Matriz RACI: como aplicar em uma rede de franquias?

Você conhece a boa e velha Matriz RACI? Ela é um dos instrumentos mais importantes para estabelecer responsabilidades em uma equipe. Se você tem problemas com gerenciamento de tarefas, a Matriz RACI é uma alternativa para você!

Neste artigo você vai ver:

• O que é Matriz RACI?
• Como surgiu a Matriz RACI?
• Qual o propósito da Matriz RACI?
• Quais os benefícios da Matriz RACI?
• Como construir uma matriz RACI para franquias?

O que é a Matriz RACI? 

Matriz RACI é uma das opções mais viáveis para você aplicar em sua rede de franquias quando o assunto é determinar as demandas aos colaboradores. Basicamente, a matriz RACI vai oferecer quatro funcionalidades para você construir tabelas e gráficos que estejam de acordo com as responsabilidades de cada colaborador.

Em um projeto, por exemplo, a matriz RACI facilita a organização no trabalho e a distribuição de tarefas do cotidiano. Sabe quando os colaboradores ficam perdidos sem saber o que fazer? A Matriz RACI também é uma solução para resolver esses problemas de comunicação. Em outras palavras, você vai usá-la para aprimorar a gestão de projetos da sua franquia. 

Ao aplicar a Matriz RACI, se obtém uma visualização, que pode ser uma tabela, sobre as informações das atividades que serão executadas. Dessa maneira, colaboradores de todas as áreas de atuação da franquia — marketing, vendas, etc — estarão aptos a consultar a tabela em caso de dúvidas. Não esqueça que ela também pode ser usada pelos seus franqueados para auxiliar na prestação de suporte. 

Para distribuir as atividades de acordo com a Matriz RACI, são considerados quatro aspectos:

• Responsável (R): é aquele que vai executar a tarefa. É o responsável, portanto, pela entrega da demanda. Pode contar com assistentes durante a execução da atividade. Porém, os assistentes estarão restritos somente aos detalhes.
• Aprovador (A): o aprovador vai verificar a atividade entregue pelo responsável. Vai medir se o resultado é satisfatório e aprovar a demanda para a próxima categoria. Normalmente, o aprovador é o coordenador, gerente ou diretor. Lembre-se: cada atividade deve dispor de apenas um aprovador. 
• Consultado (C): o consultado é o especialista. Isto é, um profissional que tem experiência e é expert na área de atuação daquela atividade. Ele vai proporcionar o conhecimento necessário para que o responsável dê andamento à tarefa corretamente. 
• Informado (I): por fim, o informado é aquele profissional que, apesar de não participar diretamente da execução das tarefas, ele será avisado sobre o andamento do cronograma.

Em projetos, as funções se resumem, normalmente, aos quatro pontos considerados pela Matriz RACI. Isso significa que, ao determinar os colaboradores de acordo com a Matriz RACI, você vai diminuir a probabilidade de erros na gestão de projetos da sua rede. 

Nesse sentido, ao iniciar um projeto para a franquia, é importante que alguém fique responsável pelas entregas no prazo. Também, é importante que o colaborador tenha o suporte necessário, trabalhando em conjunto com o consultado. Além disso, é preciso de alguém para realizar aprovação de modo rápido. Por fim, é importante informar aos envolvidos quando uma demanda é entregue, para que o feedback seja realizado.

Como surgiu a Matriz RACI?

Assim como a maioria das metodologias, pouco se sabe sobre a origem da Matriz RACI. Indícios indicam que ela se desenvolveu tendo como base práticas de Lean Manufacturing, principalmente após períodos de recessão econômica.

Por exemplo, depois da Segunda Guerra Mundial, a ordem econômica precisava ser restaurada. O fim dos desperdícios e a produtividade eram os nortes. Até os anos de 1950, o modelo de produção Fordista era o mais usado. Porém, perdeu espaço para o Toyotismo, que era especializado na qualidade e na produtividade.

Durante as décadas seguintes, metodologias de produção semelhantes ganharam preferência entre os administradores. Por isso, a Matriz RACI tem suas raízes em cenários de crise.

Qual o propósito da Matriz RACI?

A Matriz RACI serve para direcionar atividades aos colaboradores envolvidos em um determinado projeto. Dessa maneira, você comunica o papel de cada um dos indivíduos, o que vai aumentar a produtividade e evitar problemas. Por exemplo, durante uma atividade específica, o colaborador tem dúvidas sobre a execução correta. Para solucionar a dúvida, basta consultar aquele que foi definido como consultado, ou seja, o especialista. 

A falta de organização é um problema sério durante a gestão de tarefas. Por isso, a Matriz RACI é fundamental tirar planos do papel e colocá-los em desenvolvimento. Vamos supor que, durante uma reunião com franqueados, surge a ideia de atender os clientes por um canal de comunicação específico: um aplicativo próprio da marca. 

No entanto, por mais que a ideia seja boa, se ninguém levá-la adiante, ela com certeza será esquecida. Também, elaborar uma lista com os profissionais responsáveis por, pelo menos, verificar as possibilidades da ideia, é indispensável para ter certeza que vale a pena investir nela. Assim, o planejamento contribui para que aumente a probabilidade de boas ideias darem certo e também as chances de reduzir os problemas durante o andamento de um projeto.

Quais os benefícios da Matriz RACI?

Agora que você entendeu o conceito da Matriz RACI, que tal conferir os benefícios que ela proporciona? 

Melhora na comunicação 

A comunicação em uma rede de franquias é determinante para o sucesso. Durante o andamento de um projeto, a Matriz RACI vai informar corretamente quais colaboradores estão envolvidos e quais são as suas atribuições. 

Para um gestor, a aplicação da Matriz RACI vai economizar tempo e facilitar o monitoramento. Também, ruídos na comunicação são amenizados. 

Transmite confiança 

Sabia que o uso da Matriz RACI transmite confiança não só para gestores, como também para os colaboradores? Isso acontece porque ela é uma matriz baseada na transparência. 

Em outras palavras, ela vai contra aquele clichê que funcionários precisam ser informados somente sobre assuntos relacionados à sua área de atuação. Porém, na prática, quanto maior for a atuação dos colaboradores, melhor será o desempenho e a produtividade. 

Responsabilidades aprimoradas 

Quer saber quem é o colaborador responsável por uma determinada atividade? Basta consultar a Matriz RACI! Dessa maneira, problemas de retrabalho são drasticamente reduzidos. Afinal, todos saberão quem é o responsável pela entrega da demanda, o que resulta em uma melhoria nos processos. 

Também, é comum que, às vezes, as demandas atrasem porque um dos responsáveis está no aguardo da resposta de outro envolvido no projeto. Nesse sentido, o uso da matriz RACI vai aumentar a produtividade de cada um colaboradores, individualmente, que saberão exatamente quem consultar em caso de atrasos.

Aumente o engajamento dos colaboradores

A colaboração entre os envolvidos em um projeto é aprimorada, já que os envolvidos tendem a competir menos entre si. Acontece também dos colaboradores ficarem responsáveis por demandas que não correspondem às suas áreas de atuação. 

Isso diminui a produtividade e a satisfação no ambiente de trabalho. Por isso, a Matriz RACI também é uma forma de aumentar o bem-estar no workplace. 

Reduz a sobrecarga de trabalho

Durante a execução de um planejamento, é comum que um colaborador fique responsável por mais coisas do que deveria. Ao aplicar a Matriz RACI, você diminui a sobrecarga de trabalho e evita que apenas um funcionário fique responsável por dezenas de atividades. 

Distribuir é melhor do que acumular. Lembre-se deste conselho para aprimorar o workflow da sua franquia quando estiver delegando atividades aos seus colaboradores.

Como construir uma Matriz RACI para franquias?

Viu como a Matriz RACI é importante? Então, vamos conferir como criar uma para a sua rede de franquias? Confira a seguir! 

Estabeleça o objetivo 

Metas e objetivos são diferentes. O objetivo é a finalidade de um projeto. A meta, no entanto, são pequenos degraus que levam até esse objetivo. Antes de criar uma Matriz RACI, portanto, é preciso estabelecer o seu objetivo. Por exemplo: criar um aplicativo de entrega para atender os clientes. 

Especificar as metas e determine as tarefas

Depois de estabelecer o objetivo, é indispensável especificar as metas. Em outras palavras, você vai dividir a atividade em outras menores, facilitando a sua entrega. Seguindo o exemplo anterior, qual o próximo passo para desenvolver o seu aplicativo de entrega? 

Contratar um programador para verificar as possibilidades de desenvolver uma interface é uma das alternativas. Após especificar as metas, cabe a você determinar quais precisam ser executadas para completar cada fase do projeto. Não exagere, mas busque incluir maior quantidade de atividades para que sua tabela fique completa.

Organizar a tabela e marcar atribuições 

Para organizar a planilha, crie linhas que descrevem cada uma das atividades. No topo das colunas, coloque o nome dos envolvidos. Informações sobre as áreas de atuação dos colaboradores também poderão ser adicionadas. Isso facilita o entendimento acerca de cada uma das contribuições.

Após listar os envolvidos, divida as funções conforme você viu no começo deste artigo. Lembre-se: não escolha mais de um aprovador para cada atividade. Também, cada atividade necessita ao menos um responsável. 

Sabia que a Central do Franqueado desenvolveu uma solução especialmente para distribuir tarefas entre os seus colaboradores? É o Módulo Projetos! Ele faz parte do pacote de serviços de expansão da Central do Franqueado. 

Isso quer dizer que, além de aumentar a produtividade e o gerenciamento de projetos da sua rede de franquias, você também vai aproveitar todos os benefícios de expandir a sua rede. Experimente grátis: solicite uma demonstração do Módulo Projetos!

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