Qualificação e homologação de fornecedores para redes de franquias

Assegurar um alto padrão de qualidade na entrega de insumos é uma das principais tarefas na gestão de uma rede de franquias e, para isso, é necessário investir na qualificação e homologação de fornecedores. Além disso, ter o controle do abastecimento das lojas é uma maneira de garantir o desenvolvimento e a manutenção do seu empreendimento.

Dessa forma, a gestão eficiente de uma rede de franquias depende de uma série de fatores, e a escolha criteriosa de fornecedores desempenha um papel crucial nesse cenário. A qualificação e homologação de fornecedores são processos estratégicos que visam assegurar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos franqueados, promovendo a padronização e a excelência em toda a cadeia de suprimentos.

No universo das franquias, onde a consistência da experiência do cliente é essencial, a seleção de fornecedores torna-se uma tarefa estratégica para os gestores. A introdução de padrões elevados de qualidade, aliada à busca por eficiência operacional e preços competitivos, é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade da rede.

A Central do Franqueado preparou este artigo para te mostrar como tirar o máximo desse processo na sua rede de franquias. Confira!

Neste artigo você lerá sobre:

• O que é qualificação e homologação de fornecedores?
• Como funciona a qualificação de homologação de fornecedores?
• Quais os objetivos da qualificação homologação de fornecedores?
• Por que usar fornecedores homologados no franchising?
• A solução da Central do Franqueado

O que é qualificação e homologação de fornecedores?

A qualificação e homologação de fornecedores são processos estratégicos adotados por organizações para avaliar e validar a capacidade técnica, operacional, financeira e ética de potenciais parceiros comerciais. Esses processos têm como objetivo garantir que os fornecedores atendam aos padrões e requisitos estabelecidos pela organização que os contrata.

Com isso, fica a pergunta: como é determinada a qualidade de uma marca no mercado? São muitas as empresas que proporcionam boas possibilidades de compra ao consumidor e a competitividade é grande. 

Bons produtos e serviços estão em oferta. Mas a real qualidade, aquela que conquista e fideliza clientes satisfeitos, é um diferencial obtido apenas pelas marcas que se preocupam com os processos básicos de produção, como a obtenção dos melhores insumos. 

O franchising, por sua vez, é um modelo de negócio que consiste na replicação de um modelo já bem estabelecido no mercado. Assim, com a concessão do direito de uso fornecida pelo proprietário de uma marca (o franqueador) a um investidor (o franqueado), é possível expandir a marca em diferentes locais e contextos.

No franchising, então, a forma de garantir a oferta das melhores matérias-primas — e consequentemente o início de uma produção de qualidade — é por meio da qualificação e homologação dos fornecedores.

Na homologação, os fornecedores estarão sendo escolhidos de acordo com os padrões estabelecidos pelo franqueador na formatação da rede. Afinal de contas, para que se expanda, a empresa precisa oferecer os mesmos produtos e serviços, com a mesma qualidade, em todas as suas novas unidades.

Para isso, a rede precisa garantir que a compra de matéria-prima e de insumos esteja alinhada com o que é necessário para a confecção dos produtos oferecidos pela marca.

Homologar é ter o primeiro contato com possíveis fornecedores. É a primeira análise. Ao homologar, o franqueador e sua equipe devem ter uma noção exata do que precisam para a produção da rede em suas unidades.

Para isso, é tarefa da equipe da franqueadora qualificar o trabalho dos fornecedores. É assim que a produção das unidades é assegurada e que a experiência ideal de compra dos clientes é garantida.

Como funciona a qualificação e homologação de fornecedores?

Quando falamos de franquias, a preocupação em ter bons fornecedores é ainda maior. Estamos considerando empresas que utilizam das mesmas matérias-primas e insumos em diversas unidades espalhadas pelo país e, em alguns casos, pelo mundo. Logo, abastecê-las de forma padronizada é o que irá definir o controle de qualidade da rede.

O funcionamento das lojas depende da entrega dos fornecedores. No entanto, muitas vezes o trabalho pode ser dificultado devido a distância entre as lojas e a demanda intensa de envios. Otimizar a forma como são feitas as entregas é algo essencial para que o abastecimento das lojas seja eficiente e ágil.

Mas afinal, como saber se o perfil de um fornecedor é o ideal para trabalhar na sua rede? É importante traçar uma lista de qualificações e de características que devem ser compatíveis com o que a rede precisa. Veja algumas a seguir.

Qualificações técnicas dos produtos oferecidos

Por mais evidente que possa ser, é preciso pontuar: a qualidade dos produtos deve ser o primeiro critério levado em conta na hora de escolher um fornecedor. Contudo, os insumos variam de uma área para outra, e cada tipo de item apresenta seus próprios atributos a serem avaliados.

Assim, caso você não seja um especialista no tipo de material comprado, é importante ter um profissional especializado nesse tipo de avaliação. No ramo alimentício, por exemplo, é muito importante que você saiba de onde vem cada ingrediente, em que condições são plantados ou produzidos, sob quais processos químicos são submetidos etc. 

Desta maneira, fica muito mais fácil de promover a padronização na sua rede. Além disso, atualmente o mercado de franquias vem passando por várias mudanças. Uma das mais importantes é a mudança no comportamento do consumidor que cada vez mais procura produtos e serviços de qualidade. Por exemplo, a nova geração de consumidores, que entrou no mercado recentemente, não se importa de pagar um pouco mais caro em produtos que sejam sustentáveis e livres de crueldade animal.

Embora nem todas as redes de franquia possam se encaixar nestes padrões, a maioria delas têm desenvolvido soluções voltadas para este público. Redes de franquia de alimentação estão diminuindo a produção de plásticos que acompanham os produtos. Também, embalagens biodegradáveis são cada vez mais usadas pelas empresas.

Por isso, é importante saber quais fornecedores estão de acordo com essas novas tendências do mercado de franquias.

Localidade da produção das matérias-primas e insumos e meio de entrega

A localização é importante em dois âmbitos diferentes: onde a empresa se encontra e onde são produzidos os insumos. A distância entre esses dois pontos em relação ao seu negócio é o que resultará no tempo e modo de entrega dos produtos. +

Ou seja, uma fazenda afastada do centro de distribuição, por exemplo, significa que os seus alimentos já terão percorrido um longo caminho antes mesmo de chegar até você. Em que condições esse transporte ocorre? Isso são coisas que com certeza devem ser levadas em conta na hora de tomar uma decisão sobre os fornecedores da sua rede. 

No caso de redes de alimentação, é recomendado que a distância entre a unidade franqueada e o centro de produção seja a menor possível. Também, os produtos precisam ser transportados da melhor forma possível. Por exemplo, caminhões refrigerados são os melhores porque conservam os alimentos em uma temperatura ideal. Lembre-se: a curta distância não é uma desculpa para deixar de investir em um transporte adequado. Afinal, problemas no percurso podem aparecer, como obras na via, acidentes e engarrafamentos.

Situação financeira da empresa a ser contratada

Utilizando o exemplo do item anterior: uma empresa com boa condição financeira muito provavelmente terá meios para realizar um transporte de qualidade independente da distância a ser percorrida.

Além disso, o sucesso financeiro da empresa garante o padrão de qualidade na prestação de seus serviços. O êxito de uma empresa demonstra, entre outras coisas, que ela possui uma base sólida e rentável de clientes sérios. Outro ponto é que um franqueador instável ou que esteja em má situação financeira pode entrar em falência repentinamente e deixar a rede sem suprimentos. 

Esses fatores devem ser analisados a fim de que a contratação do fornecedor seja certeira. Até porque a realização do abastecimento é importante para a sobrevivência de toda a rede. 

Quaisquer problemas poderão deixar a empresa inteira na mão. Prazos de entrega cumpridos e pedidos enviados de forma correta são o mínimo que os fornecedores devem fazer. Imprevistos devem ser raros. Por isso fique muito atento sobre quem você irá contratar para trabalhar com sua rede.

Quais os objetivos da qualificação e homologação de fornecedores?

O objetivo dessa prática é contratar alguém que, além de qualidade, proporciona confiança e segurança no fornecimento de matérias-primas. Desse modo, qualificar fornecedores é um trabalho constante em meio à gestão estratégica de redes de franquias, já que a qualificação consiste na análise da realização do fornecimento com o passar do tempo. 

Para se manter próximo dessas metas e objetivos, algumas questões que devem ser levantadas durante o processo são:

• O contrato segue como planejado?
• Ele continua sendo vantajoso em relação ao custo-benefício?
• As entregas estão sendo feitas no prazo?
• A qualidade das matérias-primas e insumos continua a mesma?
• Todas as unidades estão sendo abastecidas adequadamente?

Ao serem homologados, os fornecedores devem estar em um contínuo processo de qualificação. Em cada fornecimento realizado, a franqueadora e o franqueado devem estar atentos para observar se o contrato está sendo cumprido. Qualificar é cobrar pontualidade, bons preços, entregas e serviços adequados, apoio técnico e também exigir exatamente o que foi especificado no pedido.

Por que usar fornecedores homologados no franchising?

A qualificação e homologação de fornecedores desempenham papéis cruciais na gestão eficiente de redes de franquias, onde a consistência da experiência do cliente é essencial. Esses processos estratégicos visam garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelos fornecedores, promovendo a padronização e a excelência em toda a cadeia de suprimentos.

E essa qualificação de fornecedores é o primeiro estágio desse processo. Inicia-se com uma análise detalhada das necessidades específicas da franquia, definindo critérios técnicos, financeiros, operacionais, sociais e ambientais. Essa etapa envolve a avaliação de documentos, certificações, histórico de desempenho e a conformidade com normas e regulamentações. O objetivo é identificar fornecedores que atendam aos requisitos fundamentais da franquia, estabelecendo critérios claros para a seleção.

A homologação, segunda fase do processo, é uma avaliação mais aprofundada dos fornecedores pré-qualificados. Nessa etapa, podem ocorrer auditorias presenciais, análises de amostras de produtos, inspeções e verificações in loco das instalações e processos operacionais. A homologação visa confirmar não apenas a capacidade teórica, mas também a prática do fornecedor em atender às demandas específicas da franquia. Transparência é essencial nesse processo, com a comunicação aberta de critérios e expectativas para garantir parcerias sólidas e duradouras.

A utilização de fornecedores homologados no franchising é crucial por diversas razões. Primeiramente, contribui para a padronização da experiência do cliente. Ao seguir rigorosamente os padrões estabelecidos pela franquia, os produtos e serviços mantêm uma consistência que é fundamental para a fidelização dos clientes e a preservação da reputação da marca.

A consistência na qualidade é outro benefício significativo. Fornecedores homologados passam por avaliações que garantem que atendam a padrões de qualidade específicos, assegurando que todos os franqueados recebam produtos ou serviços que atendam aos mesmos critérios elevados. Isso não apenas mantém a satisfação do cliente, mas também reforça a confiança na marca.

Ou seja, a homologação de fornecedores e sua constante qualificação são dois fatores fundamentais. Ela serve não apenas para manter a qualidade da marca, mas para o controle das unidades. 

Com fornecedores homologados, é possível que a experiência dos consumidores seja equivalente em todas as lojas visitadas. Evitando que, por causa de uma unidade, toda a rede seja prejudicada.

Problemas na entrega de produtos e serviços podem acarretar na insatisfação de clientes, o que é prejudicial para a imagem da rede. Logo, fazer um bom trabalho de homologação e qualificação é um uma forma de prevenir problemas futuros e manter a padronização, algo primordial no franchising.

Garantir a confiabilidade e a segurança nos fornecimentos através de um relacionamento mais próximo entre a franquia e os terceiros é também poupar eventuais gastos com inspeções ou problemas com a matéria-prima.

Dica importante

Não esqueça que nem sempre o menor valor de fornecimento é a melhor saída para a sua rede, pois muitas vezes, pagar um pouco mais caro e ter mais qualidade na entrega é muito mais vantajoso.

Independentemente do tamanho da rede ou do segmento de mercado, toda franquia necessita de uma gestão organizacional eficiente. Para isso, a empresa e os fornecedores precisam ter uma relação de interdependência, na qual um beneficia o outro através do comprometimento. 

Apesar de ser necessário um controle periódico, nenhum franqueador tem tempo para acompanhar de perto cada passo do fornecedor. Esse é mais um motivo para contratar bons profissionais — a confiança no trabalho precisa existir.

Seguindo os princípios do Sistema de Gestão da Qualidade, implantado pela NBR ISO 9000, os objetivos organizacionais são alcançados. A política do SGQ envolve, principalmente, o foco no consumidor e o envolvimento das pessoas e dos stakeholders. 

Esse relacionamento, que gera uma boa gestão, produz maior rentabilidade no negócio. Nisso, voltamos para a importância da homologação e da qualificação de fornecedores, que nada mais é do que estreitar relações profissionais.

A solução da Central do Franqueado 

O contato com fornecedores sem dúvidas exige muito do franqueador. Além de homologar e qualificar os prestadores do serviço, é preciso supervisionar toda a operação, que abrange pontos comerciais espalhados por várias regiões.

A gente pode te ajudar! Você sabia que a Central do Franqueado é especialista em tecnologia para franquias? A gente desenvolveu a Central unificada especialmente para você, franqueador, que quer simplificar a gestão acelerar a expansão da sua rede de franquias.

A solução de ‘Padronização’ inclui facilidades de Checklist, Marketing e, por fim, Compras, que é responsável por controlar as aquisições franqueados e de reduzir gastos desnecessários na sua rede.

Com a solução de Compras você consegue definir os fornecedores homologados, acompanhar o histórico de compras e consultar relatórios visuais sobre todo o processo. Isso mesmo: utilizando uma Central unificada, você pode identificar as unidades que não compram produtos de fornecedores homologados e gastam em excesso. 

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