O que é o escopo? Descubra sua importância, tipos e como usá-lo em sua franquia

O escopo no gerenciamento de projetos geralmente é dividido em dois: o do produto e o do projeto. Neste artigo, vamos te apresentar o que são esses escopos, suas importâncias e a melhor forma de usá-los em sua rede de franquias. Confira!

Neste artigo você lerá sobre:

• Quais os tipos de escopo no gerenciamento de projeto?
  • Escopo do produto
  • Escopo do projeto
• Qual a importância dos escopos?
• Como usar os escopos em sua franquia

Quais os tipos de escopo no gerenciamento de projeto?

O escopo no mundo dos negócios é um termo muito amplo, mas quando falamos em gerenciamento de projetos, existem substancialmente dois tipos: o escopo de produto e o escopo de projeto. Os dois trabalham em sintonia para garantir uma excelência na realização de um serviço e são de suma importância para qualquer gerente de projetos.

Antes de sair pela cidade buscando orçamentos ou até mesmo delegando tarefas internamente, é preciso definir com exatidão quais são esses escopos. Assim, o direcionamento de tempo e dinheiro será feito cuidadosamente e sem desperdícios. Vamos conhecê-los!

Escopo de produto

Para descobrirmos a melhor maneira de fazer qualquer coisa, é necessário saber aonde queremos chegar. Esse é o escopo do produto, um conjunto de informações e descrições de todas as características que formam um resultado final.

Por exemplo, em um projeto de um parque, temos:

• O cliente: um condomínio ou órgão público, citando algumas possibilidades, que solicitou a construção.
• As partes interessadas: vizinhança, leis ambientais. Qualquer coisa que possa interferir nas características do parque.
• O escopo do produto: layout do ambiente; quantidade de escorregadores, balanços e bancos; vagas de estacionamento.

Sabendo os detalhes deste produto final (o parque), é responsabilidade do gerente de projeto criar uma estratégia que agrade a todos os envolvidos. Ao mesmo tempo, é preciso garantir a execução fidedigna do produto estabelecido. Assim, é hora de partir para o próximo passo e escopo, o de projeto.

Escopo de projeto

O que se deve fazer para chegar ao resultado estipulado no escopo do produto? Esse é basicamente o conceito do escopo do projeto. Ele visa responder “como” o trabalho deve ser realizado para se atingir o escopo do produto. Ou seja, antes de fazê-lo em sua franquia, é necessário pensar no escopo do produto.

Esse material deve conter todas as informações cruciais sobre o projeto a ser realizado. Dados como prazo, descrição, responsáveis e custos, além das partes interessadas são exemplos de detalhes que não podem faltar. Dessa forma, sua principal função é orientar o andamento do projeto, auxiliando os responsáveis pelo gerenciamento.

É importante ressaltar que esse documento deve conter apenas o necessário para a execução do projeto. Se ocorrer um transbordamento de escopo, ou seja, entregar mais do que o cliente requereu, temos o problema do “gold plating”. Ele é uma extrapolação arriscada que pode gerar grandes problemas ao projeto. Por isso, se atente apenas ao imprescindível.

Qual a importância dos escopos?

Agora que a diferença entre os dois tipos de escopo está clara, vamos conhecer detalhes de alguns dos benefícios de declarar os escopos durante o gerenciamento de qualquer projeto.

Menos erros serão cometidos

É normal que erros aconteçam durante um projeto. Porém, ao ter uma metodologia de trabalho bem definida, você com certeza vai diminuir a frequência com que eles acontecem. Essa é uma das maiores importâncias que delinear o escopo do projeto pode trazer para sua rede. 

Se atente, o contrário também pode acontecer. As declarações de escopos são tão importantes que qualquer erro em seu desenvolvimento pode impactar em todas as outras áreas do projeto. Isso acontece pois todo o sistema está baseado em algo planejado e presumivelmente confiável.

Maior visão as partes envolvidas

Quando falamos de franquias, são muitos os envolvidos em cada processo. Por isso, às vezes os detalhes dos projetos acabam não ficando muito claros para todos. Com a declaração do escopo, apresentar o projeto e seu andamento fica muito mais fácil.

Melhora na comunicação

Ainda complementando o benefício anterior, quando você tiver o escopo documentado, o setor ou até mesmo toda a empresa terá um guia para seguir. Dessa forma, ao alinhar as metodologias e processos de um grupo, é natural que ocorra uma melhora na cooperação e menos ruídos na comunicação interna.

Aumento da satisfação do cliente

Todos conhecem o ditado “o cliente é sempre o dono da razão”. Se eles querem algo e você entrega esse algo exatamente como ele pediu, é claro que haverá satisfação por parte do cliente. Isso também gera fidelidade, garantindo que ele volte a confiar em sua empresa para atender seus desejos. 

Dessa forma, garanta que seu escopo de produto tenha tudo que o cliente espera. Caso contrário, o retrabalho é custoso e pode afetar a sua reputação.

Evita mudanças inesperadas

Quantas vezes você já teve que mudar o cronograma de um projeto por conta de surpresas indesejadas? No mundo dos negócios, essas mudanças podem custar até 20 vezes mais do que a tarefa original. 

Com isso, se torna extremamente relevante a elaboração cuidadosa de um escopo do projeto para orientar seus passos com precisão.

Como usar os escopos em sua franquia

Você, franqueador ou franqueado, provavelmente já tem seu produto bem definido. Afinal de contas, uma franquia nada mais é do que repetir um produto ou serviço bem sucedido em diversas regiões. 

Porém, caso ainda esteja pensando em franquear o seu negócio, o ideal é começar estabelecendo o escopo do produto. Esse processo é relativamente simples, o importante é não deixar nada passar na hora de montar seu produto final, que deve atender a todos os envolvidos no projeto. 

O exemplo do parque, citado acima, pode orientar o início de seu desenvolvimento. Assim, partir para o escopo do projeto será muito mais fácil e eficaz. Lá, é onde o poder do escopo realmente brilha e deve transformar a sua rede!

O principal benefício que um escopo do projeto pode trazer para sua rede de franquias é a facilidade na hora de expandir. Crescer é o principal motivo para se fazer franchising. É por conta disso que empreendedores optam por formatar seus negócios em uma rede de franquia.

Além de ser atraente, a franquia deve estar com todas suas adequações e processos em dia, para que se venda como um investimento sério e de confiança. Com um escopo do projeto respeitável, suas chances de encantar o franqueado e garantir mais uma unidade aumentam.

Esse processo pode ser complicado por conta das diversas nuances que existem no mundo do franchising. Porém, se adequar sua rede de franquias para expansão fosse tão impossível, o franchising não estaria registrando um crescimento contínuo desde seu surgimento no mercado brasileiro.

A central do franqueado vai te ajudar!

Nós, da Central do Franqueado, acreditamos na importância de saber gerir os projetos de uma rede de franquias. Para te ajudar, apresentamos o módulo ‘Projetos’ de nosso sistema para franquias. 

Com este módulo, a gerência de seus planos de expansão não sairá mais de seu controle. Seus franqueados poderão acompanhar passo a passo o que acontecerá até o lançamento da unidade. Internamente, os colaboradores da sua rede terão mais controle e organização para executar processos repetitivos. 

Economize tempo e dinheiro organizando seus projetos de forma otimizada! Se tiver dúvidas, que tal bater um papo conosco? Teremos o prazer de apresentar nossa plataforma, criada para tornar mais prática e ágil a gestão de franquias. 

Leia nosso artigo sobre o Matriz GUT e conheça uma ótima ferramenta para uma gestão estratégica em sua franquia. Esperamos você!