Matriz de responsabilidades: o que é e como aplicar na sua rede de franquias?

A matriz de responsabilidades é uma alternativa para organizar as atividades dentro do ambiente de trabalho. Aprenda como ela pode otimizar o gerenciamento de projetos da sua rede de franquias e melhorar a comunicação da sua equipe. 

Neste artigo, você lerá sobre:

• O que é a matriz de responsabilidades?
• Qual a importância da matriz de responsabilidades?
• Como aplicar a matriz de responsabilidades em uma rede de franquias?

O que é matriz de responsabilidades?

A matriz de responsabilidades é uma ferramenta que atua na gestão de pessoas. Está com dificuldades de atribuir corretamente as atividades de um determinado projeto? Saiba que a matriz de responsabilidades é uma alternativa para delegar tarefas aos seus colaboradores. A matriz de responsabilidades é conhecida também pela nomenclatura Matriz RACI.

O seu uso é amplo e flexível dentro das organizações. Algum momento você ficou perdido, sem saber a quem consultar para dar o andamento de um projeto? É disso que trata a matriz de responsabilidades: quem é responsável pelo o que.

Em outras palavras, a Matriz RACI é um mapa de responsabilidades. Em uma rede de franquias, a matriz possibilita a divisão clara das atividades a serem executadas. A sigla RACI é baseada na seguinte sequência de palavras: Responsible, Accountable, Consulted, Informed.

Confira a seguir o que significa cada uma das letras que compõem a sua sigla.

• Responsável (Responsible): o responsável é aquele que vai realizar a tarefa. 
• Aprovador (Accountable): se refere àquele que avalia se a atividade está de acordo com os padrões de qualidade exigidos pela organização. O aprovador, ou autoridade, vai autorizar o início das atividades e acompanhar o desenvolvimento até o final. Ele é o dono da atividade.
• Consultado (Consulted): é aquele que pode contribuir para a realização da atividade. Dentro ou fora da organização, ele fornece as informações necessárias e atende os pedidos de apoio dos envolvidos no processo. 
• Informado (Informed): é aquele que recebe informações acerca da performance das entregas dos colaboradores durante o andamento dos processos. É aquele que precisa saber do que está acontecendo.

Qual a importância da matriz de responsabilidades?

A matriz de responsabilidades é o que vai alinhar as informações sobre o projeto desenvolvido na sua organização. Ela influencia diretamente na comunicação e na gestão de equipes. Afinal, é muito mais fácil tocar um projeto se todos reconhecem as suas atividades atribuídas, certo?

Além disso, a matriz RACI vai economizar um dos recursos mais valiosos do seu empreendimento: o tempo. A otimização do tempo é fundamental para aumentar a sua vantagem competitiva. Mas não só isso, é a matriz de responsabilidades.

Confira a seguir alguns benefícios da aplicação da matriz RACI para o gerenciamento dos seus projetos.

• Esclarece as obrigações de cada um dos envolvidos no projeto e, por isso, diminui os conflitos.
• As dúvidas são facilmente solucionadas porque os envolvidos no projeto sabem a quem recorrer. 
• Os colaboradores mantêm o alinhamento das informações durante o andamento das atividades. 
• Separa e organiza as funções de maneira a facilitar o envio de feedbacks pelo gestor. 
• Simplifica a comunicação porque todos sabem a quem consultar em casos de problemas.

Agora que você entendeu o que é uma matriz de responsabilidades, sua importância e benefícios, que tal aprender como aplicar a matriz de responsabilidades em uma rede de franquias?

Como criar uma matriz de responsabilidades para sua franquia

Antes de falar sobre a criação da matriz de responsabilidade, vamos revisar 5 regras:

1. Cada atividade deve ter pelo menos um responsável. Dois responsáveis não são recomendados, mas caso necessário, a divisão entre as responsabilidades deve ser clara.
2. Cada atividade deve ter pelo menos um aprovador.
3. Não é permitido mais de um aprovador para cada atividade
4. É permitido ao responsável ser, também, o aprovador.
5. Vários consultados e informados são permitidos para uma única atividade. 

A seguir você vai aprender as principais etapas para criar uma matriz de responsabilidades para a sua franquia. Para tornar o exemplo mais didático, vamos supor que a equipe de marketing vai trabalhar na divulgação de um novo hambúrguer da sua rede de franquias.

Identifique e selecione as funções

Primeiramente, você precisa criar uma tabela com as funções ou com os nomes dos colaboradores que vão participar do projeto de divulgação do novo lanche.

Se você não tem muita experiência com o desenvolvimento de uma matriz de responsabilidade, recomendamos que a divisão seja realizada por nomes. 

Separar por funções é útil quando um colaborador fica responsável pela realização de várias tarefas em diferentes áreas. No entanto, no exemplo a seguir, vamos conferir a divisão por nomes para facilitar o aprendizado.

	Roberto	Erasmo	Carlos	Jorge

Acima, constam os colaboradores separados por nomes. O próximo passo é identificar quais as atividades serão necessárias para a campanha de divulgação. Acompanhe!

Identifique as atividades

Agora que você selecionou a dedo os colaboradores mais qualificados para a atividade em questão, é preciso descobrir quais atividades serão propostas para cada um deles. Para exemplificar, usaremos apenas quatro atividades, mas vale lembrar que em um cenário realista a lista de tarefas costuma ser muito maior. Confira como fica a nossa tabela:

	Roberto	Erasmo	Carlos	Jorge
Planejamento das ações de marketing
Estratégias e abordagens da campanha
Produção textual (Copywriting)
Produção visual (Design)

Determine as qualidades segundo a matriz RACI: 

Chegou o momento de finalmente categorizar cada um dos seus colaboradores segundo a Matriz RACI. Analise as atividades uma por uma e escolha pelo menos um responsável um aprovador para cada uma delas. 

O consultado vai auxiliar o responsável durante a execução da sua atividade. O informado, por sua vez, recebe informações sobre a performance dos colaboradores durante e na conclusão das tarefas. Por isso, eles devem ser escolhidos com cuidado. Confira o resultado na nossa tabela.

Roberto é o responsável pelo copywriting. Quem vai aprovar o material produzido por Roberto é Erasmo. Durante a produção, Roberto consulta Carlos. Durante o andamento da atividade, Jorge é informado.

	Roberto	Erasmo	Carlos	Jorge
Planejamento das ações de marketing	Informado	Consultado	Responsável	Aprovador
Estratégias e abordagens da campanha	Informado	Responsável	Consultado	Aprovador
Produção textual (Copywriting)	Responsável	Aprovador	Consultado	Informado
Produção visual (Design)	Responsável	Consultado	Aprovador	Informado

Faça os ajustes finais

Agora que você completou os principais passos da criação da matriz RACI, estamos nos encaminhando para a parte final. Após estabelecer quem vai cuidar de cada atividade, é importante manter a comunicação com a sua equipe para monitorar o andamento do projeto. 

Está se sentindo pronto para tocar o seu projeto? Espere um pouco! Um dos erros mais comuns é fazer o planejamento e deixá-lo esquecido em alguma gaveta para nunca mais ser consultado novamente.

Por isso, o acompanhamento e monitoramento é fundamental. Ao fim de uma atividade, volte à tabela para retomar quem é o responsável por ela. Além disso, tenha certeza que o combinado durante o desenvolvimento esteja sendo aplicado. Para isso, converse com os seus colaboradores durante o andamento das atividades. 

Ao final, volte a matriz RACI novamente para verificar se todos os colaboradores envolvidos realmente contribuíram para o projeto. Verifique também se colaboradores extras não foram inseridos no plano. Isso caracteriza um erro de planejamento que pode ser usado no futuro para evitar a recorrência.

Gostou do conteúdo? Saiba que o uso da matriz de responsabilidades é fundamental para otimizar o gerenciamento de projetos da sua rede de franquias. Inclusive, existe uma maneira de potencializar os benefícios da matriz RACI: use a tecnologia a seu favor. 

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