. Nesse sentido, vale colocar uma lixeira perto da sua escrivaninha para descartar imediatamente o que for desnecessário, evitando o acúmulo de papéis, plásticos, grampos e outros materiais que costumam gerar a desorganização.

5. Fique longe do celular

Associar o celular com as distrações no ambiente de trabalho é inevitável. As inúmeras notificações que saltam na tela tiram a atenção e tomam minutos preciosos do seu tempo. Para se livrar desse problema, uma alternativa é deixar o celular dentro de uma gaveta. Afinal, mesmo no modo silencioso, é difícil se livrar do hábito de pegar o celular a todo momento, mesmo que seja para consultar as horas. 

6. Faça pausas para manter a produtividade

Se a execução da atividade está saindo como planejado, parece uma boa ideia manter a jornada de trabalho sem interrupções, mas o corpo humano precisa de alguns minutos de intervalo para evitar a fadiga. Além disso, as pausas possibilitam uma visão diferenciada do que está sendo produzido e contribuem para a criação de soluções no ambiente de trabalho.

7. Comece cedo e tenha hora para sair

Chegar alguns minutos mais cedo é recomendado porque organizar o ambiente pode roubar alguns minutos das suas demandas. O prazo de entrega das atividades pode ser prejudicado no processo de organização. 

Vale lembrar que é importante ter um horário definido para encerrar a jornada de trabalho. Defina a hora e tente finalizar as tarefas antes de ir embora. Estender o expediente é exaustivo e corrobora para um ambiente de trabalho desorganizado e com pouca concentração.

8. Use a tecnologia a seu favor

A era digital modificou às rotinas no ambiente de trabalho 

As modificações ocasionadas pela transformação digital no ambiente de trabalho são irreversíveis. Usar a tecnologia como uma aliada é fundamental para se manter dentro dos padrões de produtividade exigidos pelo mercado. As agendas online, como a do Google e os programas de computador baseados na estratégia kanban, como o Trello, são amplamente usados nas organizações. 

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