Como obter máxima eficiência na Gestão de Projetos de sua rede de franquias

A Gestão de Projetos é a aplicação organizada e sistematizada de técnicas e ações para que um projeto — independentemente de seu propósito — se concretize. A atividade consiste, portanto, em planejar, coordenar e executar todo tipo de ação necessária para completar todas as etapas de um processo bem definido.

Contudo, a gestão de projetos não deve ser simplificada. É, afinal de contas, essencial para o bom funcionamento da sua rede. Assim, a Central do Franqueado preparou um conteúdo completo, visando te ensinar tudo sobre o tema e sua aplicação real no franchising. Não perca!

Saiba o que você vai encontrar neste artigo:

• O que é gestão de projetos?
• O que é um gestor de projetos?
• Quais as qualidades de um bom gestor de projetos?
• Os principais processos da gestão de projetos
• As vantagens de uma boa gestão de projetos
• Como aplicar a gestão de projetos na sua franquia

O que é gestão de projetos?

Antes de definirmos como funciona uma gestão de projetos em uma empresa, é preciso definir: o que é um projeto? Segundo a definição do Project Management Institute (PMI), um projeto é: “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Isto é, projetos são objetivos com prazos estabelecidos e um resultado esperado exclusivo. Um projeto é único e tem recursos limitados. Estes recursos são humanos, financeiros, materiais e devem ser otimizados para chegar a um resultado.

Na execução de um projeto é que entram as práticas de gestão de projetos. Para isso, iremos falar a seguir como funciona e como aplicar em sua franquia. Agora que já definimos o que é um projeto isoladamente, podemos esclarecer melhor o que é e para o que serve a gestão de projetos.

De modo geral, gestão de projetos é o conjunto de todas as habilidades, ferramentas e recursos empreendidos para a conclusão de um projeto. Dentro desse processo, são definidas estratégias, etapas e indicadores que irão direcionar a gestão.

Em uma gestão de projetos, deve haver uma equipe definida, com o gestor de projetos encabeçando o progresso e definindo os pontos mais importantes para sua conclusão. Delegar as atividades aos colaboradores é essencial, porém, estar comprometido em alcançar o sucesso com o resultado final através da coordenação do projeto é o ponto principal na função deste profissional.

O que é um gestor de projetos?

Como foi explicado, gerenciar o processo de conclusão de um projeto tem como principal objetivo entregar um resultado que cumpra os requisitos estabelecidos no escopo. Além disso, obter resultados além do esperado e satisfazer os clientes são fatores que justificam um processo de gestão.

Sendo a gestão de projetos algo tão fundamental, nada mais justo do que ter um profissional especializado nesse tipo de processo. Isto é, o já citado gestor de projetos. Esse profissional será o responsável por encabeçar a equipe de projetos e guiá-la por todas as etapas.

Uma organização que desempenha um bom gerenciamento de seus projetos tem muito mais retornos e efetividade na conclusão de seus planos. Por isso, um gestor de projetos deve definir metas, estabelecer etapas, acompanhar resultados etc. É através do bom desempenho do gestor e sua equipe que a organização consegue obter bons resultados e otimizar seus ganhos ao ter controle sobre os recursos empregados em um projeto.

Assim, tendo decidido que será o gestor da equipe de projetos, você — juntamente ao profissional — deve decidir a melhor metodologia de gestão, levando em conta o contexto e as necessidades reais da rede. É necessário, portanto, conhecer bem a equipe montada para este setor, suas qualidades e limitações, a fim de estipular uma metodologia que faça sentido e maximize o processo.

Reflexões acerca da função

Também é necessário prestar atenção no fato de que projetos diferentes exigem dinâmicas diferentes por parte da equipe. Contudo, algumas questões que sempre devem ser feitas são:

• É possível criar padrões para indicadores e responsabilidades?
• As atividades seguirão um fluxo de trabalho?
• Como será feita a documentação do processo?
• É possível separar as etapas em níveis de importância?

Por fim, é necessário compreender que, por mais que seja necessária a presença do gestor, a equipe de projetos precisa de certa independência e autonomia. Um projeto, por melhor estruturado que esteja, lida com muitas variáveis e nem sempre seguirá o previsto. Assim, todos integrantes do time precisam ter voz ativa nas tomadas de decisão do setor — principalmente nas que dizem respeito à sua etapa do processo.

Quais as qualidades de um bom gestor de projetos?

Um bom gestor, então, deve ser capaz de comandar a equipe de projetos, visando elevar a eficiência de todos os seus processos. Mas como escolher esse profissional? O que ele deve apresentar para se mostrar capaz de exercer essa função? Para responder essas dúvidas, separamos algumas qualidades que todo bom gestor de projetos deve apresentar. São elas:

• Habilidades interpessoais;
• Habilidades de gerenciamento;
• Pensamento estratégico;
• Pensamento crítico;
• Criatividade;
• Poder de tomada de decisão;
• Voz ativa;
• Conhecimento geral sobre a empresa.

Claro, a lista continua. Mas devemos pensar que o gestor de projetos é um líder e por isso deve apresentar as competências inerentes à liderança, além do conhecimento técnico necessário para a área de projetos. Assim, vise sempre buscar balancear esses dois campos, a fim de encontrar o melhor nome possível para essa função.

Os principais processos da gestão de projetos

Agora que você conhece o conceito, é hora de pensar nos seus pormenores e na sua aplicação prática. Desse modo, separamos o andamento de um projeto em basicamente cinco processos. São eles:

Iniciação

Esta etapa corresponde à parte formal do projeto. Aqui, todos os envolvidos precisam definir em conjunto. Neste processo é que se aprova o termo de abertura de projeto.

As principais definições desta fase são os motivos, o objetivo final e uma previsão de recursos. Esta previsão de recursos irá servir para análise da rede e de seus recursos financeiros.

Planejamento

Aqui acontecem todas as definições de rumo e ações que serão tomadas para o sucesso do projeto. Todas as informações devem ser levantadas e registradas.

Durante o processo, é importante ter uma equipe engajada e que contribua com informações e ideias. O gestor responsável irá determinar as atividades de cada etapa e definir quais cada colaborador irá desempenhar. Além disso, o planejamento define, também, os prazos e o cronograma dos processos do projeto.

Execução

Neste período é que começa, realmente, a ação. Todo o planejamento é colocado em prática pela equipe, conforme as atividades de cada um.

Nesta fase há uma demanda alta por recursos. Portanto, é importante que o planejamento tenha avaliado bem a disponibilidade dos recursos financeiros, humanos e materiais para a equipe.

Somente assim, a equipe poderá executar o projeto conforme planejado inicialmente. Provável que nesta etapa ocorram imprevistos, para isso é importante uma boa gestão preparada para lidar com problemas.

Monitoramento

Este é um processo que ocorre em paralelo com a execução. Aqui, toda a execução deve ser calculada e controlada. As atividades devem ser avaliadas de acordo com a relação entre execução e planejamento.

É aqui que o gestor deve estar ligado aos indicadores de desempenho que manterão um controle de qualidade sobre o andamento do projeto. É essencial manter um monitoramento constante para que não haja surpresas e desvios ao final do projeto.

Encerramento

É neste momento em que o ciclo de vida de um projeto se encerra. Durante este período, o feedback se torna crucial. O retorno considerado deve ser tanto da equipe, quanto da satisfação do cliente com o resultado final.

É necessário analisar os feedbacks e utilizar os aprendizados para projetos futuros. Isto evitará repetição de erros e aperfeiçoamento nas práticas e estratégias.

As vantagens de uma boa gestão de projetos 

Entregar um projeto no prazo definido e que supra a expectativa do cliente não é a única vantagem na gestão de projetos. Quando se trata de uma rede de franquias, há outros diversos motivos que contribuem para o benefício dessa prática. Confira a seguir as principais vantagens de ter uma boa gestão de projetos dentro da sua rede.

Diminuição de riscos

Implantar um novo projeto é, na maioria das vezes, desafiador para todos os envolvidos. Sempre há riscos em relação ao retorno financeiro, satisfação do cliente, cumprimento das metas etc. Em uma rede de franquias também ocorre este fator e, por este motivo, um bom gerenciamento de riscos em seus projetos pode fazer toda diferença.

Um desafio, como por exemplo, implantar uma nova unidade, requer diversas — como manter o padrão visual e finalizar a implantação utilizando somente os recursos financeiros previstos no orçamento. Qualquer descuido pode afetar a rede, o que faz do planejamento e seu acompanhamento cruciais para o empreendimento.

Otimização de recursos

Uma boa administração e acompanhamento constante de um projeto significam sucesso. Quando o planejamento que desenvolve o projeto é definido, é preciso que o processo siga à risca todas as condições estabelecidas.

Todos os recursos são escassos. Uma rede possui capital humano, um orçamento que prevê um teto de gastos, tudo que precisa ser otimizado para cada projeto. Portanto, quando há um bom gestor de projetos, que consegue otimizar recursos ao máximo e cumprir com as determinações, a rede obtém um alto aproveitamento.

Engajamento de colaboradores

Gerenciar um projeto é também saber como realizar uma boa gestão de pessoas. É importante que a comunicação seja fluída entre todos os colaboradores da rede. Não se pode esperar um bom resultado se todos não estiverem no mesmo propósito.

Portanto, é fundamental comunicar todas as decisões tomadas durante o processo e deixar claro porque aquela decisão está sendo tomada. A equipe executiva é aquela que realizará as atividades necessárias para a concretização do projeto.

Para isso, é importante que todos estejam motivados e dispostos a alcançar o objetivo. Assim como participar das decisões, dará maior confiança aos participantes, motivando-os a cumprirem as metas e o objetivo final.

Uma boa gestão de projetos define o que cada participante necessita cumprir e a importância do seu desempenho para o resultado final. Quando há um bom gerenciamento, toda equipe estará cumprindo com suas tarefas e somando na conclusão do projeto.

O fracasso de um projeto está, em muitos casos, ligado à qualidade da gestão. Portanto, atividades bem definidas a cada colaborador, contribui para a execução do que foi planejado desde o início.

Controle de processos

Desenvolver um planejamento resulta em diversas ações a serem executadas. Porém, existem etapas para concretização de cada uma e, por isso, é essencial uma boa gestão.

Quando um gestor define cada etapa do processo e o que será realizado em cada uma delas, há maior agilidade nos processos. É possível preparar a rede para fornecer os recursos corretos para cada etapa e os colaboradores para os prazos de cada processo.

Quando tudo está planejado e sob controle total do gestor, as chances de o projeto sair no prazo determinado e da forma como foi definido, são muito grandes. Não há como sua rede ter controle sobre todos os envolvidos e o que será necessário prover em cada processo se não houver uma equipe bem estruturada por trás.

Facilidade para tomar decisões

Uma gestão de projetos eficiente considera todas as possibilidades até o prazo final. Um planejamento bem feito é aquele que considera todos os erros que podem atrasar um processo ou alterar as definições iniciais.

Nestes casos, é importante que haja agilidade na tomada de decisões para manter a continuidade do processo. A gestão de projetos faz com que a rede esteja preparada para explorar alternativas sem fugir do objetivo inicial.

Além disso, perder tempo é desperdiçar recursos. Uma franqueadora deve ao máximo otimizar seus lucros para não obter prejuízo. Por isso é tão necessária uma boa administração dos projetos, para que não haja perdas que afetem a condição geral da rede.

Como aplicar uma boa gestão de projetos na sua franquia

O processo de estruturar uma gestão de projetos pode ser trabalhoso e complexo. Porém, há algumas ações que você pode tomar para começar a aplicar em sua rede e ter um bom controle sobre seus projetos.

1. Ter um bom gestor

É essencial ter uma boa liderança diante de seus projetos. Portanto, se você deseja ter sucesso nos planos que deseja executar em sua franquia, tenha um bom gestor.

Um bom gestor de projetos deve ser uma pessoa que tenha habilidade para lidar com pessoas. Portanto, escolha um líder, alguém que inspire e engaje sua equipe; tenha uma boa comunicação e saiba lidar com pressão.

Um bom profissional comandando a área de projetos da sua rede saberá lidar com os prazos e transmiti-los aos colaboradores. Além disso, também é necessário que tenha conhecimento prévio na construção de projetos da área em que será aplicado.

2. Ter metas para colaboradores

É fundamental definir metas para a equipe durante o processo de construção. A meta não deve ser apenas o objetivo final.

Como franqueador, você espera retornos sobre os investimentos que faz em seus projetos. Necessita saber se os colaboradores estão cumprindo seus objetivos e utilizando bem os recursos disponibilizados pela rede.

Portanto, defina bem as metas intermediárias de cada processo. O que deve ser entregue e o que precisa ser alcançado por cada colaborador ao longo do projeto.

3. Contrate um bom software

A tecnologia tem proporcionado grandes facilidades nas diferentes áreas do mundo dos negócios. O mercado do franchising está cada vez mais invadido pela transformação digital e seus impactos.

Um software de gestão poderá otimizar os recursos da sua rede. Diminuir a quantidade de pessoas envolvidas, tempo gasto e dinheiro, são alguns dos benefícios de utilizar tecnologia na gestão de projetos.

A Central do Franqueado tem um módulo específico para você cuidar do gerenciamento dos seus projetos. Intuitivo, o módulo Projetos permite que você realize inauguração de novas unidades, implante novas alterações na rede e etc.

Com este módulo você consegue identificar os gargalos no seu processo e se prevenir para o cumprimento dos prazos. Além de poder criar modelos replicáveis para outros projetos que você pode implantar.

E aí, gostou do conteúdo? Então continue explorando nosso site e saiba tudo sobre controle interno para franquias! Boa leitura!