Ordem de serviço: quais as vantagens para a padronização da sua rede

No dia a dia das empresas, as pessoas lidam com tantas tarefas que acabam deixando passar despercebida a real importância desse instrumento de trabalho. Mas, saber o que é ordem de serviço e como elaborar o documento da melhor maneira são ações necessárias para otimizar o desempenho de equipes externas.

Independente do ramo de atuação da sua empresa, uma orientação padronizada para os técnicos facilitará muito a operação. Além de uma gestão eficiente dos prestadores de serviços que estão nos clientes, o documento permite ter mais segurança na execução do trabalho e organização na entrega de relatórios.

O que você verá neste artigo:

• O que é ordem de serviço?
• Como é montada a ordem de serviço?
• Por que emitir ordens de serviço em sua franquia?

O que é ordem de serviço?

A Ordem de Serviço (OS) é um documento no qual se formaliza o trabalho que será prestado a um cliente específico. Assim, quando um cliente possui uma demanda ou necessidade, o negócio é fechado entre o administrador ou um funcionário. A pessoa atendida, emite-se uma ordem de serviço para que exista uma comunicação interna indispensável sobre um trabalho que precisa ser efetuado.

Através das indicações contidas em uma OS, designam-se informações necessárias tanto sobre o que será feito quanto a data e o local em que o contato fora realizado e ainda os dados acerca do cliente, a fim de identificá-lo.

O documento serve para orientar de maneira geral um serviço a ser prestado. Ele é importante suporte de dados – sobre o cliente, o serviço ou lembretes e também é uma espécie de autorização para o início de determinado serviço

A partir dos apontamentos especificados em uma ordem de serviço, é possível ao gestor ou ao dono da empresa conseguir calcular os materiais que serão usados nessa prestação, bem como o tipo e a quantidade de mão de obra necessária para executar o serviço com sucesso, dentro do prazo estipulado. E isso servirá como suporte importante para o controle dos seus estoques e para a otimização de sua gestão financeira.

Como é montada uma ordem de serviço?

O melhor é que a sua empresa tenha uma ordem de serviço padronizada para toda a sua equipe. Por isso, ela deve conter todos os campos necessários para que ao final se tenha um documento com todas as informações relevantes.

De modo geral, uma criar uma ordem de serviço deve conter as seguintes informações:

• Nome do cliente, endereço e informações para contato;
• Nome do funcionário que vai prestar o serviço;
• Atividades que devem ser executadas conforme contratado;
• Observações;
• Data da solicitação;
• Data da execução do serviço;
• Campos para assinatura do prestador de serviço e do cliente.

Conforme a sua área de atuação, podem ser necessárias outras informações, como as seguintes:

• Equipamentos que serão avaliados e/ou consertados;
• Equipamentos necessários para o procedimento;
• Procedimentos em caso de acidentes;
• Laudo técnico;
• Termo de responsabilidade;
• Termo de garantia.

Outras informações podem ser importantes e devem estar na criação da ordem de serviço, portanto, é adequado que os profissionais especializados ajudem na sua confecção. Dessa forma, eles conseguem indicar quais os demais dados.

Ter modelos prontos de ordens de serviço facilitam muito o trabalho do dia a dia, pois com essa comodidade basta usá-los na hora de vender serviços, sem que haja perda de tempo criando uma ordem do zero. Mas existem outras dicas.

Entre elas, incluir todas as informações de maneira bem clara e objetiva, para que o cliente saiba exatamente o serviço que está sendo prestado. Desse modo, deve-se atentar para a importância de deixar bem legível o nome do funcionário responsável pelo mesmo.

Essa é uma boa prática e confere maior credibilidade da sua empresa e confiança para o cliente. Então, nada melhor do que contar com ordens de serviço informatizadas, onde os dados possam ser incluídos com praticidade e impressos adequadamente.

Se informatizada, a OS pode ser atrelada ainda a outras ferramentas, de maneira que a sua equipe consiga gerenciar as ordens de serviço com total eficiência. Isso possibilita, por exemplo, que serviços remarcados não sejam esquecidos.

Por que emitir ordens de serviço em sua franquia?

Existe um grande número de vantagens em agregar à rotina da sua empresa de prestação de serviços as ordens de serviço. Uma das principais é a colaboração que garante à produtividade do seu negócio.

Afinal, se estiver tudo organizado, a sua equipe pode prestar um maior volume de serviços diariamente. Além disso, o atendimento aos clientes é mais eficiente, pois não se corre o risco de haver discrepâncias e informações confusas ou enganos.

Isso porque, quando registrado corretamente, a sua equipe presta o serviço contratado sem margem para os problemas. Além de aumentar a produtividade e garantir um atendimento de qualidade, as ordens de serviços têm outros benefícios.

Como já dito, ao serem armazenadas e, posteriormente analisadas, é possível obter muitas informações. É o caso dos materiais usados em cada serviço, sendo que dessa maneira consegue-se manter o estoque sempre em dia, com os itens essenciais.

O setor financeiro também ganha com o uso sistemático das ordens de serviço por você e a sua equipe. Isso porque o documento ajuda no registro das transações financeiras e consequente controle do fluxo de caixa.

Um sistema de gestão empresarial é uma solução útil a empresas de todos os portes e segmentos de mercado, inclusive, aos prestadores de serviços que fazem uso das ordens de serviço. Esse sistema de gestão empresarial tem diversas funções.

Entre elas, o módulo de ordem de serviço, permitindo a sua informatização e tornando o acesso ao documento muito mais simples, bem como a sua gestão. Com isso, depois de realizados, automaticamente, a OS é armazenada.

Caso o serviço seja remarcado ou não seja executado, por algum motivo, essa informação é atualizada na OS, que permanece em aberto. Assim, mesmo com um grande número de clientes não se corre o risco de esquecer ninguém.

Além do mais, nosso sistema permite ainda que a OS seja acessada remotamente, de smartphones e outros dispositivos móveis. Também pode ser integrada ao setor financeiro, estoque e outros, para que as informações sejam atualizadas automaticamente.

O software da Central do Franqueado ajuda você a realizar esse tipo de processo, convido você a clicar e conhecer um pouco mais da nossas ferramentas!