6 dicas ESSENCIAIS para otimizar o gerenciamento de projetos da sua franquia

O gerenciamento de projetos em uma rede de franquias é uma das principais responsabilidades do franqueador. Afinal, quando falamos do franchising, projetos sempre vêm à tona com a inauguração de novas unidades, estratégias de expansão ou as próprias otimizações gerais nos processos da rede. Dessa forma, novas metodologias para qualificar essa gestão surgem a todo momento.

Então, para que você consiga economizar tempo e dinheiro organizando seus projetos enquanto mantém o controle sobre as inaugurações de novas unidades, preparamos esse conteúdo com 6 dicas para otimizar o gerenciamento de projetos da sua franquia. Por fim, separamos uma dica extra que vai transformar sua franquia!

Neste conteúdo você lerá sobre:

• O que é o gerenciamento de projetos em franquias?
• Qual a importância de otimizar o gerenciamento de projetos da sua rede?
• 6 dicas para otimizar o gerenciamento de projetos da sua franquia

O que é o gerenciamento de projetos em franquias?

Você encontrou problemas na hora de expandir sua franquia? Por exemplo, atrasos na inauguração de uma nova unidade ou dificuldades em manter a padronização (da marca ou da própria qualidade) durante a implantação? 

Cenários como esses são comuns em redes de franquias, muito pela quantidade de processos e burocracia que compõem o modelo. Além disso, o cuidado é redobrado, pois eventuais repercussões negativas acabam se estendendo por toda a rede, exigindo um planejamento ainda mais detalhado e complexo de todos os passos durante a execução de um projeto. 

Pense na seguinte situação: uma nova unidade, com problemas de padronização acaba oferecendo produtos abaixo da qualidade prevista pela marca. Consegue imaginar os efeitos na reputação da marca como um todo ou, em algo ainda mais notável, no próprio lucro da franqueadora?

Nesse sentido, surge um gerenciamento de projetos qualificado, garantindo que tudo ocorra conforme o esperado e ainda otimizando despesas e tempo. Esse gerenciamento consiste em técnicas, ferramentas e, principalmente, disposição dos franqueadores e franqueados em encontrar a melhor solução para que um projeto se concretize com sucesso.

Ou seja, o gerenciamento de projetos consiste em administrar e executar esse projeto (seja de expansão, otimização ou reestruturação de um setor, por exemplo) de modo a tornar a implantação mais eficiente, reduzindo desperdícios e facilitando a distribuição de recursos pelo projeto como um todo.

Continue lendo para saber mais da importância de um bom gerenciamento de projetos e também como a Central do Franqueado pode te ajudar durante todas as fases dos projetos da sua rede de franquias. Confira!

Qual a importância de otimizar o gerenciamento de projetos da sua rede?

Assim como qualquer estratégia que visa otimizar algum setor da sua franquia, é essencial esclarecer uma série de benefícios que acompanhem a sua adoção e justifiquem o esforço da implementação. Com as dicas para qualificar o gerenciamento de projetos, isso não é diferente. 

Veja os principais benefícios de garantir o sucesso dos seus projetos com metodologias de gerenciamento de projetos!

Organização

No mundo do franchising, podem existir diversos gestores e reuniões periódicas lotadas de informações para avaliar o progresso dos mais diversos projetos. Imagine chegar em um desses encontros com dados totalmente confusos? Ao centralizar todas as informações da equipe e dos projetos, você terá maior praticidade na hora de gerenciá-los. 

Maior visão 

Além disso, um projeto organizado e bem gerenciado é fundamental para garantir uma visão clara até mesmo para aqueles que não convivem diariamente com o planejamento. Por exemplo, durante um processo de inauguração de uma nova unidade, se existe um controle de cada etapa da implantação, a comunicação a respeito do projeto se torna muito mais clara.

Assim, com essa visão clara do andamento de todas as etapas do projeto, todos os integrantes do processo de expansão poderão auxiliar na identificação de gargalos, gestão de prazos e capital humano e quaisquer melhorias.

Redução dos riscos de fracasso 

Sempre que nos encontramos em um momento difícil em um projeto de franquias, a tomada de uma decisão importante do franqueador pode levar a  uma grande repercussão por toda uma rede de franquias e até mesmo ao fracasso. 

Nesse sentido, buscando as melhores estratégias para favorecer o andamento do projeto e de criar soluções de engajamento e possíveis correções de curso, sua gestão será segura e, ainda que passível de erros, eles poderão ser mitigados com as dicas que apresentaremos ao fim do conteúdo.

Menos gargalos, mais economia

Por meio de um bom gerenciamento, vimos que você provavelmente terá uma visão geral das tarefas e projetos, possibilitando identificar facilmente os gargalos que podem afetar o sucesso do planejamento. Dessa forma, você economiza tempo e dinheiro, observando o que pode ser melhorado e o que pode ser aproveitado nos próximos projetos.

Expansão acelerada

Sabemos que o objetivo de todo franqueador é expandir. Afinal, o próprio sistema de franquias é baseado em uma expansão acelerada da marca por todo o território. Todavia, o processo de crescimento de uma franquia pode ser fatalmente prejudicado com um mau gerenciamento dos projetos de expansão. Isto é, não basta crescer, é preciso ter direção e, principalmente, organização.

Ou seja, quando há um gerenciamento de projetos bem estruturado, com fases e ferramentas adequadas para facilitar o processo, é possível intensificar a expansão de uma franquia. A seguir, veremos ferramentas, como CRMs personalizados, que podem ajudá-lo nesse momento.

6 dicas para otimizar o gerenciamento de projetos da sua franquia

Finalmente chegamos ao momento onde apresentaremos dicas incríveis para otimizar o gerenciamento de projetos da sua franquia. Porém, algo precisa estar bem claro: nem todas podem funcionar para os projetos da sua rede de franquias.

Fica a critério da franqueadora selecionar e combinar as que mais se adequam para atingir o sucesso em seus projetos e começar a seguir nossas recomendações. Então, vamos conferir?!

Confie em um gerente de projetos

Um franqueador é um dos profissionais mais ocupados do mercado. São muitas responsabilidades além de atuar como gestor, é estar focado o tempo todo em manter a qualidade da rede enquanto expande sua franquia. Por isso, ter um profissional de confiança, especializado na gestão de projetos é fundamental.

Nesse contexto, surge o gerente de projetos (muitas vezes chamado de gerente de expansão). Como o nome sugere, o gerente de projetos auxilia na gestão das dezenas de projetos que podem acontecer ao mesmo tempo em uma franquia, liberando o franqueador para outras tarefas do cotidiano do franchising.

Apesar de ser difícil encontrar um profissional desse calibre e confiança, o gerente terá em mãos algumas tarefas que muitas vezes podem ficar de lado ou sobrecarregadas, como o lançamento de novos produtos e a administração do cronograma de projetos de expansão.

Distribuição de tarefas 

Mais importante do que estabelecer e concluir as tarefas de um projeto, de acordo com um cronograma de prazos, é distribuí-las da melhor forma em colaboradores ou equipes. Assim, além de você garantir excelência durante sua execução, existe uma divisão de demandas que otimiza o tempo a ser gasto naquele projeto. 

Se todos os funcionários realizarem a mesma tarefa, o desempenho será pouco otimizado, custando mais tempo e dinheiro. Saber exatamente qual a sua função é primordial para um alto nível de produtividade. 

Além disso, com essa divisão é possível esclarecer as prioridades de um projeto. A metodologia Eat The Frog (Coma o Sapo), baseada em uma frase do escritor Mark Twain, é bastante clara quanto a isso: “Se o seu trabalho consiste em comer sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã.” 

Metas SMART

Metas SMART é um conceito que visa definir os objetivos através de uma série de critérios que correspondem à realidade da franquia. Ou seja, as metas criadas para os colaboradores de seu projeto precisam seguir os objetivos SMART:

1. Specific – Específica;
2. Measurable – Mensuráveis;
3. Achievable – Se encaixe dentro dos recursos disponíveis;
4. Relevant – Relevantes para o objetivo principal da sua comunicação;
5. Time-Bound – Com um tempo limite; estabelecidas dentro de um cronograma.

Seguindo esse padrão ao estabelecer metas, a probabilidade de se alcançar o seu objetivo de marketing é alta. Um exemplo de uma meta que segue as metas SMART é: “Aumentar o número de unidades franqueadas no Instagram de 10 para 20 até o fim de 2022.”

Crie milestones

Parte fundamental da gestão de projetos, é manter os colaboradores engajados até o final. Como fazer isso? Criando pequenas metas a serem batidas! O conceito, chamado de milestones (ou Cronograma de Marcos, em tradução livre) são essas pequenas metas de um projeto. 

Eles trabalham para a organização e priorização de tarefas, criando um ritmo de trabalho contínuo e recompensador. Afinal, sua equipe estará atingindo metas o tempo todo, gerando satisfação e motivação para continuar a desenvolver o trabalho com excelência.

Em um exemplo prático, temos a inauguração de uma nova unidade de sua franquia. Tratar o projeto como expansão na cidade X é um erro, uma visão muito ampla e pouco recompensadora. 

Porém, ao dividir a inauguração em pequenas metas que compõem a implantação de uma nova unidade, como assinaturas e vistorias, se garante essa motivação extra durante o plano de expansão.

Estabeleça um PMO

Você já ouviu falar em PMO? O PMO (Project Management Office, ou Escritório de Projetos) é um departamento especificamente dedicado a garantir o sucesso da execução dos projetos de sua rede de franquias. O PMO acompanha o andamento do projeto, metas, controle de recursos e sugestões de mudanças para garantir a excelência do produto final.  

Ele é particularmente útil em grandes franquias, onde concentrar os esforços de expansão apenas no gerente de projetos cria sobrecargas. Com um PMO, isso não acontece e esse cada membro do setor pode se preocupar apenas em realizar suas tarefas. Dessa forma, existe um aumento na eficiência, redução de desperdícios e uma melhor alocação de recursos.

Extra: aposte na tecnologia

A tecnologia revolucionou todas as áreas da gestão de um negócio, inclusive o gerenciamento de projetos. Nós, da Central do Franqueado, acreditamos na importância de uma boa gestão para todos os projetos de sua rede de franquias. Por isso, apresentamos nossa solução para expansão de franquias com módulo específico para gerenciamento de projetos. 

Com esta ferramenta, a gerência de seus planos de expansão não sairá mais de seu controle. Seus franqueados poderão acompanhar o passo a passo do que acontecerá até a inauguração da unidade e qualquer novo produto será lançado com excelência. 

Assim, todos terão mais controle e organização para executar os processos designados. Economize tempo e dinheiro organizando seus projetos de forma otimizada! Além disso, ele permite a você e seus colaboradores tudo aquilo que mencionamos durante o artigo. 

Ou seja, não dá para ficar de fora dessa! Venha logo para a Central do Franqueado e economize recursos nas implantações da sua franquia! Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. 

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