Gestão de processos: o que é e como aplicar na sua rede de franquias

As organizações vêm sofrendo mudanças estruturais na área de gestão de processos nas últimas décadas. As alterações percebidas se devem na maioria dos casos às novas estratégias de trabalhar a percepção do cliente e a sua jornada de compra. Sobretudo, a transformação digital é a parte importante dessa mudança.

Neste artigo você vai ver:

• O que é gestão de processos?
• Como funciona a gestão de processos?
• Quais os benefícios da gestão de processos?
• Como aplicar a gestão de processos na sua franquia?

O que é gestão de processos?

Antes de se aprofundar na gestão de processos. Você sabe o que é um processo? Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas que geram valor ao cliente. O processo sempre vai existir na empresa, seja de maneira planejada ou espontânea. 

Business Process Management (BPM), é o termo inglês equivalente à gestão de processos organizacionais, ou gestão de processos.

A gestão de processos trata do gerenciamento de um negócio através do controle de processos. A função da gestão de processos é balancear e impulsionar o desempenho das atividades de uma organização e a interação entre elas. Através de uma visão sistêmica da organização, a gestão de processos otimiza o alcance dos objetivos organizacionais.

A gestão permite a melhoria dos processos e  integração entre as atividades desenvolvidas em diferentes áreas, otimizando os resultados obtidos em todas as escalas da empresa.

Como funciona a gestão de processos?

Ela envolve tudo que diz respeito ao processo desde o momento da entrada (input), ou insumo, até o momento de saída (output). Esse movimento de transformação caracteriza o processo. 

A gestão de processos funciona de maneira a departamentalizar e horizontalizar as atividades da organização. Antes da aplicação da gestão de processos nas empresas, os departamentos apresentavam pouca ou nenhuma comunicação entre eles. O departamento de marketing e o de Recursos Humanos de uma determinada organização, por exemplo, atuavam separadamente.

A gestão de processos apresenta como característica principal a passagem de uma visão vertical dos processos para uma abordagem horizontal. Ao encadear as atividades chave e departamentalizar a organização em processos, a gestão por processos resulta na redução dos custos operacionais, bem como um ganho na produtividade e na melhoria do produto.

Quais os benefícios da gestão de processos?

Todo o trabalho dentro de uma organização pertence a um processo. Os produtos oferecidos por uma empresa, por exemplo, envolvem uma cadeia de processos que possibilitaram a fabricação daquele item. Em outras palavras, sempre que existe entrada, transformação e saída há um processo. 

A gestão de processos é importante porque é ela que possibilita o funcionamento adequado do negócio, evitando falhas. Confira os principais benefícios de uma gestão efetiva:

Permite maior conhecimento acerca do seu negócio

Através de uma visão sistematizada das atividades da sua empresa, a gestão de processos facilita o entendimento daquilo que é produzido no âmbito empresarial, melhorando, inclusive, as ações de tomada de decisão. 

Estabelecimento de processos

O mapeamento dos processos está incluso no gerenciamento. Ele pode ser útil principalmente para otimizar a padronização da sua franquia. 

Automação dos processos

A automação é uma alternativa para elevar a velocidade, a qualidade e a padronização daquilo que é realizado. As tarefas executadas no ambiente da empresa, ao seguirem o mesmo padrão, aumentam a possibilidade do produto final apresentar um resultado dentro do nível esperado.

Otimização do tempo

Através de uma gestão de processos eficiente, é possível identificar e eliminar atividades que não apresentam resultados positivos, mas que permanecem sendo executadas. Ao eliminar tarefas repetitivas e desnecessárias, o resultado é a otimização do tempo.

Satisfação do cliente

Controle na qualidade dos processos é fundamental para garantir a satisfação do cliente. Através do monitoramento, é possível identificar as melhores estratégias para entregar um produto final de qualidade para os consumidores.

Como aplicar a gestão de processos na sua franquia?

Agora que você conhece os benefícios da gestão de processos, que tal conferir como aplicá-la na sua franquia? Continue acompanhando!

Faça o mapa dos processos

Para gerenciar processos você precisa conhecê-los, certo? Um dos primeiros passos para implementar a gestão de processos é elaborar o mapa geral dos processos. 

O mapeamento vai possibilitar uma visão mais sistêmica acerca dos procedimentos e atividades que acontecem no seu negócio. Através dele, é possível visualizar e planejar as estratégias a serem aplicadas. O mapeamento dos processos tem como objetivo esclarecer questões como:

• Qual é o objetivo do processo?
• O processo apresenta riscos? Quais?
• Quais são as fronteiras do processo?
• Quantas pessoas participam do processo e quem é o responsável por ele?
• Quais são as entradas e as saídas do processo?
• Quais são os recursos materiais e financeiros envolvidos no processo e suas quantidades?
• Quais são os resultados estimados do processo?

Identifique os clientes envolvidos no processo

O procedimento de identificar os clientes é fundamental durante a gestão de processos. Nesta etapa, vale analisar as questões referentes à percepção de valor por parte do consumidor. Aquilo que não agrega valor ao produto final deve ser eliminado da cadeia de processos. 

Nem todos os processos envolvem o cliente de maneira direta. É preciso prestar atenção em alguns aspectos na relação cliente e processo. Algumas considerações que podem ser feitas acerca dessa etapa: 

• Qual é o perfil do cliente? 
• Como e por que ele decidiu participar do processo? 
• O que o cliente espera do processo? 
• Ele é envolvido no processo quantas vezes? 
• O cliente aponta melhorias no processo? Como?

Monitore os processos e indicadores de desempenho

Um erro na árvore de processos nem sempre é facilmente percebido. Em alguns casos, a empresa pode demorar anos para descobrir um erro na cadeia processual para, enfim, eliminar aquela sequência.

Por isso, aprender a monitorar é essencial para acompanhar o andamento dos processos com eficiência. Para medir o nível de eficácia operacional da sua empresa, escolha os indicadores de desempenho que melhor se encaixam nela. Indicadores-chave de desempenho (KPIs) podem ser úteis nesta etapa.

Através dos resultados apresentados durante a etapa de monitoração, o gestor poderá basear suas decisões e estratégias de maneira que corresponda às necessidades da organização.

O monitoramento é importante também para a otimização dos processos. Sem ele, não é possível saber em qual área da cadeia de processos concentrar os esforços.

Utilize a tecnologia a seu favor

A mudança na cultura organizacional e na rotina dos colaboradores estão entre as principais dificuldades na hora de implementar a gestão de processos no seu negócio. Em razão da transformação digital, como mencionado no início deste artigo, é importante se manter alinhado com as novidades do mundo digital para não perder espaço no mercado.

Para auxiliar na expansão e administração da sua rede, a Central do Franqueado desenvolveu o sistema para franquias. Ele ajuda você a acompanhar a situação das tecnologias digitais no mercado de franquias e a promover a sua marca como qualificada e inovadora. 

A ferramenta é uma alternativa moderna para aumentar o engajamento dos seus franqueados, obter vantagem competitiva diante de investidores e aprimorar a gestão da sua franquia. Ficou interessado? Então solicite uma demonstração!

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