eSocial: 4 dicas para melhorar o uso do sistema

O eSocial, Sistema de Escrituração Digital de Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, é uma ferramenta criada pelo Governo Federal em 2014 com o objetivo de unificar a prestação de informações trabalhistas por seus empregadores, como vínculos, folha de pagamento, contribuições previdenciárias, avisos de acidentes de trabalho, informações sobre FGTS etc. 

Saiba tudo sobre como era e como funciona atualmente e confira 4 dicas imperdíveis para melhorar o uso do eSocial!

Saiba o que você vai encontrar neste post:

• O que é o eSocial e para o que serve?
• Quais as vantagens do eSocial?
• O que mudou com a criação da plataforma?
• Quem deve usar o sistema digital eSocial?
• 4 dicas para melhorar o uso do eSocial

O que é o eSocial e para o que serve?

Instituído pelo Decreto nº 8373/2014, durante o Governo Dilma, o Sistema de Escrituração Digital de Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas foi criado para simplificar diversas informações trabalhistas. Essas informações necessitam de declaração por parte dos empregadores ao Governo Federal.

As principais informações a serem unificadas são o histórico de vínculos de outros empregos, a folha de pagamento dos funcionários de certa empresa, contribuições previdenciárias dos empregados, avisos de acidentes de trabalho, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. 

O objetivo do governo na criação do sistema foi garantir aos trabalhadores os direitos trabalhistas e previdenciários previstos pela Lei. Como consequência, simplificar o processo de declaração feito por meio de contadores de empresas e responsáveis por tais declarações.

Além disso, o decreto visou eliminar a repetição de diversas informações que antes eram prestadas por diferentes documentos separados. Desta forma, a dedicação e o tempo gasto pelos empregadores no cumprimento de suas obrigações trabalhistas se tornou mais racionalizada. 

Portanto, o sistema é obrigatório para pessoas jurídicas. Pessoas físicas que contrataram empregados domésticos também precisam usar o e-Social. A ideia é que o sistema atenda as mais variadas relações de trabalho, por exemplo: trabalhadores com carteira assinada, estatutários, cooperados, sem vínculo empregatício e autônomos. Até mesmo estagiários são contemplados pelo sistema eSocial. 

Mas por que adotar o eSocial? É simples, o sistema facilita a vida dos empregadores na hora de cumprir com as obrigações fiscais. Quer saber mais sobre os benefícios do sistema? Continue lendo!

Quais as vantagens do eSocial?

Para empreendedores, o uso do eSocial vai trazer vários benefícios. Imagine que, antigamente, vários guias, formulários e documentos precisavam ser encaminhados para que o empreendedor cumprisse com as suas obrigações fiscais. Hoje vivemos na era digital e a tecnologia tem facilitado muitos procedimentos que antes eram pura dor de cabeça. 

Um exemplo são as agências bancárias, que através de aplicativos para smartphones conseguem resolver os problemas dos clientes em casa, sem a necessidade de perder horas na fila para entrar no banco. A partir do uso das tecnologias, o eSocial foi desenvolvido para facilitar a vida de quem quer empreender. 

O que mudou com a criação da plataforma?

O estabelecimento do sistema de prestação de contas visou facilitar tanto a vida do trabalhador como dos empregadores nas relações trabalhistas. Por parte dos empregados, o e-Social deve ampliar a garantia de seus direitos. 

Com isso, eles tenderiam a ter mais segurança de que tudo o que lhes deve ser pago e declarado está sendo realizado pelas empresas a qual prestam serviços. Já por parte dos empregadores, haveria uma diminuição da burocracia trabalhista. 

A simplificação desses processos objetiva diminuir o tempo de profissionais gasto com declarações burocráticas que diminuem a produtividade das empresas. Como citado anteriormente, as informações antes eram prestadas por meio de diversos documentos separados enviados a diferentes órgãos da União. 

A partir de agora, essa declaração poderá ser feita periodicamente pelas empresas de modo simplificado e digital. Confira abaixo os documentos que foram unificados por meio da implementação do eSocial: 

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF).

Quem deve usar o sistema digital eSocial?

Se enganam aqueles que pensam que somente grandes empresas são abrangidas por este sistema de fiscalização. Os Microempresários individuais (MEI) e órgãos públicos também estão incluídos no grupo que obtém a responsabilidade de prestar suas declarações periodicamente. Confira abaixo aqueles que são cobertos por este sistema: 

• O empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;
• O segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;
• As pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; 
• As demais pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.

Quem são os responsáveis pela gestão do sistema?

Para o controle do cumprimento das obrigações das empresas e gestão por meio do sistema foram instituídos um Comitê Diretivo e um Comitê Gestor do e-Social que exercem a coordenação por um período alternado de um ano. 

O Comitê Diretivo é composto por Secretários-Executivos de órgãos como o Ministério da Economia e Secretaria da Micro e Pequena Empresa da Presidência da República. A este compete:

1. Estabelecer o prazo máximo da substituição de que trata o § 1º do art. 2º;
2. Estabelecer diretrizes gerais e formular as políticas referentes ao eSocial;
3. Acompanhar e avaliar a implementação das diretrizes gerais e políticas do eSocial;
4. Propor o orçamento e acompanhar a execução das ações referentes ao eSocial e das integrações dele decorrentes;
5. Propor ações e parcerias para comunicação, divulgação e aperfeiçoamento do eSocial entre os empregadores e empregados;
6. Propor ajustes nos processos de trabalhos dos órgãos, visando à melhoria da qualidade da informação e dos serviços prestados à sociedade; 
7. Decidir, em última instância administrativa, mediante representação do subcomitê temático específico e após oitiva do Comitê Gestor, sobre proposições não implementadas no âmbito de suas atribuições, discriminadas no § 1º do art. 6º.

Já o Comitê Gestor do eSocial, formado também por Secretários-Executivos de órgãos como Secretaria da Receita Federal do Brasil, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Conselho Curador do FGTS, representado pela Caixa Econômica Federal, na qualidade de agente operador do FGTS. As funções deste comitê serão de: 

1. Estabelecer diretrizes para o funcionamento e a divulgação do ambiente nacional;
2. Especificar, desenvolver, implantar e manter o ambiente nacional;
3. Promover a integração com os demais módulos do sistema;
4. Auxiliar e regular o compartilhamento e a utilização das informações armazenadas no ambiente nacional do eSocial;
5. Aprovar o Manual de Orientação do eSocial e suas atualizações.

O eSocial vai acabar?

Após a aprovação da MP da Liberdade Econômica (ou MP 881), durante a gestão Bolsonaro, em abril de 2019, o Governo Federal entre outras medidas anunciou o fim do sistema do eSocial como o conhecíamos. A medida previa a troca do sistema por um mais simplificado a partir de Janeiro de 2020. 

Estas mudanças de fato ocorreram e o eSocial, em decorrência da Lei Nº 13.874/2019, tornou-se o novo Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais lançado em Outubro de 2020 e implementado em Julho de 2021. De acordo com a gestão Bolsonaro (2019-2022), a nova plataforma pretendia diminuir o número de informações exigidas, buscando facilitar os processos de declaração. 

As novas aplicações buscavam ter menos exigências para pequenas e médias empresas e empresários domésticos. Uma das mudanças seria a retirada de informações de saúde e segurança do trabalho. Com isso, a medida deveria facilitar a atividade dos empreendedores, assim como acontece com a simplificação de tributos para empresas desse porte.

Após as alterações citadas acima, o eSocial agora conta com uma versão mais descomplicada, ou seja, 30% a menos de campos de preenchimento em seu layout, o que especificamente significa uma redução de menos 12 dados a serem compartilhados pelas empresas e menos burocracia na sua estruturação. 

Sua continuidade, enfim, confirma a excelência e a maturidade de um programa exitoso que veio para ficar.

4 dicas para melhorar o uso do eSocial 

Agora que você aprendeu o que é eSocial, leia a seguir sobre 4 dicas imperdíveis para você aprimorar a utilização deste sistema.

1. Mantenha a documentação organizada e atualizada 

Bom, você viu que o sistema digital eSocial facilita o cumprimento das obrigações fiscais de um empreendedor.

Para isso acontecer, é importante que você tenha todos os documentos organizados e prontos. Afinal, de nada adianta a possibilidade de enviar um documento pela internet se você não sabe onde ele está, não é mesmo? Por isso, é indispensável que você mantenha a organização e atualização regular de todos os papéis importantes.

2. Obtenha um certificado digital

O certificado digital é uma das facilidades proporcionadas pelo desenvolvimento das novas tecnologias. Ele serve tanto para pessoas físicas como para pessoas jurídicas. Um certificado digital é necessário para realizar operações virtuais. Isto é, ele vai garantir a legalidade dos procedimentos digitais.

 Para usar o e-Social, o modelo de certificado exigido é o A1 ou A3, conforme o padrão ICP Brasil. Portanto, o certificado digital é a identidade virtual da franquia. Também, ele facilita a emissão de notas fiscais eletrônicas e também pode ser o autenticador do contrato de franquia. 

3. Fique atento a compatibilidade 

Vamos supor que o sistema aceita somente arquivos Portable Document Format (PDF) e você tem de prontidão dezenas de arquivos em Portable Network Graphics (PNG). Nesse caso, você tem um problema. Para resolvê-lo, basta converter todos os arquivos, mas isso leva algum tempo e pode até mesmo atrasar a entrega dos documentos.

Por isso, leia atentamente sobre os formatos de arquivos exigidos pelo sistema digital e organize os seus documentos conforme as exigências. Desta forma, fica mais fácil para você começar a registrar as informações da maneira correta.

4. Aposte em tecnologia

Você aprendeu que o eSocial facilita a vida dos empregadores, dos trabalhadores e dos órgãos que fiscalizam a declaração de impostos. 

Mas e quanto às redes de franquia? A tecnologia também é indispensável para simplificar a vida dos franqueadores. A Central do Franqueado, especialista em franchising, desenvolveu o serviço de Engajamento para você aumentar a performance da sua rede de franquias.

Ao contratar o serviço de Engajamento, você terá à disposição dois módulos: O CAF e o Arquivos. Cada um deles com soluções pensadas para o dia a dia do franqueador. Com o CAF, você otimiza a prestação de suporte e se comunica com eficiência com os franqueados. Além disso, o CAF registra todas as interações na plataforma.

O Módulo Arquivos garante a transmissão do know-how e armazena todos os documentos importantes da rede de franquias no servidor Amazon Web Services (AWS) da Amazon. O mesmo usado por empresas como Netflix, Nubank e iFood. 

Nele, você pode armazenar com segurança todos os documentos referentes às suas obrigações fiscais antes de enviá-las pelo sistema eSocial. E aí, ficou interessado? Solicite uma demonstração gratuita e comprove todos os benefícios dessa tecnologia!

Gostou deste conteúdo? Então, acompanhe o site da Central do Franqueado para ficar por dentro das novidades do universo do franchising!