Fast-tracking: aprenda como acelerar a produtividade da sua rede

Perdeu o prazo de um projeto por subestimar quanto tempo levaria para concluí-lo? O fast-tracking é uma alternativa para acelerar o desenvolvimento de um cronograma que começa a se estagnar. Que tal conferir como o fast-tracking pode auxiliar na produtividade da sua rede?

Neste artigo você vai ver:

• O que é fast-tracking?
• Quando e como usar o fast-tracking?
• Vantagens e desvantagens do fast-tracking
• Como aplicar o fast-tracking na sua franquia?

O que é fast-tracking?

Fast-tracking é uma técnica de gestão de projetos em que as atividades são realizadas em paralelo e não em sequência. Para simplificar, significa que em um projeto diferentes tarefas são trabalhadas ao mesmo tempo, eliminando a necessidade de esperar uma etapa para terminar para iniciar a seguinte.

A palavra fast-tracking vem da língua inglesa e significa rastreamento rápido. O fast-tracking permite que você diminua o cronograma do seu projeto, encurtando a duração e aumentando a produtividade. Por exemplo, ao acelerar o projeto por meio dessa técnica, as atividades inicialmente estipuladas para acontecerem uma após a outra podem ser sobrepostas.

Estudos indicam que 48% dos projetos não são concluídos no tempo planejado, o que resulta em prejuízos financeiros para as empresas. Entre os problemas resultam no atraso do cronograma estão:

• Propósito do projeto mal definido: a má comunicação do objetivo de um projeto pode influenciar diretamente no seu sucesso.
• Ausência de materiais ou recursos: a escassez de recursos humanos ou materiais prejudica o andamento das tarefas.
• Equipamentos com defeito: problemas técnicos e falhas nos equipamentos costumam atrasar o andamento das atividades.
• Baixo nível de produtividade: um nível de produtividade abaixo do normal é um alerta que aponta para atraso na entrega.
• Comunicação ineficaz e falta de ferramentas adequadas de colaboração: a ausência de colaboração e troca de informações entre os envolvidos afeta todo o andamento de um projeto. A Central do Franqueado disponibiliza uma ferramenta para ajudar você a evitar esse problema: conheça o módulo CAF.

É importante entender que o fast-tracking não pode ser aplicado em qualquer projeto. Ele é recomendado quando as tarefas apresentam independência entre si. Ou seja, a técnica só pode ser colocada em prática quando a tarefa que você está executando não depende da conclusão da anterior.

Quando e como usar o fast-tracking?

Antes de entender o momento ideal para usar o fast-tracking, é importante apontar uma técnica semelhante a ele: a técnica de crash, ou travamento. O travamento acontece quando você adiciona recursos em uma atividade. Por exemplo, adicionar mais funcionários para realizar uma determinada demanda se trata de um aumento dos recursos humanos.

Assim como o fast-tracking, o travamento diminui o tempo de entrega, mas aumenta os custos. Portanto, cabe a você decidir se o crash não é mais recomendado, conforme a sua prioridade. A imagem abaixo exemplifica o desenvolvimento de um cronograma de três maneiras.

A primeira trata do andamento normal, com as atividades dispostas em sequência e com o tempo de conclusão estendido. Na segunda, com a técnica de fast-tracking aplicada, os riscos são aumentados pela sobreposição das tarefas, porém o prazo estipulado para o término é menor.

A terceira e a última exemplificação demonstra como o travamento diminui o prazo para a realização da atividade, porém aumenta os gastos, como comentado anteriormente.

Vantagens e desvantagens do fast-tracking

Acelerar um projeto parece bom na maioria das vezes. No entanto, acelerar objetivos em andamento apresentam alguns riscos. Significa que a programação precisa ser retrabalhada e comunicada à sua equipe.

É um cenário semelhante ao executar muitas tarefas ao mesmo tempo. Estudos mostraram que pessoas sobrecarregadas com muitas tarefas cometem mais erros e são menos eficientes. Por isso, aumentar o número de demandas da sua equipe sem uma análise prévia pode não ser a resposta, além de afetar a qualidade do que é produzido.

Para deixar ainda mais claro, considere o seguinte exemplo: para realizar um churrasco em família, o pai decide aplicar o fast-tracking para que a refeição esteja pronta ao meio-dia. Para realizá-lo é necessário o prato principal, a sobremesa e a organização da mesa.

O pai será o responsável pelo churrasco. Ele pede a sua esposa para se encarregar da sobremesa, enquanto seu filho fica responsável pela organização da mesa. Na melhor hipótese, o churrasco fica pronto no horário, porém existem riscos que podem prejudicar a qualidade da refeição e o prazo.

• O filho pode esquecer elementos importantes na hora de arrumar a mesa, talheres, por exemplo.
• O pai pode ficar preocupado quanto a realização das outras tarefas e queimar o churrasco.
• A mãe pode errar a receita e estragar a sobremesa.

Se o filho falhar em arrumar a mesa, a mãe ou o pai terão trabalho dobrado, além do atraso na hora combinada. Se o pai ou a mãe falharem, os gastos serão ainda maiores porque envolvem a necessidade de refazer a refeição ou a sobremesa, consumindo mais ingredientes.

No fast-tracking, qualquer falha por parte dos envolvidos, ainda que seja mínima, resulta em atraso no prazo final.

Vantagens

• Mantém o projeto no prazo;
• Recuperar atrasos;
• Possibilita a entrega adiantada;
• Traz satisfação aos clientes, pois recebem o projeto no prazo.

Desvantagens

• Apresenta riscos;
• Algumas tarefas talvez precisem ser refeitas porque foram concluídas da maneira errada;
• Pode causar perda de recursos;
• Pode atrasar ainda mais o projeto.

Como aplicar o fast-tracking na sua franquia?

Agora que você entendeu essa técnica de gerenciamento de projetos, que tal conferir como aplicá-la na sua franquia? Antes de iniciar o fast-tracking, é importante ficar atento a alguns fatores para que os riscos sejam minimizados. Confira a seguir:

Crie o plano de fast-tracking

O primeiro passo é a elaboração do plano de fast-tracking. Nesta etapa, é necessário que já exista um cronograma criado anteriormente. Ele será compactado para que as atividades sejam concluídas mais cedo o que, consequentemente, reduz a duração do cronograma no geral. Vale considerar algumas questões antes de iniciar o processo, por exemplo:

• Em quanto tempo o cronograma vai ser encurtado?
  
• Quais as principais atividades?
  
• Como é a relação de dependência entre as atividades previstas?
  

Outras questões também podem ser abordadas nessa etapa conforme a sua necessidade. Considerar os gastos e materiais necessários para que a equipe acelere o cronograma são exemplos de ponderações adicionais.

Restabeleça o cronograma

Identificar as atividades mais propícias para aceleração é essencial. As demandas que não dependem de outras para serem concluídas podem ser aceleradas com facilidade. Além disso, através dessa categorização das tarefas é possível enxergar quais são mais suscetíveis à sobreposição.

Nesta etapa, vale a utilização de gráficos e ilustrações para facilitar a visualização das oportunidades de aceleração.

Durante a criação do site da sua franquia, por exemplo. Os programadores criam o código e os designers definem a identidade visual da marca. Mas não é preciso a conclusão da sua página na internet para que as imagens sejam criadas e o layout definido. Nesse caso, sobrepor as tarefas por meio do fast-tracking é possível.

Fique de olho no progresso

Os indícios de um projeto falho nem sempre são fáceis de detectar. Desse modo, é necessário ficar atento ao progresso das atividades desenvolvidas. Monitorar o avanço constantemente e garantir que os procedimentos estejam sendo realizados da maneira correta é muito importante para o sucesso do seu projeto.

Comunicar-se frequentemente com a sua equipe é uma das maneiras de assegurar a jornada. Para desfrutar de uma comunicação eficiente, você precisa de ferramentas adequadas e desenvolvidas para essa função.

Pensando em otimizar a sua gestão, a Central do Franqueado desenvolveu o Módulo Projetos, uma ferramenta para centralizar e organizar as informações do seu projeto. Ficou interessado? Solicite uma demonstração!

Gostou do conteúdo? Então acompanhe o site da Central do Franqueado para ficar por dentro das novidades do universo do franchising