Gestão de tarefas: 5 dicas para aumentar a produtividade da sua rede de franquias

A gestão de tarefas está diretamente relacionada com a produtividade da sua rede de franquias. Se você tem problemas com baixo desempenho de unidades franqueadas, saiba que a gestão de tarefas é uma alternativa para você melhorar os resultados.

Além disso, apostar no uso da gestão de tarefas é uma estratégia para manter a motivação no ambiente de trabalho e contribuir para que os seus colaboradores se tornem cada vez mais produtivos.

Neste artigo você vai ver:

• O que é gestão de tarefas?
• 5 dicas para aprimorar a gestão de tarefas em franquias

O que é gestão de tarefas?

Você sabe o que é gestão de tarefas? Imagine que você elabora um planejamento, traça estratégias e determina atividades no cronograma. Porém, nada sai como o planejado. Quer saber uma das razões para isso? A falta de uma gestão de tarefas eficiente!

Para aumentar a produtividade da sua franquia, apostar na gestão de tarefas é uma alternativa. Por meio desta técnica, você organiza e distribui as atividades para cada um dos colaboradores da sua franquia, evitando problemas de entrega nas demandas.

Em uma rede de franquias, estabelecer e controlar os prazos contribui para o sucesso da rede. Se você tem problemas de padronização, por exemplo, a gestão de tarefas vai ajudar os franqueados a manter os padrões estabelecidos pela marca. Afinal, quanto maior for o grau de exigência da rede e o número de unidades franqueadas, maior será a quantidade de atividades para manter a padronização. 

Sabemos que nem sempre é fácil manter o controle sobre tudo o que acontece na sua rede de franquias. Por isso, preparamos para você 5 dicas para aprimorar a gestão de tarefas na sua rede de franquias.

5 dicas para aprimorar a gestão de tarefas em franquias

São várias as técnicas e metodologias para fazer uma boa gestão de tarefas na sua rede de franquias. A seguir, listamos as melhores para você aplicar. 

1 – Separe todas as atividades importantes 

Antes de começar a gestão de tarefas, é preciso entender o que você vai gerenciar, certo? Por isso, faça um levantamento de todas as atividades que precisam de atenção dentro do seu negócio. 

É interessante começar com uma lista de atividades. A partir daí, categorize quais são as mais importantes para priorizá-las. Se você acompanha o blog da Central, provavelmente leu nosso conteúdo sobre a matriz de priorização. Ela contribui especificamente para facilitar esse processo de tomar decisões para priorizar determinadas atividades. 

2 – Estabeleça os melhores prazos 

Após dispor de uma visualização das atividades, é importante estipular o prazo para conclusão de cada uma delas. 

Vale lembrar que prazos muito curtos podem ser estressantes para os seus colaboradores, não necessariamente um prazo pequeno vai aumentar a motivação e estimular os envolvidos na tarefa. Porém, prazos muito longos também são prejudiciais. 

Muitas vezes, quando o tempo para concluir uma demanda é grande, acabamos deixando tudo para a última hora. Por isso, é fundamental estabelecer prazos nem tão curtos, mas também nem tão longos. Nesse aspecto, manter um equilíbrio é a melhor alternativa.

3 – Aposte na boa comunicação

Comunicar é fundamental em uma rede de franquias, certo? Por isso, tenha certeza de que todos os envolvidos estão informados sobre a ordem de prioridade de tarefas, dos prazos estipulados e de como elas devem ser executadas. 

Dessa maneira, fica mais fácil atingir as metas e objetivos. Lembre-se: um bom relacionamento entre franqueador e franqueado contribui para o sucesso da rede no curto e longo prazo. Por isso, não deixe de investir na comunicação. 

4 – Aplique metodologias úteis

• Matriz de priorização: devido ao agitado cotidiano de uma rede de franquias, a gestão de tarefas pode se tornar complicada e confusa. A matriz de priorização é uma alternativa para categorizar e decidir quais problemas precisam ser resolvidos primeiro. A matriz de priorização mais conhecida no franchising é a matriz GUT. A sigla é formada pela denominação dos aspectos a que ela se propõe a analisar: gravidade, urgência e tendências. 
• Fast tracking: o fast tracking é fundamental em redes de franquia. Ele serve principalmente para encurtar a duração de um cronograma e aumentar a produtividade. Se você possui uma lista de afazeres em que uma atividade é independente da outra, o fast tracking é uma das melhores alternativas. Apesar da aplicabilidade do conceito ser um pouco restrita, o fast tracking contribui para manter o projeto no prazo, recuperar atrasos e possibilitar a entrega adiantada.
• Matriz FOFA: Também conhecida como matriz SWOT, a Matriz FOFA identificar os pontos fracos e fontes dentro da rede de franquias. Dessa maneira, a estratégia de gestão de tarefas pode ser elaborada com base no que a franquia mais precisa (fraquezas), dando menos atenção para o que há menos necessidades (forças). 

5 – Use a gestão do tempo 

Controlar o tempo é essencial para atender a todos os deadlines. Vale lembrar a importância de não deixar todas as atividades para o último dia possível. Inclusive, se você dispor de algum tempo extra, é interessante  adiantar as tarefas no cronograma. Dessa maneira, você fica alguns dias à frente do calendário.

A gestão do tempo é fundamental para você manter uma gestão de tarefas adequada. Imagine que seus colaboradores, devido a má gestão do tempo, descobrem que precisam realizar dezenas de entregas em 24 horas. Nesse caso, eles estarão sob pressão e, sendo assim, vão cometer muito mais erros. Também, a correria pode prejudicar a saúde mental e física dos envolvidos. 

A Central do Franqueado sabe da importância de estabelecer uma gestão de tempo eficiente para redes de franquia. Por isso, desenvolvemos um ebook especialmente para você, franqueador, que deseja aumentar a produtividade da sua rede de franquias por meio do gerenciamento deste recurso valioso e finito: o tempo. 

Acesse nosso material educativo e descubra a melhor forma de aumentar o desempenho da sua rede de franquias através da gestão do tempo!