Funções administrativas do franchising: conheça-as e saiba como são exercidas pelo franqueador

Gerir uma franquia exige um preparo estrutural minucioso, a fim de que a logística operacional da rede seja realmente eficaz. As funções administrativas auxiliam todo franqueador a encontrar os melhores caminhos para que a empresa, em sua amplitude, se mantenha na melhor forma possível.

Nesse sentido, o franqueador é responsável por gerenciar e expandir a rede de franquias, oferecendo suporte aos franqueados e garantindo que todas as unidades da rede estejam operando de acordo com os padrões estabelecidos pela franqueadora. Porém, as responsabilidades não param por aí.

Para possibilitar que você — franqueador — conheça e exerça as funções administrativas da sua rede com maestria, a Central do Franqueado preparou este artigo completo sobre o tema. Não perca!

Saiba o que você encontrará sobre funções administrativas neste post:

• Quais são as funções administrativas?
• Como exercer as funções administrativas em uma franquia?
• Os benefícios das funções administrativas 
• Considerações finais

Quais são as funções administrativas?

Planejar, organizar, dirigir e controlar. Essas são as funções administrativas descritas por Jules Henri Fayol na Teoria Clássica da Administração de 1916. 

Por mais que o conceito ‘PODC’ seja proveniente de ideias da segunda década do século passado, ele ainda é perfeitamente aplicável nos dias de hoje. Afinal, aborda questões sobre a preparação necessária para que a gestão e a operação de uma empresa funcionem de maneira eficiente e organizada.

Gestores de negócios de todos os portes se beneficiam das bases propostas por essas funções — inclusive franqueadores. Administrar uma empresa pequena é um trabalho que demanda cuidados diversos. Gerir uma rede de franquias, então, é uma tarefa que parte exatamente do ‘PODC’. 

Funções do franqueador

O sucesso de um negócio de franchising depende da habilidade do franqueador em gerenciar suas diversas atividades de maneira eficiente. Algumas das principais funções de um franqueador incluem:

• Desenvolvimento de um modelo de negócio sólido e bem-sucedido: o franqueador deve ter um produto ou serviço de qualidade, um sistema de operação eficiente e uma equipe de suporte experiente para garantir o sucesso da rede de franquias.
• Gerenciamento da rede de franquias: o franqueador é responsável por garantir que todas as unidades da rede estejam operando de acordo com os padrões estabelecidos, oferecendo treinamentos e suporte aos franqueados e acompanhando o desempenho das unidades.
• Gestão de marketing: o franqueador deve criar e implementar estratégias de marketing para promover a marca e atrair novos franqueados. Afinal, é comum a cobrança de uma taxa de publicidade para que os franqueados custeem essas questões.
• Gestão financeira: o franqueador deve gerenciar as finanças da empresa, incluindo o acompanhamento do fluxo de caixa e das finanças das unidades franqueadas.

Para atingir todos esses pontos, o planejamento, a organização, a direção e o controle são primordiais no franchising. É a partir desses princípios que são possibilitadas a formatação, a atividade e a expansão de franquias.

Muitos empreendedores elaboram o plano do seu negócio utilizando esses conhecimentos, mesmo sem ter consciência sobre eles. Pensando nisso, apresentamos, a seguir, como as funções podem ser exercidas por gestores que optaram pelo franchising como modelo de operação. Vamos lá?

Como exercer as funções administrativas em uma franquia?

O conceito de ‘PODC’ é de suma importância para toda empresa. Ao iniciar um negócio, o empreendedor precisa fazer uso das funções administrativas para se inserir no mercado com sucesso. 

Mas, no momento que decide franquear, o gestor passa a ter novas preocupações a respeito da empresa. As funções de administração se tornam mais complexas, sendo essenciais para a operação da rede e suas unidades. Ao seguir as etapas de planejamento, organização, direção e controle, o franqueador estará cumprindo seu papel com muito mais visão e cautela.  

Planejar: alinhar objetivos e analisar franqueabilidade

Antes de colocar um plano em prática, é preciso refletir: o que quero alcançar com a expansão pelo franchising? Quais as metas e os objetivos a curto, médio e longo prazo para a minha empresa? Por que o sistema de franquias é o próximo passo a ser dado para que meu negócio cresça? 

Tudo isso deve estar aliado a um mecanismo obrigatório que todo empreendedor deve aplicar quando pretende franquear: a análise de franqueabilidade, processo de avaliação de um negócio ou ideia de negócio com o objetivo de determinar se ele é adequado para ser transformado em um negócio de franchising.

Essa análise envolve a verificação de diversos aspectos do negócio, como a viabilidade financeira, a demanda do mercado, a competitividade, a proteção da marca e a facilidade de reprodução do modelo de negócio. Além disso, também é avaliado se o negócio tem potencial de expansão por meio de franquias e se os sistemas e processos utilizados podem ser documentados e ensinados a outras pessoas.

Organizar: formatação da rede e logística operacional

A organização prévia é primordial para a operação de uma rede de franquias. O modelo de franquia que não é bem estruturado enfrentará problemas de funcionamento, o que acarretará em situações desagradáveis com os primeiros franqueados. 

Por isso, a formatação da rede é uma parte que deve ser feita nos detalhes. Da estrutura das lojas, às ferramentas necessárias para sua operação — tudo precisa ser previamente testado.

É nesse momento também que a Circular de Oferta de Franquia (COF) será desenvolvida. O documento deve ser elaborado pensando nos candidatos interessados em investir, trazendo informações claras e completas. 

Além disso, o franqueador pode utilizar dessa etapa para delimitar quais profissionais serão necessários para que a franqueadora consiga suprir as demandas de funcionamento da rede. Por exemplo: gerente comercial, gerente de marketing, gerente de expansão. 

Isto é, dezenas de responsabilidades podem acabar se acumulando exclusivamente no papel do franqueador. Dessa forma, o sucesso de algumas funcões administrativas do mercado de franquias é prejudicado, como a própria busca e gestão da expansão da rede. Com isso, confiar em outros profissionais para delegar tarefas e questões vai facilitar — e muito — a vida do franqueador.

Dirigir: transmissão de know-how e comunicação

O papel de diretor pode parecer o mais “óbvio” para o dono de uma empresa. Mas, o que é dirigir uma rede de franquias? Além das obrigações administrativas, são muitas as funções do franqueador. 

Entre elas, duas são fundamentais: transmitir de know-how e estar em contato contínuo com os franqueados. A capacitação dos franqueados, através dos programas de treinamento, é uma etapa indispensável para a expansão da rede.

O know-how é um dos principais motivos para o sucesso do franchising, levando os investidores a apostarem cada vez mais no mercado de franquias. Ao fazerem parte de uma rede de franquias, eles recebem o direito de operar um modelo de negócio que comprovadamente deu certo. 

Assim, os operadores terão o conhecimento necessário para gerir uma unidade de franquia. A comunicação, por sua vez, é imprescindível: o bom relacionamento entre franqueador e franqueado faz toda a diferença no desenvolvimento da rede.

Controlar: manutenção da qualidade e prestação de suporte

A última função administrativa está diretamente associada à padronização da franquia e à preservação de seus parâmetros de qualidade. Ao fazer a avaliação de desempenho das unidades e acompanhar os franqueados, o franqueador estará zelando pelos padrões de funcionamento da empresa. 

O controle de qualidade das unidades, afinal, é um dos pilares do franchising. Para isso, pode contar com consultores de campo para a realização de auditorias, bem como dispor mecanismos de avaliação, como checklists a serem utilizados pelos franqueados. Reuniões periódicas também são importantes para troca de informações.

A franqueadora deve prestar suporte a uma unidade de franquia sempre que necessário. Utilizar plataformas online de comunicação — como a Central do Franqueado — é sempre uma boa escolha. Para proporcionar autonomia na solução de problemas e na educação de trabalho, a disseminação de campanhas de endomarketing também é sempre uma boa pedida.

Os benefícios das funções administrativas

De forma geral, o objetivo das funções administrativas é dividir as competências e responsabilidades dentro de uma organização. Assim, fica mais fácil entender e medir o desempenho das operações internas e externas do empreendimento, bem como dar continuidade ao processo de expansão da marca.

Isto é, com um controle muito maior da empresa, é natural que existam diversos benefícios inerentes a uma boa segmentação e execução das funções administrativas. Leia a seguir alguns deles: 

• Maior controle financeiro;
• Maior índice de satisfação dos clientes;
• Maior retenção de talentos;
• Maior produtividade e menor desperdício;
• Criação de um ambiente de trabalho de qualidade;
• Otimização dos processos produtivos.

Em suma, as funções administrativas capacitam o franqueador para que seja possível mapear todas as operações da sua rede. Assim, durante o processo, conhecer seus pontos fortes e oportunidades de melhoria.

Considerações finais

Um bom entendimento das funções administrativas de uma rede de franquia é realmente relevante para uma jornada de sucesso no franchising, não é mesmo? Mas antes de encerrar o assunto, vale levantar algumas considerações importantes.

O primeiro ponto é que todas as funções administrativas podem — e devem — ser constantemente revistas, considerando a situação atual da empresa e o que pode ser melhorado. 

Além disso, é de extrema importância discutir questões com outros profissionais e com os franqueados da rede. Eles podem ter informações e vivências úteis para a solução de problemas recorrentes na franquia.

Por fim, contar com uma plataforma online para a comunicação entre a franqueadora e os franqueados é uma maneira prática e eficiente de prestar suporte e preservar a qualidade da marca. 

Como parte da solução de ‘Engajamento’ do nosso sistema para franquias, a Central disponibiliza dois módulos para auxiliar ambos franqueadores e franqueados durante o processo de comunicação e orientação na rede.  

O primeiro deles é o CAF (Central de Atendimento ao Franqueado). Nele, todas as conversas e trocas de informação ficam registradas na plataforma, que envia alertas sobre os prazos caso o franqueado esqueça de algum compromisso. 

O segundo é o módulo Arquivos, que permite armazenar arquivos importantes da sua rede em lugares que possam ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar. 

Gostou deste conteúdo? Então continue explorando nossos conteúdos e saiba tudo sobre crescimento sustentável no franchising! Boa leitura!