Kick off meeting: 4 dicas para aplicar na sua franquia

Kick off meeting é a reunião de abertura de um projeto que pode ser determinante para o sucesso do seu projeto. Conheça a sua aplicabilidade, usabilidade e aprenda sobre a sua importância em uma rede de franquias! 

Neste artigo você verá:

• O que é kick off meeting?
• Como planejar a kick off meeting?
• 4 dicas para uma kick off meeting de sucesso

O que é kick off meeting?

Antes de tudo, você está familiarizado com o termo kick off? A sua origem remete ao futebol americano e ele significa o pontapé inicial de uma partida. No entanto, no ambiente corporativo das organizações, a kick off meeting representa a primeira fase de um projeto.

Diferente do futebol, em que um péssimo começo não resulta necessariamente em uma derrota, no mundo corporativo, se as coisas começam errado, elas geralmente não dão certo. 

Afinal, é a primeira impressão que fica, não é mesmo? Certamente você já ouviu esse ditado por aí, mas ele reflete bem a importância do kick off meeting. Se um projeto é mal apresentado, de nada adianta ele ser bom.

Então, a expressão kick off meeting se refere a uma reunião de abertura. Em outras palavras, é a reunião inicial para apresentação de um determinado projeto para os stakeholders, ou seja, as partes interessadas. Geralmente, quem coordena a kick off meeting é o gerente de projetos. 

Porém, todos os profissionais envolvidos devem estar presentes no dia, incluindo o patrocinador. É ele quem geralmente abre a reunião de abertura, passando a palavra, posteriormente, para o gerente de projetos.

Em uma rede de franquias, a kick off meeting pode ser usada para apresentar a sua marca a um investidor, por exemplo. Nesse sentido, quanto melhor for a sua performance durante a apresentação, melhores serão as chances de expandir a sua rede. 

Como planejar a kick off meeting?

Para planejar e estruturar a sua kick off meeting, vale lembrar alguns aspectos importantes. 

Simplicidade é a palavra que você deve ter em mente.

• Estabeleça metas e objetivos: as metas e objetivos de uma kick off meeting fazem parte do planejamento prévio. Aqui, é indispensável a comunicação entre todos os envolvidos na kick off meeting.
• Análise e selecione a função de cada um dos envolvidos: não deixe a distribuição de funções para a última hora. É importante que você selecione os melhores e comunique a escolha a eles antes da kick off meeting. Dessa maneira, você evita surpresas desagradáveis e quebra a expectativa dos seus colaboradores.
• Escolha o local e formato de apresentação: a sua kick off meeting pode acontecer em formato presencial ou a distância. Cabe a você decidir qual a melhor abordagem. No entanto, é fundamental que ao definir o dia da sua reunião, o seu projeto esteja com o cronograma estruturado. Mas não só isso, os recursos, a comunicação e os riscos também devem estar alinhados. 

Além disso, ao estruturar o seu projeto, é interessante usar metodologias e estratégias que sejam direcionadas ao mercado de franquias. O Project Management Office (PMO) é uma alternativa se você pretende atrair novos franqueados e expandir a sua rede de franquias.

4 dicas para uma kick off meeting bem sucedida na sua rede de franquias

1. Mantenha a simplicidade e o preparo

O gerente de projetos, ao apresentar a kick off meeting, deve usar a simplicidade ao seu favor. As ideias apresentadas de maneira simples são absorvidas mais facilmente. Além disso, estudar a apresentação é indispensável para deixá-la mais natural o possível. Listar os pontos que serão abordados entre vinte e trinta minutos mantém a dinâmica e a atenção de quem assiste. 

2. Aposte em uma abertura grandiosa

A abertura é muito importante para a apresentação. Se ela for bem-sucedida, você terá a atenção dos ouvintes até o encerramento. Aqui vale apostar na emoção para transmitir e fixar a sua mensagem no seu público-alvo. Aliar a sua oratória com uma sequência de slides é indispensável e recomendado para explorar os gatilhos mentais que fortaleçam a sua ideia.

3. Use dados e estatísticas

O uso de dados reforça a autoridade da mensagem que você está transmitindo. Por isso, dispor de uma base de conhecimento robusta na sua rede de franquias é sempre uma vantagem. Você pode solicitar dados da sua database para aliar a sua apresentação. 

Por exemplo, vamos supor que você esteja planejando uma campanha de marketing para lançar um novo produto. Os dados armazenados e organizados de alguma campanha anterior podem ser usados para projetar os resultados possíveis de uma nova campanha de marketing. 

Vale lembrar que os dados e estatísticas são usados também para apresentar as falhas de um determinado setor. Outro exemplo é usar o número baixo de vendas de um determinado produto devido à baixa exposição para então desenvolver uma campanha de marketing para ele, visando aumentar as vendas. 

4. Aposte na tecnologia

Dissociar a tecnologia do mercado é praticamente impossível nos dias atuais. Ela é a principal aliada de empreendedores e administradores de diferentes segmentos. Mas nem sempre é fácil aproveitar as possibilidades proporcionadas pelos avanços tecnológicos. A era digital disponibilizou uma quantidade enorme de informações para consumo. Mas nem todo conteúdo apresenta qualidade. 

A Central do Franqueado é uma autoridade do mercado de franquias e está aqui para te ajudar. Se você quer modernizar a administração da sua franquia e aprimorar a implementação de projetos, nós recomendamos a você o Módulo Projetos. 

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