Matriz GUT: o que é e como usar a ferramenta para uma gestão estratégica em sua franquia

A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão que busca definir a melhor priorização para projetos e problemas pré-determinados. Com ela, é possível classificar cada item de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência. Confira detalhes sobre a Matriz GUT e um passo a passo para implementar a ferramenta em sua rede de franquias!

Nesse artigo você lerá sobre:

• O que é a Matriz GUT?
• Qual a importância da Matriz GUT em uma rede de franquias?
• Passo a passo: aplique a Matriz GUT em sua franquia

O que é a Matriz GUT?

Assim como as matrizes Ansoff, FOFA e outras, a Matriz GUT é uma ferramenta de gestão que pode transformar a maneira que você administra sua franquia. Além de ter sido criada nos anos 80 para ajudar na resolução de problemas de indústrias internacionais, a Matriz GUT também é chamada de Matriz de Prioridades.

Esse nome vem de sua principal função, o gerenciamento de prioridade dos processos de um negócio. Ainda, por ser facilmente aplicada por qualquer empresa, se destaca entre as várias ferramentas. 

Para entendermos melhor a GUT, vamos analisar a sigla da ferramenta.

• G = Gravidade
• U = Urgência
• T = Tendência

Com esses três elementos, a Matriz GUT consegue, com o auxílio de um cálculo, classificar e definir a prioridade de determinados processos em sua rede de franquias. Antes de apresentar o que mais ela pode trazer à sua rede, vamos detalhar um pouco mais cada um desses itens e seus critérios que vão de 1 a 5 em uma escala simples. 

Entenda melhor o que significa cada um desses critérios:

Gravidade

Qual será o impacto do problema (se não for resolvido) para aqueles que estão envolvidos? Essa é a pergunta que define a gravidade de uma Matriz GUT. Ou seja, é aqui que avaliamos o tamanho do problema e o seu potencial negativo na empresa.

Os níveis de gravidade são:

1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave 

Urgência

A urgência é o prazo disponível para uma completa resolução do problema. Ou seja, quanto mais urgente, o tempo para trabalhar em ações corretivas será menor e exigirá ainda mais cuidado.

Os níveis de urgência são:

1. Sem urgência
2. Pouco urgente
3. Urgente
4. Muito urgente
5. Extremamente urgente

Tendência

Aqui também é bem simples: se eu não resolver isso logo, como o problema vai comportar? Ele irá se agravar rapidamente ou temos bastante tempo para agir? Saber disso pode evitar que um problema pequeno se transforme numa bola de neve que coloque a integridade de sua franquia em risco.

A escala de tendência é:

1. Não tem tendência de piorar
2. Irá piorar a longo prazo
3. Irá piorar a médio prazo
4. Irá piorar a curto prazo
5. Agravar rápido

Então, se você acha que tem problemas de gestão de tempo ou alocação de recursos em sua franquia, continue lendo para conhecer tudo sobre a matriz GUT, desde seus benefícios até o passo a passo para implementá-la em sua rede.

Qual a importância da Matriz GUT em uma rede de franquias?

Agora, existe mais uma coisa antes de adentrarmos nos benefícios. Você sabe quando utilizar a Matriz GUT? Talvez você já imagine a resposta: em qualquer situação que exija uma definição de prioridades em sua rede de franquias. 

Clarificando bem isso, vamos aos principais benefícios da matriz para sua franquia!

Planejamento Estratégico

Realizar um planejamento estratégico de qualidade é indispensável para quem visa o sucesso de qualquer negócio. Ele é um processo criado para possibilitar que a empresa alcance alguma situação futura desejada, de forma eficiente, eficaz e efetiva.

Usando uma Matriz GUT, você saberá exatamente o que priorizar durante a elaboração, garantindo uma excelência na alocação de esforços e recursos. Como o planejamento estratégico é de vital importância para uma franquia, a Matriz GUT contribuirá diretamente no processo de crescimento da rede.

Fácil implementação e flexibilidade

Como falado anteriormente, a Matriz GUT possui fácil implementação. Assim, sua elaboração não exige nenhum tipo de investimento financeiro ou um tempo substancial, tornando seus benefícios infinitamente superiores aos requisitos. 

Além disso, o fato de poder ser utilizada por qualquer empresa ou setor, a torna extremamente flexível.

Funciona como parte de um todo

Saber gerenciar as prioridades de processos de uma franquia é apenas uma das funções de um bom administrador. Por isso, a Matriz GUT deve servir como apenas parte de uma série de matrizes e ferramentas que auxiliem umas às outras a otimizarem seu papel. 

Felizmente, a Matriz GUT é uma ferramenta que pode ser aliada a outras como o diagrama de Pareto, Matriz FOFA (SWOT) ou de Causa e Efeito (Ishikawa) para fazer sua rede melhor e mais eficiente!

Panorama geral da rede

Ao listar seus problemas antes de começar de fato a elaborar a Matriz GUT, você conseguirá um panorama completo da situação atual de sua rede de franquias. Ter o diagnóstico atualizado sobre a saúde da empresa pode significar uma correção em tempo hábil de problemas catastróficos. 

E isso, nos tempos difíceis que vivemos, pode salvar um negócio. 

Passo a passo: aplique a Matriz GUT em sua franquia

Agora que você já sabe o que a Matriz GUT é o que ela pode trazer a sua franquia, vamos ver como elaborá-la em um passo a passo completo!

1. Identifique os problemas

O primeiro passo é o mais importante: analisar e listar quais os projetos e problemas que deseja ponderar na hora de priorizar. Assim, é necessário ter conhecimento de quais são as questões que devem ser resolvidas na sua franquia. 

Por isso, elabore uma lista com todos os itens que serão considerados durante o processo de calcular a prioridade. Uma ótima forma de fazer é através de outra matriz, a FOFA (ou SWOT). 

Ela é usada para identificar pontos fortes e fracos, descobrindo possíveis melhorias e correções necessárias, sempre visando o crescimento da empresa. Conheça mais sobre a Matriz FOFA.

2. Defina os critérios GUT

Com os problemas e projetos mapeados, você deve atribuir notas de 1 a 5 para cada um dos critérios da GUT (gravidade, urgência, tendência). Por exemplo, um projeto que com um moderado impacto nos processos da franquia, curto prazo e com baixa tendência de piora pode receber nota 3 de gravidade, 5 em urgência e 1 para tendência.

Isso deve ser repetido para todos os itens identificados no primeiro passo. Além disso, não se sobrecarregue com essa função. Agende sessões com os principais nomes de sua rede para fazer essas decisões em conjunto, pois opiniões mais externas podem ser de grande ajuda para essa tomada de decisão.

3. Calcule o GUT

O cálculo da Matriz GUT não exige nenhum tipo de conhecimento profundo em matemática, apenas atenção aos passos para garantir a execução correta. Vamos conhecê-lo!

Para chegar ao ranking de prioridade de seus problemas e projetos, você só precisa multiplicar os valores de cada fator. Sim, simples assim. Para exemplificar, vamos voltar ao projeto do passo dois. 

Com Gravidade 3, Urgência 5 e Tendência 1 tem uma pontuação total de 15 (3 x 5 x 1). Confira a fórmula abaixo:

Fórmula: Valor final = (G * U * T)

Logo após, coloque cada problema em um ranking, do maior resultado para o menor. Assim, os que tiverem nas primeiras colocações deverão ser priorizados.

4. Crie e execute um planejamento

Com o ranking pronto, você já pode começar a preparar os próximos passos. O ranking vai te oferecer o direcionamento necessário dos projetos que você deve dar prioridade a médio prazo. Portanto, um plano pode ser elaborado para otimizar as soluções para todos esses problemas.

Esse plano de ação pode ser criado em planilhas (eletrônica ou até mesmo no papel). O importante é que elas contenham as informações cruciais de um bom planejamento, como: objetivos, meios e a data limite em que devem ser concluídos.

5. Avalie o andamento

Com o planejamento feito e aplicado, é hora de acompanhar o andamento dos novos processos em sua rede. Se qualquer tipo de problema estiver acontecendo, é seu papel como franqueador e gestor interferir, seja com treinamentos ou orientação, para garantir a excelência desejada. 

Além disso, você também pode fazer pesquisas de satisfação para saber como está sendo a experiência com as mudanças e melhorias realizadas. Por fim, se você integrar a Matriz GUT com mais ferramentas e softwares de gestão, ela se tornará ainda mais eficaz. 

Por isso, te apresentamos o sistema para franquias da Central do Franqueado. Nosso sistema conta com funcionalidades para gestão e atendimento ao franqueado que irão transformar a forma que você administra a sua franquia.

Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias.