Gestão de Compras: o que é e como aplicar na sua rede de franquias

A gestão de compras é uma peça fundamental no quebra-cabeça do sucesso de qualquer empreendimento, especialmente quando falamos de redes de franquias. Em um mercado competitivo e dinâmico, onde a eficiência operacional é a chave para se destacar, a capacidade de gerenciar estrategicamente o processo de aquisição de produtos e serviços é essencial para garantir a sustentabilidade e o crescimento do negócio.

Para as redes de franquias, que operam sob um modelo de negócios onde a padronização e a consistência são fundamentais, a gestão de compras desempenha um papel ainda mais crucial. Isso porque, além de garantir o abastecimento regular e a qualidade dos produtos, a gestão de compras também influencia diretamente na rentabilidade das unidades franqueadas e na manutenção da reputação da marca.

Neste artigo, vamos explorar o que é a gestão de compras, sua importância dentro do contexto das redes de franquias e como aplicar as melhores práticas para otimizar esse processo e impulsionar o sucesso do seu negócio. Desde a seleção criteriosa de fornecedores até a negociação de contratos e o monitoramento de desempenho, cada etapa da gestão de compras desempenha um papel crucial no sucesso geral da operação. Vamos mergulhar nesse universo e descobrir como tornar a gestão de compras uma vantagem competitiva para a sua rede de franquias.

Neste artigo você vai ver:

• O que é gestão de compras?
• Por que a gestão de compras é importante?
• Como aplicar a gestão de compras na sua rede de franquias?

O que é gestão de compras?

A gestão de compras surgiu na década de 1970, durante o surgimento da primeira crise do petróleo. A redução de matéria-prima no cenário global exigiu maior atenção à administração das compras por parte das empresas.

Gestão de compras se refere à organização e ao planejamento do processo de compras de um negócio. Toda a cadeia de suprimentos é administrada pela gestão de compras. A produção, manutenção e logística também estão integradas a ela. 

Em outras palavras, ela afeta todos os departamentos. Para isso, o departamento de compras trabalha com o intuito de receber e analisar requisições de compras, escolher os fornecedores apropriados, determinar os preços mais vantajosos para a empresa e emitir os pedidos de compras.

Além disso, em razão da transformação digital, a gestão de compras se tornou extremamente dinâmica e cada vez mais inserida em tecnologias sofisticadas nos dias atuais. 

Por que a gestão de compras é importante?

A gestão correta de compras possibilita à sua rede de franquias a eficiência nos custos, melhora nos preços praticados, agilidade e qualidade no atendimento ao cliente. 

Saber comprar de forma a beneficiar o seu negócio é determinante para a competitividade e permanência no mercado. Através de uma estratégia de compras eficiente, pequenas reduções no custo das aquisições podem ser alcançadas. As reduções nos gastos refletem positivamente no lucro da sua rede.

Resumindo, administrar as compras é fundamental no sucesso de qualquer empresa, ela é imprescindível para o gerenciamento dos recursos materiais da organização.

Como aplicar a gestão de compras na sua rede de franquias?

Agora que você entendeu a importância de uma boa estratégia de compras, que tal conferir algumas dicas para implementá-la corretamente na sua rede?

Planejamento

O planejamento de compras é o primeiro passo a ser dado. Gestão e planejamento estão sempre relacionados. Por isso, estruturar o departamento de compras é fundamental. 

Não que você precise contratar um profissional especialmente para isso, mas reunir todas as informações referentes às compras em um só lugar, para serem verificadas quando necessário é essencial para planejar a sua estratégia. 

A base de dados é a melhor amiga do departamento de compras. Sem os dados não é possível iniciar o processo de planejamento. O uso de dados favorece a visualização da cadeia de suprimentos de maneira mais abrangente. 

Na hora do planejamento, vale lembrar algumas questões, por exemplo: 

• Quais os setores apresentam maior demanda de compras? 
• Existe desperdício ou mercadoria encalhada? 
• Se sim, como impacta sua franquia? 
• Quais os tributos gerados durante o processo de compras no ano anterior e quanto estava previsto até o final do ano?

Para compor o planejamento também é importante elencar os objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo, destacando e comunicando as metas que a organização pretende alcançar no período para todos os setores. 

Trabalhe a relação com fornecedores

Comprar é uma necessidade inevitável, logo, o relacionamento com fornecedores deve ser frequente. Escolher os fornecedores compõe parte importante da estratégia de compras e a decisão precisa ser tomada com base nos seguintes fatores: 

• Preço
• Prazo
• Condições comerciais
• Nível de atendimento
• Flexibilidade para demandas inesperadas
• Velocidade de entrega

Uma dica para escolher o melhor preço entre fornecedores é solicitar o orçamento de pelo menos três deles. Dessa maneira, a média de preço do mercado fica mais clara para você que busca custo benefício na hora de proceder com as compras. 

Cabe a você decidir o melhor fornecedor, levando em conta os itens mencionados anteriormente.  Vale também ficar por dentro de revistas especializadas, feiras e eventos e pesquisas na internet. 

Monitorar o estoque

A gestão do estoque e as vendas estão inclusos no ciclo de compras. O departamento de compras é o responsável por mediar a atuação entre o estoque e as vendas, fazendo um balanço entre os dois. 

O nível mínimo de estoque deve constar no planejamento, o que agiliza o processo de realizar novas compras assim que ele é atingido. Quando o assunto é estoque, equilíbrio é a resposta. 

Se estoque é dinheiro, então um estoque parado significa dinheiro parado. Por isso, além de estabelecer uma quantidade mínima de produtos no estoque, é importante respeitar o nível máximo, evitando a falta de produtos e também o desperdício.

O estoque mínimo ajuda a evitar imprevistos, como o aumento da demanda e atrasos na entrega. O estoque máximo, por sua vez, se limita ao espaço físico e a capacidade de investir sem comprometer o capital de giro. 

A classificação do estoque também é fundamental para determinar o giro dos produtos. Itens com taxa de uso alta  devem constar em maior quantidade. Por outro lado, itens com valores muito altos não podem constar em excesso porque aumentariam os custos. A Curva ABC, por exemplo,  é uma ferramenta de análise que permite reconhecer e controlar os itens mais relevantes do estoque.

Use um sistema de gestão para controlar as compras

Utilizar a tecnologia disponível no mercado é uma ótima forma de gerir as compras do seu negócio. Os sistemas de gestão online geralmente integram informações das vendas e do estoque, facilitando o processo de tomada de decisão sobre as compras. Confira algumas facilidades oferecidas pelos sistemas de gestão de compras:

• Controle dos pedidos de compra: conhecimento acerca do que  se compra é fundamental para construir a base de uma estratégia eficiente de compras. Os softwares para controle disponíveis no mercado apresentam essa função de maneira a integrar o setor financeiro com o estoque. Por exemplo, para franquias, um bom software de gestão de compras oferece informações sobre as compras efetuadas pelas unidades da rede e quais fornecedores venderam. 
• Gerenciamento e cadastro de fornecedores: cadastrar todos os fornecedores é eficaz na hora de lidar com eles. A consulta de informações com facilidade deve ser proporcionada por essa função. Definir os fornecedores para cada unidade da rede também é uma possibilidade.
• Emissão de nota fiscal: é importante que o software a ser escolhido tenha esse recurso de emissão de notas fiscais para compras e vendas. As notas são necessárias pois facilitam a prestação de contas ao governo.

Decidiu otimizar a gestão de compras da sua franquia? A Central do Franqueado disponibiliza a você o módulo Compras, desenvolvido para monitorar o volume de compras realizadas pela sua rede de forma individualizada. Além disso, o Módulo Compras também apresenta gráficos e relatórios visuais para facilitar o entendimento dos processos de compra na sua rede. 

Se você quer melhorar a gestão de compras da sua rede com fornecedores homologados, solicite uma demonstração da ferramenta e descubra como podemos ajudar sua rede. 

Gostou do conteúdo? Então acompanhe nosso site e fique por dentro do universo do franchising.