Livro Caixa para Franquias: o que é e sua importância para as finanças da sua rede

O livro caixa é uma ferramenta conhecida por controlar e registrar qualquer entrada ou saída nos cofres da empresa. Seja com uma solução online ou no papel, o conceito de manter tudo que acontece com as finanças ao seu alcance é fundamental para o sucesso da saúde financeira da sua franquia. Saiba tudo sobre o livro caixa e como usá-lo em sua rede!

Neste artigo você lerá sobre:

• O que é o livro caixa?
• Qual a importância de um livro caixa?
• O que deve estar presente em um livro caixa?
• Como preencher o livro caixa?

O que é o livro caixa?

Problemas na administração das finanças podem ser comprometedores na continuidade de sua franquia se não forem geridas com cuidado. Isso acontece pois, ainda que o Franchising seja consideravelmente mais seguro para investir, seu conceito, por si só, torna questões administrativas ainda mais complexas por conta de sua grande cadeia de envolvidos. 

Fora isso, questões especiais que compõem o dia a dia de uma rede também afetam as finanças, como o pagamento de royalties, por exemplo. Entre os instrumentos que existem para auxiliar nessa administração, está o livro caixa. Ele é uma ferramenta conhecida por controlar e registrar qualquer entrada e saída nos cofres da empresa em dinheiro. 

Seja com uma solução online ou no papel, o conceito de manter tudo que acontece com as finanças ao seu alcance é fundamental para o sucesso da saúde financeira da sua franquia. Quer mais um motivo para pensar como anda a saúde financeira de sua rede?

Franqueados só se interessarão em investir em sua franquia se enxergarem um projeto qualificado, um porto seguro para um investidor onde muitas vezes são feitos por empreendedores novatos. Além disso, franqueados podem se beneficiar desse controle ao se espelharem no sucesso da loja principal para uso em suas próprias unidades.

Fazendo esse controle diário, você garante uma maior facilidade na tomada de decisões que dizem respeito ao futuro da franquia, pois você saberá exatamente do panorama atual financeiro da sua rede. Mas se você ainda não implementou o livro caixa em sua franquia, pode se perguntar: como faço para preencher corretamente?

Para isso, preparamos esse conteúdo que vai focar nessa ferramenta e como ele vai te ajudar. Então leia até o final para descobrir detalhes da importância dessa metodologia e como preencher o livro caixa em sua rede. Confira!

Qual a importância de um livro caixa?

Antes de adentrar no preenchimento do livro caixa e da sua inserção real no cotidiano, precisamos entender os motivos que levam grandes e bem-sucedidas empresas a adotarem o livro caixa como forma de registrar os acontecimentos financeiros de um negócio.

Saiba que, o uso dessa ferramenta acontece desde pequenos comércios até grandes empresas. Elas utilizam do livro caixa como auxílio a outros softwares de gestão que se tornaram necessidade nos dias de hoje. Mas o que esse livro caixa traz, de fato, a sua franquia?

Controle de pagamentos e recebimentos

Como vimos anteriormente, ter o livro caixa em dia permite um registro físico e real de tudo aquilo que entrou nos cofres de uma empresa. Em uma rede de franquias, isso é fundamental pela quantidade de taxas e variáveis que fazem parte do cotidiano do setor financeiro, como os já citados royalties, fundo de marketing, taxa de franquia, treinamentos e muito mais.

Se você tiver controle disso, pode encontrar, com auxílio de colaboradores e profissionais competentes do setor financeiro, formas de otimizar e economizar recursos. Afinal, você não pode diminuir algo sem saber como ele está atualmente, certo?

Balanço Mensal

Com esses dados, no fim do mês você terá registrado o balanço mensal da sua rede. Ao subtrair os rendimentos e despesas brutos, é possível identificar superficialmente como foi o mês nas questões financeiras e ligar o alerta vermelho caso necessário.

Forma de comunicação aos órgãos competentes

Apesar do livro caixa ser um documento obrigatório apenas para empresas que operam sob o Simples Nacional, seu uso é opcional nas outras formas de operação. Mesmo assim, esse uso facultativo pode ser muito útil na hora de prestar contas à Receita Federal, evitando quaisquer problemas. 

Auxilia no sucesso da rede

Sim, o número de franquias que acabam falindo é bastante pequeno em comparação a negócios tradicionais. Mesmo assim, questões financeiras ainda são o principal motivo para o pequeno número de falências que acontecem anualmente no franchising e um livro caixa pode te ajudar a evitar isso.

Como vimos antes, entender o que se passa em um negócio é o primeiro passo para ajustar processos, desenvolver correções e mudanças que podem salvar uma unidade.

Possibilidade de combinar com outras ferramentas

Por conta de ser considerado, de certa forma, arcaico por algumas pessoas, existe um movimento que sugere a substituição do livro caixa por softwares de gestão modernos e automáticos. 

É claro que eles são ótimas ferramentas que transformam o dia a dia de uma empresa, mas o livro caixa ainda é extremamente útil para controlar o fluxo monetário, mesmo para um controle mais pessoal por parte do franqueador e dos franqueados.

O que deve estar presente em um livro caixa?

São alguns os dados essenciais que devem possuir uma coluna dedicada em seu livro caixa. Vamos conhecê-los?

• Data do registro: data do recebimento.
• Histórico: apresenta o fluxo financeiro em si. Indique se é um pagamento ou recebimento. É o principal dado, o valor correspondente em conjunto com a descrição.
• Entradas e saídas: não se aplica os dois em um mesmo registro. Na coluna de crédito precisam ser apontadas todas as entradas de dinheiro na firma. Na do débito, todas as saídas.
• Saldo atual: deve ser informado o saldo do dia (saldo anterior + crédito – débito) da conta em questão.
• Anotações: campo para possíveis anotações extraordinárias.

Depois disso, você precisa fazer a escrituração do livro caixa. Como? Em um processo dividido em três partes principais:

1. Termo de Abertura: parte inicial, aqui você deve preencher a finalidade do documento, o nome e informações essenciais da empresa, como endereço, responsáveis e CNPJ. De forma mais burocrática, também é indicado assinalar o número de folhas e a data e assinar. 
2. Folhas de Escrituração: aqui é onde são inseridos os registros de entrada e saída de capital. Como vimos anteriormente, preencha-os de forma cronológica para organizar melhor as informações.
3. Termo de Encerramento: a última página. Aqui deve ser repetido dados da página inicial, reafirmando os dados lá presentes e também trazendo a assinatura do responsável.

Como preencher o livro caixa?

O preenchimento é a parte mais fácil do processo. Existem apenas duas recomendações principais e algumas dicas que podem facilitar ainda mais o processo. A primeira recomendação é que o preenchimento deve acontecer de forma cronológica, para facilitar a organização e localização dos dados em um futuro que com certeza deve chegar. 

O outro? registre TUDO, assim o retorno que essas informações podem te dar estarão mais próximos da realidade. Agora, começando as dicas, temos algo que pode confundir as pessoas na hora de preencher. O quê? Compras pré-datadas, como cheques e parcelamentos.

O ideal é registrar sempre apenas no momento em que o dinheiro chegar em suas mãos. Assim, se evita potenciais erros causados por falta de atenção. Comprovantes e notas fiscais também devem ser arquivadas para garantir a lisura das finanças e que o preenchimento seja feito da maneira certa. 

Além disso, todas as anotações precisam estar devidamente detalhadas e de forma diária para poupar trabalho excessivo ao fim do mês. Confira abaixo um exemplo simples de livro caixa e seus campos. Note que, por sua simplicidade, seu preenchimento é intuitivo e deve ser realizado sem problemas.

Como a Central do Franqueado pode te ajudar!

O que pode ser melhor para sua franquia do que confiar em um sistema de gestão especializado em franchising? Nós, da Central do Franqueado, acreditamos na importância de uma boa gestão de sua rede de franquias. Por isso, te apresentamos o nosso Sistema para Franquias, mais especificamente o módulo ‘CAF’!

Ele conta com funcionalidades de comunicação que podem ajudá-lo a divulgar e pôr em prática as dicas apresentadas aqui. Por exemplo, um espaço de conversas 100% registradas na nuvem e videoconferências para reuniões. 

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