Metodologia 5W2H: como qualificar os planos de ação da sua franquia

Você provavelmente já sabe da importância de um plano de ação para qualquer decisão importante da sua franquia, mas já ouviu falar da metodologia 5W2H? A metodologia 5W2H é similar a um checklist com perguntas claras e objetivas que ajudam o franqueador a construir um mapa de atividades para resolver problemas.

Ou seja, a metodologia 5w2h pode ser uma grande aliada para garantir o sucesso do seu negócio. Ela consiste em responder sete perguntas fundamentais (What, Why, Where, When, Who, How e How Much, em inglês) para entender todos os aspectos de um projeto ou atividade. Dessa forma, é possível identificar as principais ações a serem tomadas, quem é responsável por elas, onde e quando devem ser executadas, qual o custo envolvido e por quê são importantes para o sucesso do negócio.

Neste texto, vamos explorar como a aplicação dessa metodologia pode ajudá-lo a tomar decisões estratégicas e a alcançar seus objetivos no mercado de franquias. Confira!

Confira o que você vai encontrar neste post

• O que é a Metodologia 5W2H?
• O que significam as 7 diretrizes do 5W2H?
• Quais são os exemplos práticos da metodologia 5W2H?

O que é a Metodologia 5W2H?

No contexto das franquias, onde a padronização e a replicabilidade são fundamentais, a metodologia 5W2H emerge como uma ferramenta indispensável para qualificar os planos de ação e garantir a excelência operacional.

As franquias representam um modelo de negócio único, que combina a autonomia do empreendedor com os sistemas e processos estabelecidos pela marca mãe. No entanto, essa combinação de autonomia e padronização pode apresentar desafios significativos na elaboração e implementação de planos de ação. É aqui que a metodologia 5W2H se destaca, fornecendo uma estrutura clara e abrangente para a definição, avaliação e acompanhamento das iniciativas estratégicas em uma franquia.

O termo “5W2H” deriva de sete perguntas fundamentais: What (o que será feito), Why (por que será feito), Where (onde será feito), When (quando será feito), Who (quem será responsável), How (como será feito) e How much (quanto custará). Ao responder a essas perguntas de forma precisa e detalhada, os gestores de franquias podem desenvolver planos de ação robustos e alinhados com os objetivos estratégicos da marca.

Já se pegou pensando em como sua rede de franquias parece crescer sem ter uma direção em mente ou que franqueados e colaboradores apresentam dificuldades de entender e alcançar os objetivos estipulados pela franqueadora? Então, talvez sua empresa careça de um plano de ação ou até mesmo de um qualificado, momento perfeito para pôr a metodologia 5W2H em prática.

Um plano de ação, como o nome sugere, é utilizado por gestores no planejamento de atividades de uma organização, sempre estabelecendo um caminho estruturado em busca de um objetivo. Ao delinear essa trajetória, com metas a serem alcançadas pela empresa e os seus colaboradores, você garante um engajamento e motivação extra que resultam em um aumento natural na produtividade da franquia.

Porém, muitas empresas e franqueadoras acabam tendo problemas durante a elaboração de um plano de ação, muito por conta de dificuldades de clareza, motivações e a própria estruturação do plano a ser seguido. Nesse cenário, surge a metodologia 5W2H, se propondo a definir — de forma clara — o que será feito, porque, onde, responsáveis, prazos, como e quanto tudo custará.

Para entender mais sobre a metodologia, precisamos destrinchar a sigla que forma o 5W2H.

O que significam as 7 diretrizes do 5W2H?

Agora que sabemos que a metodologia de 5W2H é baseada em 7 diretrizes principais, é possível entender a fundo cada uma delas. Cada uma das diretrizes pode ser considerada parte de um passo a passo para a aplicação do método, de acordo com a estrutura básica da metodologia 5W2H:

5Ws:

• What (o quê?): define qual o seu objetivo;
• Who (quem): quem será o responsável por essa atividade;
• When (quando): prazo definido para certa atividade;
• Why (por quê?): motivo pelo qual esta ação está sendo empregada;
• Where (onde): onde será implementada ação; setor da empresa, por exemplo. 

2Hs:

• How Much (quanto): quais serão os recursos gastos para realizar esta atividade;
• How (como): quais atividades serão necessárias para a ação ser implementada.

Agora, vamos detalhar o que significa cada uma delas!

What (o quê)?

O primeiro W dos 5 que compõem o 5W2H também é o item mais fácil de ser preenchido, pois está relacionado ao próprio objeto da ação. Exemplos podem ser uma campanha de marketing, a inauguração de uma nova unidade, entre outros. Não tem segredo: é só responder o que será feito!

Who (quem)?

Em um segundo momento, você deve atribuir um responsável pela ação. E aqui é importante ressaltar uma coisa fundamental: por mais que o plano seja posto em ação por uma equipe, o campo deve ser preenchido com o nome de apenas uma pessoa, o gerente que irá se responsabilizar por colocá-lo em prática. 

When (quando)?

Depois, precisamos falar do tempo, essencial ao estabelecer metas e objetivos. Qual o prazo que será disponibilizado para a concretização da ação proposta? Para definir este campo, os gestores precisam levar em consideração alguns pontos importantes:

• Qual a complexidade da ação?
• Qual o tamanho da equipe que irá executá-la?

Assim como no campo anterior e para confirmar a ideia de clareza que o 5W2H busca, é interessante você ser objetivo e definir uma data exata para o prazo.

Why (por que)?

Por qual motivo a ação está sendo realizada? O que está levando os gestores a gastar tempo, dinheiro e esforços para colocá-la em ação? Além do objetivo inicial – como aumentar as vendas, por exemplo – é interessante que seja assinalado outros motivos que possam direcionar as ações, como por exemplo:

• fortalecer o conceito da marca;
• agregar valor aos produtos;
• atingir novos clientes;

Um conceito que pode auxiliar nesse momento é o Golden Circle (ou Círculo Dourado). Esse conceito busca  começar qualquer projeto justamente pelo “Por quê?” antes de adentrar nas fases mais operacionais da produção. 

Where (onde)?

O “onde?” que deve ser preenchido neste campo está relacionado ao espaço físico que irá sofrer a ação. Ou seja, em que locais o plano de ação será efetivamente executado. Alguns artigos relacionam este campo a uma espécie de “who (quem)” mais abrangente. Ou seja, referem-se ao setor da empresa responsável pela ação. Esta interpretação está equivocada.

Agora que finalmente terminamos os “W” do método, vamos falar dos dois Hs restantes. Confira!

How much (quanto)?

Diz respeito à quantidade de dinheiro que a empresa irá gastar para pôr o plano em ação. Conhecendo o orçamento que tem disponível, a equipe consegue planejar as ações de forma mais eficaz. Para definir os valores, é importante que os gestores tenham em mente algumas outras informações.

• Quantas pessoas irão ser atingidas pela campanha?
• Quantos clientes podem ser atraídos?
• Qual o ticket médio da empresa?
• Qual o percentual de lucro sobre as vendas?

O custo de aquisição por cliente nunca pode ser superior ao valor obtido ao se multiplicar o percentual médio de lucro pelo ticket médio. Caso contrário, a empresa terá prejuízo.

How (como)?

Quais as atividades serão necessárias para colocar a ação em prática? De posse das informações anteriores, a empresa pode definir os caminhos que serão seguidos no decorrer do plano. Lembre-se de ser o mais claro possível, evitando abrir espaços para interpretações equivocadas.

Quais são os exemplos práticos da metodologia 5W2H?

Imagine uma rede de franquias que atua no segmento de alimentação. Em determinado momento, a franqueadora e seus franqueados chegam à conclusão que estão faturando pouco e precisam aumentar as vendas. Dessa forma, é realizada uma análise na qual se descobre que a causa do problema é a falta de ações de marketing efetivo. 

Com a posse dessas informações, os gestores propõem um plano de ação para desenvolver uma campanha para toda a rede. É aí que entra o 5W2H, para qualificar esse plano de ação e auxiliar no esclarecimento do caminho a ser seguido. Veja abaixo um exemplo de como seria:

 

É um exemplo bem superficial, mas é notável a clareza que responder essas sete perguntas pode trazer. Também é possível combinar o 5W2H com outras estratégias. Por exemplo, a primeira coisa a ser feita para elaborar um plano de ação é traçar o “O quê?”. Ou seja, uma meta a ser alcançada. 

Dessa forma, você pode verificar se elas contêm os fatores do sistema SMART, que buscam definir objetivos bem construídos e de acordo com a realidade do seu negócio ao considerar 5 fatores: S (Específico), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal). Saiba tudo sobre Metas SMART.

Outra dica é dividir as atividades do “Como?” em pequenas ações (ou Milestones), que tornarão a gestão de tempo mais eficiente. É importante lembrar que as atividades devem ter prazos realistas e possíveis de serem realizadas dentro do tempo. Desse modo, a equipe toda estará engajada nesta ação e com o cumprimento de metas, contribuindo para o sucesso do plano de ação. 

Conclusão

Como vimos, a metodologia 5W2H é uma ferramenta útil para as empresas do mercado de franquias. Ao utilizar essa metodologia, as redes de franquias podem estabelecer objetivos claros e específicos, identificar os recursos necessários e definir as ações a serem tomadas para alcançar esses objetivos.

Além disso, a metodologia 5W2H também ajuda a garantir a eficiência e a eficácia das operações de uma empresa de franquia. Ao responder as perguntas de “o que”, “por que”, “quem”, “quando”, “onde”, “como” e “quanto”, a metodologia ajuda a eliminar possíveis lacunas na gestão das franquias, melhorando a comunicação interna e garantindo que todas as áreas da empresa estejam trabalhando juntas em busca dos mesmos objetivos.

É importante ressaltar que a metodologia 5W2H deve ser adaptada às necessidades específicas de cada empresa de franquia. Ao personalizar a metodologia, as empresas podem garantir que os objetivos e as ações definidos estejam alinhados com as estratégias e metas da empresa.

Por fim, podemos trazer uma dica incrível que a Central do Franqueado oferece!

Plano de ação na Central do Franqueado

A plataforma de gestão da Central do Franqueado também utiliza a metodologia 5W2H para estruturar o plano de ação. O método que vai esclarecer as motivações e objetivos do planejamento da franquia aparece automaticamente após cada auditoria realizada. 

Com isto, a estruturação do plano se dá de forma objetiva e prática. Sendo assim, é possível enxergar de forma clara o que precisa ser feito para alcançar a meta. Se uma pergunta não está conforme ou não atingiu a nota máxima, o administrador tem a opção de abrir um plano de ação para ela com todas as perguntas previstas. 

Para complementar a efetividade do plano de ação, você ainda pode criar um treinamento específico, adicionar um manual com orientações, agendar uma nova auditoria e enviar um comunicado para toda a rede. Tudo isso é possível com a plataforma da Central do Franqueado!

O franchising é um mercado inovador e que está evoluindo constantemente por meio da transformação digital, então deixe-nos ajudá-lo a crescer com nosso sistema para franquias. Por isso, não perca tempo e venha bater um papo conosco! Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. Esperamos você! 

Leia também nosso artigo sobre a Prevenção de Perdas e saiba como usá-la para aumentar a lucratividade de sua franquia.